Облік, контроль і аудит касових операцій

          Після  роздрукування “Вкладного аркуша  Касової книги” і “Звіту касира”  касир забов’язан перевірити  правильність складання цих документів, підписати їх і передати “Звіт касира” разом з прибутковими і видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис в “Вкладному аркуші Касової книги”.

          З метою  забезпечення збереження і зручності  використання “Вкладний аркуш Касової книги” протягом року повинен зберігатися касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або  залежно від потреби) “Вкладний аркуш Касової книги” формується у підшивки в хронологічній послідовності. Загальне число аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою підприємства-юридичної особи.

Касова книга є регістром  аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в архівній книзі.

 

          Після  закінчення календарного року  Касова книга на електронних  носіях повинна передаватися для зберігання на 36 місяців в архів підприємства - юридичної особи.

          Контроль  за правильним веденням Касової  книги покладається на головного  бухгалтера або уповноважену керівником особу.

          Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:

■ негайний запис кожної здійсненої касової операції у Касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;

■ виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;

■ погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;

■ встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписи цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій за непідписаними документами.

При прийомі на роботу касира з  ним заключається договір про  повну матеріальну відповідальність.

    Касир несе повну матеріальну  відповідальність за збереження  всіх прийнятих їм цінностей  відповідно до діючого законодавства  України. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої  йому роботи іншим особам.

   На підприємстві у випадку  необхідності тимчасової заміни  касира, виконання його зобов’язань  покладається на іншого працівника  за письмовим наказом керівника.  З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання їм обов'язків касира.

          У випадку  відсутності касира (у зв’язку  з хворобою тощо) цінності, які  перебувають в нього під звітом, перелічуються іншим касиром,  якому вони передаються, в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перелічування і передавання цінностей складається акт за підписами вказаних осiб.        

         Відповідальність  за збереження грошей, правильне й раціональне їх використання несе керівник підприємства.

          Загальну  схему бухгалтерського  обліку  касових операцій можна представити  на прикладі організації бухгалтерського  обліку на приватному підприємстві " Чорноморець" (додаток 6).

        

2.3. Синтетичний  облік касових операцій

Для обліку наявності, руху залишків готівки в касі використовують активний рахунок  ЗО "Каса" з  такими субрахунками:

 ЗО1 "Каса в національній  валюті"

302 "Каса в іноземній  валюті" .

Бухгалтерія після одержання  звіту касира заповнює журнал –  ордер № 1 по кредиту рахунка 30 "Каса" і відомість № 1 по дебету цього рахунка, в яких реєструє одержані й видані кошти за цільовим призначенням (додаток 7) [ 13, 14, 15, 46].

У журналі-ордері № 1 показуються  витрати грошових коштів з кредиту  рахунка  ЗО в дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків з працівниками підприємства, з підзвітними особами, депонентами та ін.

Наприкінці місяця у  журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують надходження й витрати  готівки і визначають на 1-ше число наступного місяця залишок коштів у касі, який має бути тотожним такому ж показникові в касовій книзі. Підсумкові дані цих регістрів записують до Головної книги.

При спрощеній формі  ведення обліку касових операцій використовують відомість В-5.

Кореспонденцію рахунків з обліку готівки наведено у таблиці 2.

