Інвентаризація в системі бюджетних установ

Після підписання акта і  довідки розглядається питання  щодо списання заборгованості, термін позовної давності якої минув.

Для списання кредиторської  заборгованості за загальним фондом необхідно скерувати до вищої  за підпорядкованістю установи такі документи:

• лист звернення;
• акт інвентаризації із зазначенням суми кредиторської заборгованості, яка виявляється безнадійною для погашення, назвою кредитора, датою і причиною виникнення заборгованості, переліком заходів, що були проведені для її ліквідації;
• акт звірки взаєморозрахунків.

Згадана вища установа визначає доцільність проведення списання заборгованості та в разі позитивного рішення  видає наказ про списання заборгованості з обліку підвідомчої установи. На підставі цього наказу підвідомча установа здійснює списання заборгованості.

Списання кредиторської  заборгованості за спеціальним фондом (щодо власних надходжень) здійснюється на підставі висновку інвентаризаційної  комісії та наказу керівника бюджетної  установи.

Списання кредиторської  заборгованості, термін позовної давності якої минув, у бухгалтерському обліку відображається такою кореспонденцією  рахунків:

• за коштами загального фонду: Дт 675 «Розрахунки з іншими кредиторами»; Кт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом»;
• за коштами спеціального фонду: Дт 675 «Розрахунки з іншими кредиторами»; Кт 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом».

Списання дебіторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, здійснюється відповідно до пункту 11.5 Інструкції №90.

За сумами дебіторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, у довідці вказуються особи, винні  в пропущенні цих термінів. Така заборгованість списується на підставі висновку інвентаризаційної комісії  за рішенням керівника установи. При  цьому про списання обов’язково  повідомляють вищу за підпорядкуванням установу. Інформацію про таку заборгованість необхідно відобразити на позабалансовому  рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання»  та обліковувати там не менше 5 років, щоб у разі зміни майнового стану неплатоспроможного дебітора можна було стягнути цю заборгованість.

Списання простроченої дебіторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, відображається в бухгалтерському  обліку такою кореспонденцією рахунків:

• за загальним фондом: Дт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом»; Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та одночасно 07 «Списані активи та зобов’язання»;
• за спеціальним фондом: Дт 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом»; Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та одночасно 07 «Списані активи та зобов’язання».

Списана протермінована заборгованість відображається у формі №7д, 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами»:

• у частині дебіторської заборгованості: у графі «Дебіторська заборгованість на звітну дату, списана» та в частині кредиторської заборгованості: у графі «Кредиторська заборгованість на звітну дату, списана».

Всі учасники бюджетного процесу  повинні неухильно дотримуватися  вимог нормативно-правових актів, які  регулюють бюджетний процес в  Україні, зокрема в частині термінів проведення розрахунків, а в разі необхідності своєчасно вживати  заходів щодо списання заборгованості у встановленому порядку.

Основні бухгалтерські проведення з відображення результатів інвентаризації грошових коштів та розрахунків наведено в таблиці 12.3

Таблиця 12.3

Основні бухгалтерські проведення з відображення результатів інвентаризації грошових коштів та розрахунків

12.4. Облік  розрахунків із відшкодуванням  завданих збитків

Суми завданих збитків установам  від розкрадання й нестач матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, що віднесені на рахунок винних осіб, та інші суми, які підлягають утриманню  в установленому порядку, обліковують  на активному субрахунку 363 «Розрахунки  з відшкодування завданих збитків».

Відповідно  до п. 17.2. Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків  та інших статей балансу бюджетних  установ, затвердженої наказом Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 у разі стягнення  втрат із винних осіб. Заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою . визначення сум збитків здійснюється відповідно до Закону від 06.06.95 р. № 217/95- ВР « Про визначення розміру збитків . завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням( псуванням) , недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей « ( далі –Закон №217) та Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення( псування) матеріальних цінностей, затвердженого Постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116 ( далі – Порядок № 116).

