Інвентаризація в системі бюджетних установ

Розділ 12. Інвентаризація в системі бюджетних  установ.

12.1. Сутність та призначення  інвентаризації.

12.2 Інвентаризація необоротних  активів та запасів.

12.3. Інвентаризація грошових  коштів та розрахунків.

12.4. Облік розрахунків  з відшкодування завданих збитків.

Терміни і поняття 

Питання для перевірки знань

Тести

  Література для поглибленого  вивчення

Вивчивши матеріал розділу, ви будете ЗНАТИ 

• нормативно-правове забезпечення бухгалтерського обліку необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• склад необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• порядок оцінки необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• механізм документального оформлення і реєстрації  надходження, переміщення та вибуття необоротних активів та запасів бюджетних установ;
• методику відображення операцій з необоротними активами та запасами бюджетних установ на рахунках бухгалтерського обліку;
• порядок нарахування зносу на необоротні активи бюджетних установ;
• положення інвентаризації необоротних активів та запасів бюджетних установ;

а також УМІТИ

• ідентифікувати об’єкти у складі необоротних активів та запасів;
• здійснювати оцінку необоротних активів та запасів бюджетних установ;

• відображати надходження, переміщення та вибуття необоротних активів та запасів бюджетних установ в документах бухгалтерського оформлення;
• здійснювати проведення за операціями з необоротними активами та запасами бюджетних установ на рахунках бухгалтерського обліку;
• проводити нарахування зносу на необоротні активи бюджетних установ;
• здійснювати інвентаризацію необоротних активів та запасів бюджетних установ і відбивати її результати на рахунках бухгалтерського обліку;

12.1. Сутність та призначення  інвентаризації.

Інвентаризація    проводиться   з   метою   забезпечення достовірності даних  бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення  з фактичною наявністю майна.  Інвентаризації підлягає все  майно  установи,  незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань.

Інвентаризація  майна проводиться за його місцезнаходженням  та за  матеріально відповідальними  особами.  Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться  констатація наявності об'єктів.

Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів,  матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних,  спеціальних  реєстраційних,  валютних  та поточних рахунках;
• виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;
• дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і  грошових коштів,  а  також  правил  утримання  та експлуатації матеріальних цінностей;
• перевірка реальної  вартості обліковуваних   на   балансі матеріальних  цінностей,   сум   дебіторської   та   кредиторської заборгованості,  в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу;
• виявлення товарно-матеріальних цінностей, які застарілі або частково втратили свою споживчу властивість.

Проведення  інвентаризації є обов'язковим:

• перед  складанням річної фінансової звітності, крім окремих випадків; 
• при зміні   матеріально   відповідальних   осіб   (на    день прийняття-передання справ);
• при встановленні фактів  крадіжок  або  зловживань,  псування цінностей (на день установлення таких фактів);
• після пожежі  або  стихійного  лиха  (повені,  землетрусів та ін.) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
• у випадку ліквідації установи;
• згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
• при передачі майна установи в оренду;
• при передачі   підприємств,   установ,   організацій  або  їх
• структурних підрозділів  із  одного  підпорядкування  в  інше  (на
• встановлену дату передачі).

     Інвентаризація може  не  проводитися   у   випадках передачі установ  чи їх структурних підрозділів,  а також будівель та споруд  усередині  одного   міністерства,   іншого   центрального   органу  виконавчої влади  (якщо  інвентаризація  була  раніше проведена в терміни  згідно з вимогами цієї Інструкції).

    Відповідальність за організацію  інвентаризації, правильне та своєчасне  її проведення несе керівник  установи. Головний бухгалтер, разом  із керівниками відповідних підрозділів  та служб, зобов'язаний   контролювати   дотримання установлених правил  проведення інвентаризації.

     Для проведення інвентаризації  наказом керівника установи  створюється   комісія  з  числа  працівників   установи за обов'язкової    участі    головного  (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну   комісію   очолює   керівник  установи  чи  його заступник. Наказом  установлюється  також  терміни   початку та закінчення робіт  з  проведення  інвентаризації  та  порядок  відображення  її результатів у обліку.

Інвентаризаційні  комісії несуть відповідальність за:

• своєчасність і дотримання порядку  проведення  інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;
• повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних  описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів,  матеріальних цінностей, грошових коштів і документів,  нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
• правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

     Члени інвентаризаційних   комісій   за   внесення   в   описи  неправильних  даних  про фактичні  залишки матеріальних цінностей  з метою приховання недостач  або лишків матеріальних цінностей  несуть відповідальність у встановленому  законом порядку.

     Забороняється проводити інвентаризацію  цінностей  при неповному   складі  членів  інвентаризаційної  комісії.  Відсутність хоча б   одного  члена  комісії  при   проведенні  інвентаризації  є  підставою для визнання результатів  інвентаризації недійсними. Перевірка  залишків матеріальних цінностей   у  натурі  членами комісії  проводиться    за   обов'язкової   участі   матеріально 

відповідальних  осіб.

     До  початку  інвентаризації  в  бухгалтеріях  необхідно  закінчити  обробку  всіх  документів  про  надходження   і видачу матеріальних  цінностей,  провести  відповідні  записи  в реєстрах аналітичного обліку  і визначити залишки на день інвентаризації.  На складах  та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути розкладені за  найменуваннями,  сортами,  розмірами тощо.  На матеріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відомостями,  що  характеризують  ці  цінності,  зі  вказівкою  їх якості, кількості, ваги та міри.