                    Таблиця 2

Кореспонденція рахунків з обліку готівки

№ пор.	НАЗВА     ОПЕРАЦІЇ	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	А	2	3
1	Надійшла і оприбуткована  до каси готівка У т.ч. валютні кошти) з відповідних рахунків у банку ( на виплату заробітної плати, премій, пенсій, допомоги тощо)	301, 302	311, 312
2	Надійшла до каси виручка  від реалізації продукції (робіт, послуг), основних засобів та інших активів  від вітчизняних покупців	301	361
3	Погашення дебіторської заборгованості готівкою	301	377, 361, 65, 374
4	Надійшла до каси готівка  від працівників підприємства за товари, продані в кредит, за формений одяг тощо	301	377
5	Надійшов до каси невикористаний залишок підзвітної суми	301	372
6	Внесені до каси організаціями  постачальниками послуг зв’язку, води , газу, енергії тощо суми, пов’язані  з перебором тарифу (фрахту); повернення сум постачальниками раніше їм перерахованих, але не використаних планових платежів	301	631
7	Повернення до каси раніше виданих авансів	301	371
Продовження таблиці 2
1	А	2	3
8	Надійшла до каси готівка  від покупців і замовників  ( заборгованість  по   векселях  та ін.)	301	361
9	До каси надійшла готівка  по раніше  висунутих претензіях	301	374
10	Засновники внесли до каси готівку в рахунок їх вкладів  до Статутного  капіталу підприємства	301	46
11	До каси надійшли  суми заборгованості від квартиронаймачів, різних підприємств і осіб, у т.ч. від батьків (по дитячих установах), по  виконавчих листах, від працівників за паливо, матеріали тощо	301	377
12	Надійшла до каси готівка  від дочірніх підприємств	301	682
13	Надійшла до каси готівка  від внутрішніх підрозділів, що мають окремі баланси (за путівки тощо)	301	683
14	Надійшли до каси  суми процентів по векселях; доходів від  дольової участі в інших підприємствах, дивідендів по цінних паперах тощо	301	72
15	До каси повернуті  лишки одержаної заробітної плати	301	66
16	До каси повернуто відшкодування матеріального збитку	301	375
Продовження таблиці 2
1	А	2	3
17	Одержані кошти від  позикодавців ( по наданих ними короткострокових кредитах або інших залучених коштах)	301	55
18	Придбані й оприбутковані  нематеріальні активи з оплатою  з каси	631 12	301 631
19	Оплачені з каси придбані матеріальні цінності	631	301
20	Оплачені готівкою різні  загальновиробничі і загальногосподарські витрати	91, 92	301
21	Витрати майбутніх періодів, оплачені з каси (передплата преси  та ін.)	39	301
22	Оплачені готівкою придбані товари	631	301
23	Оплачені готівкою витрати  по відвантаженню і реалізації продукції	93	301
24	Національні й валютні  кошти, здані з каси на рахунки в банках (у т.ч. депоновані суми, виручка від реалізації, повернення невикористаних сум тощо), ін. рах.	311 312	301 302
25	Викуплені в акціонерів належні їм акції; придбані за готівку  різні грошові документи	33	301
26	Сплачена готівкою заборгованість постачальникам, видані аванси за часткову готовність продукції (робіт, послуг); заборгованість покупцям і замовникам, за виставлені претензії	631, 37, 36, 374	301
Продовження таблиці 2
1	А	2	3
27	Виплата працівникам  з каси відрахувань на соціальне  страхування, пенсійне забезпечення, допомогу багатодітним, догляд за дитиною та ін.	661, 372	301
28	Сплачена належна працівникам  підприємства заробітна плата; підзвітні суми; кредит за продані товари та ін.	661, 372	301
29	Сплачені з каси нараховані дивіденди	671	301
30	Сплачені з каси суми за виконавчими листами, заборгованість перед кредиторами (за транспорт  тощо), орендна плата, погашення боргів дочірнім підприємствам, заборгованість перед внутрішніми підрозділами, виділеними на самостійні баланси	377, 68	301
31	Відображена нестача  готівки в касі (внаслідок інвентаризації)	375	301
32	Сплачені суми одноразової  допомоги, а також за регрес ними позовами (непрацездатність з вини підприємства)	977	301
33	Списування сум цільових коштів, витрачених з каси	48	301

 

Розглянемо облік касових  операцій у системі рахунків на прикладі приватного підприємства  "Чорноморець".

За червень 2001 року по магазину “Чорноморець” маються слідуючі касові операції (табл. 3). 

         

                                                                                                           Таблиця 3

 

Журнал реєстрації господарських  операцій

за червень 2001 року

 

№ пор	Зміст господарських операцій	Дебет рахунку	Кредит рахунку	Сума, грн.
А	Б	1	2	3
1	З поточного рахунку  отримані готівкові грошові кошти  для виплати заробітної плати	301	311	5700
2	З каси підприємства виплачена заробітна  плата працівникам	661	301	5700
3	Видано з каси під  звіт	372	301	200
4	Оприбуткована виручка  з операційної каси магазину	301	303	5800
5	Здано виторг до банку	311	301	5800
6	Повернуто до каси залишки  невикористаної підзвітної суми	301	372	50

 

Згідно з діючим законодавством України підприємства можуть зберігати в своїй касі готівку тільки в межах ліміту залишку готівки в касі на кінець робочого дня. Ліміти залишків готівки в касі установлюються закладами банка щорічно протягом першого кварталу усім підприємствам, які мають рахунки в закладах банків і здійснюють касові операції з готівкою. До встановлення ліміту каси на поточний рік і отримання його клієнтом продовжує діяти ліміт попереднього року.