З урахуванням  вимог Порядку № 116 розмір збитків  від розкрадання, нестачі, знищення ( псування) матеріальних цінностей  визначається шляхом  проведення незалежної оцінки відповідно до Методики оцінки   майна, затвердженої Постаноою КМУ від 10.12.03 р. № 1891 ( Далі Методика № 1891)

Незалежна оцінка проводиться згідно з вимогами Закону від 12.07.01 р. № 2658-ІІІ « Про  оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» . Така оцінка здійснюється суб»єктами оціночної діяльності , що утворені та діють відповідно до цього Закону. Суб»єктами оціночної діяльності є:

• фізичні особи- суб»єкти підприємницької діяльності та юридичні особи незалежно від їх організаційно-правової форми і форми власності, які здійснюють господарську діяльність, отримали сертифікат суб»єкта оціночної діяльності та у складі яких працює хоча б один оцінювач
• органи державної влади та органи місцевого самоврядування, які отримали повноваження на здійснення оціночної діяльності у процесі  виконання  функцій з управління та розпорядження державним і комунальним  майном та у складі яких працюють оцінювачі.

Розмір збитків, завданих установі працівниками, які виконують операції, пов’язані із закупівлею (зберіганням, продажем, обміном, доставкою, пересиланням тощо) у процесі виробництва дорогоцінних металів і коштовного каміння, відходів і брухту, що містять дорогоцінні  метали та каміння, а також валютних цінностей, як уже зазначалося визначається Законом України від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей». Збитки, допущені внаслідок недбалості в роботі, порушення спеціальних правил, інструкцій визначаються в таких розмірах:

• дорогоцінних металів (золото, срібло, платина та інші метали платинової групи) — у подвійному розмірі вартості цих металів у чистому вигляді за відпускними цінами, що діють на день завданих збитків;
• дорогоцінного каміння (крім огранованого) - у подвійному розмірі вартості їх вартості за ринковими цінами, що діють на день завданих збитків;
• огранованого дорогоцінного каміння - у потрійному розмірі вартості їх вартості за ринковими цінами, що діють на день завданих збитків;
• алмазних інструментів та порошків з природних алмазів - у подвійному розмірі вартості їх вартості за ринковими цінами, що діють на день завданих збитків;
• музейних експонатів, що містять дорогоцінні метали й коштовне каміння, - за оцінкою, проведеною експертами з урахуванням історично-художньої цінності експоната й у подвійному розмірі вартості цих металів;
• іноземної валюти, а також платіжних документів та інших цінних паперів в іноземній валюті — у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день виявлення завданих збитків;
• заборгованість працівників установ у разі неповернення в установлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездавання іноземної валюти, отриманої під звіт, стягується в розмірі, еквівалентному потрійній сумі зазначених валютних цінностей, перерахованих у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

Відображення в бухгалтерському  обліку сум, що надходять до каси установи або утримані із заробітної плати, стипендій  на відшкодування завданих установі збитків проводиться за кредитом субрахунка 363 і дебетом рахунка 301.

Стягнуті суми спрямовуються насамперед на відшкодування збитків, завданих установі, а решту перераховують  до Державного бюджету України.

Суми  відшкодованих збитків установі зараховують до доходів спеціального фонду як власні надходження від  реалізації майна.

Кореспонденцію рахунків, за якими відображаються в обліку розрахунки з відшкодування завданих збитків, наведено в табл. 3.8.

Суми  заборгованості за нестачами, втратами й розкраданнями мають перебувати під постійним контролем і  відшкодовуватися незалежно від  притягнення винних осіб до кримінальної чи адміністративної відповідальності.

Таблиця 12.4

Основні бухгалтерські проведення з обліку розрахунків із відшкодування завданих збитків

Виявлені  суми крадіжок і розтрат матеріальних цінностей відносяться на винних осіб у сумі, яку зазначено в акті ревізії чи перевірки. У разі потреби документи про виявлені розтрати й розкрадання передають до судових чи слідчих органів і встановлюють контроль за проходженням справ у судових інстанціях.