Особи,   відповідальні   за   збереження   матеріальних цінностей, до початку  інвентаризації дають розписку про  те, що всі прибуткові та видаткові  документи на товарно-матеріальні  цінності здані в бухгалтерію, всі  товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули - списані.

     Інвентаризація,  крім    інвентаризації    продуктів харчування і грошових  коштів,  як правило,  повинна  проводитися на перше число  місяця.  Якщо інвентаризація  цінностей в якомусь місці  їх зберігання не може бути  закінчена в один день,  вона  може  бути розпочата раніше  і закінчена після першого  числа. У цьому випадку дані  інвентаризації повинні бути  скориговані станом на перше  число місяця.

     Якщо інвентаризація  на  складах   або   в   інших   закритих  приміщеннях  не  закінчена   в  той самий день,  то  приміщення слід опечатати в  кінці робочого дня інвентаризаційною  комісією. Печатка на  час  інвентаризації  зберігається  у  голови інвентаризаційної  комісії.  Під час перерв у  роботі  інвентаризаційних  комісій  (на обідню  перерву,  в  нічний  час,  з  інших  причин) описи  повинні зберігатися у ящиках,  шафах,  сейфах,  у закритому  приміщенні, де проводиться інвентаризація.

     Наявність цінностей при інвентаризації  виявляється шляхом  обов'язкового  підрахунку, зважування, обміру і  таке інше, виходячи  зі  встановлених  одиниць  виміру.  Визначення  ваги (або об'єму)  матеріалів,  що  зберігаються насипом, можна  проводити на підставі   технічних   розрахунків,   про  що  в   описах  робиться відповідна відмітка.

     Найменування інвентаризованих    цінностей   і  об'єктів (предметів)   та   їх   кількість відображаються  в описах  за субрахунками,  номенклатурою та в  одиницях  виміру,  прийнятих  у обліку.

     На цінності,  які не належать  установі,  але знаходяться в  її розпорядженні,   складаються   окремі   описи   з  розподілом:  на орендовані, прийняті на відповідальне  зберігання і таке інше.

     При проведенні інвентаризації  матеріальних  цінностей виявляються  всі цінності,  які не використовуються  в установі,  що можуть   бути  реалізовані. Реалізація  матеріальних  цінностей здійснюється відповідно  до законодавства України.

Дані  інвентаризації з кожного виду цінностей  записуються в інвентаризаційні описи окремо,  за місцезнаходженням  цінностей і особами, відповідальними  за їх зберігання. Ці описи складаються  в двох примірниках.

     При зміні матеріально  відповідальних  осіб  складається  три примірники  опису.

     Описи  підписуються головою   та  всіма   членами інвентаризаційної  комісії. Матеріально відповідальні  особи в кінці кожного  інвентаризаційного  опису  розписуються  про   перевірені комісією і занесені  в опис цінності.

     Описи можуть  бути  заповнені   як  ручним  способом,  так   і засобами обчислювальної та  іншої оргтехніки. Описи, що складаються  вручну,  заповнюються чорнилами  або кульковою ручкою чітко  і ясно. Жодні виправлення і  підчистки є неприпустимими. На  кожній сторінці опису прописом  вказуються число  порядкових  номерів  матеріальних цінностей   і   загальний  підсумок  кількості  всіх  цінностей   у натуральних показниках, записаних  на даній сторінці, незалежно  від того,  в яких одиницях  виміру (штуках,  кілограмах,  метрах  і таке інше) ці цінності  показані.  У  тих  випадках,  коли  матеріально відповідальні  особи   виявлять  після  інвентаризації  помилки  в описах,  вони  повинні негайно (до відкриття  складу, комори, секції і  таке  інше)  заявити  про  це  голові інвентаризаційної комісії.  Інвентаризаційна комісія виконує  перевірку вказаних  фактів  і,  у 

випадку їх підтвердження,  проводить виправлення  виявлених помилок у  встановленому  порядку.  Виправлення  повинні  бути  вказані  і підписані  всіма  членами  інвентаризаційної  комісії і матеріально відповідальною особою.  В описах  не  можна  залишати  незаповнені рядки.    На   останніх   сторінках   описів   незаповнені   рядки  прокреслюються.

   У  разі зміни матеріально  відповідальної особи в описах  особа, яка прийняла цінності, розписується про їх отримання,  а та, яка здала,- про їх здачу.

 Матеріальні   цінності,  отримані  під  час   проведення інвентаризації,  приймаються  матеріально відповідальними особами  в присутності членів інвентаризаційної  комісії  та  оприбутковуються  після   інвентаризації.  Ці  матеріальні  цінності  заносяться  до окремого опису під найменуванням  "Матеріальні  цінності, отримані  під  час інвентаризації".  В описі вказується: коли, від  кого вони надійшли,  дата  і   номер  прибуткового  документа,  найменування, кількість, ціна та  сума.  Одночасно на прибутковому  документі за підписом голови  інвентаризаційної комісії робиться  відмітка "Після інвентаризації"  з  посиланням  на дату опису,  в який записані ці цінності.