Ліміт залишку каси на підприємстві встановлено в сумі 4000 гривень. Після запису всіх проводок в регістр, підбиваємо підсумки по графам “Разом по дебету” і  “Разом по кредиту”, виводимо сальдо.

Сальдо по даному рахунку  може бути тільки дебетовим і обчислюється по слідуючому правилу: 

 сальдо на кінець  звітного періоду = сальдо на  початок звітного періоду + оборот по дебету – оборот по кредиту (табл.3 ), тобто, в нашому прикладі:

360,00 + 11550,00 – 11700 = 210,00 (грн..)

Записуємо цю суму в графу “Сальдо  на 01.07.01” в дебетовій частині, так як сальдо дебетове.

 

2.4.  Облік  інших грошових коштів

          Бухгалтерський  облік інших грошових коштів  здійснюють на активному рахунку  33 "Інші кошти", на якому ведеться  узагальнення інформації про  наявність та рух грошових  коштів ( у національній та іноземній  валюті ), що знаходяться  в  касі  підприємства  ( поштових  марок, марок  гербового  збору тощо ), та кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені до кас банків, ощадних кас або поштових відділень для подальшого їх зарахування на рахунках підприємства  в банках.

          Рахунок  33 "Інші кошти" має такі субрахунки:

                          331 "Грошові документи в національній  валюті"

                          332 "Грошові документи в іноземній  валюті"

                          333 " Грошові кошти в дорозі  в національній валюті"

                          334 " Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

           На дебеті рахунка № 33 "Інші  кошти" відображається надходження  грошових документів до каси  підприємства та коштів у дорозі, на кредиті – вибуття грошових  документів та списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

          Аналітичний облік грошових документів  ведеться за їх видами.

          До коштів, що вважаються коштами  в дорозі, належать: виручка, одержана  підприємствами за послуги, реалізовану  продукцію і виконані роботи і внесена до банку, відділення ощадбанку, каси поштового відділення зв'язку для зарахування на поточний рахунок.

          На субрахунку  331 "Грошові документи  в національній валюті" ведеться  облік грошових документів за  їх номінальною вартістю, які зберігаються в касі підприємства: векселі, облігації і грошові білети, поштові марки й інші грошові документи. Аналітичний облік грошових документів організується за їх видами.

          Для   обліку   грошових   коштів   в   іноземній   валюті   за   телеграфним повідомленням   іноземного   банку   про   господарський  платіж   за   рахунок акредитиву, відповідно до виправдних документів – рахунків – фактур, актів, та ін., що вважаються в бухгалтерському обліку грошовими коштами в дорозі, використовують субрахунок  334 " Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

Кореспонденцію рахунків з іншими грошовими коштами наведено у  таблиці 4.

Таблиця 4

Кореспонденція  рахунків з обліку операцій з іншими грошовими коштами

 

№ пор	НАЗВА ОПЕРАЦІЇ	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	А	2	3
1	Викуплені власні акції  в акціонерів	331	301
2	Надійшли путівки до санаторно-оздоровчих установ, оплачені з рахунка № 31 "Рахунки в банках"	331	311
3	Зарахована виручка  на рахунок № 31 "Рахунки в банках", інші надходження грошових коштів	311	331
4	Зарахована виручка  та інші надходження грошових коштів на Валютний рахунок	312	331
5	Видані працівникам  путівки до санаторно-оздоровчих установ, придбані за рахунок фондів економічного стимулювання, фондів спеціального призначення	949	331
6.	Оплачена частина вартості путівок одержувачами готівкою	301	331

 

 

 

 

Розділ 3. Контроль та аудит ведення касових операцій

 

1. Контроль власника за додержанням касової дисципліни

          Розвиток  продуктивних сил і виробничих відносин потребує вдосконалення функцій управління процесом виробництва, в тому числі і контролю економіки. Контроль як функція управління підпорядкований вирішенню завдань системи управління.

          Функції  економічного контролю поширюються на економічну діяльність усіх ланок народного господарства. За організаційними формами економічний контроль в Україні поділяють на державний, муніципальний, незалежний і контроль власника [ 26, с.11 ].

          Перевірки  дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи Державної податкової служби України, Державної контрольно – ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи, установи комерційних банків, власники підприємств.