Организация первичногоучёта документация

   Документы, прилагаемые к приходным  и расходным кассовым ордерам,  подлежат обязательному гашению  штампом или подписью от руки  «получено» или «оплачено» с  указанием даты.

   Проверка документов по существу  является продолжением предварительного  контроля, который предшествует  совершению операции. Предварительный  контроль осуществляет бухгалтерия, он важен, так как большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

   Проверка по форме позволяет убедиться, что документ составлен на бланке соответствующей формы, все реквизиты отражены.

   Арифметическая проверка сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчётов, таксировки документов.

   После проверки бухгалтер обрабатывает  документы, т.е. разносит по  счетам суммы совершённых хозяйственных операций.

   Все документы после окончательной  бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «количество дел в папке» заполняется в конце года.

   Дела из архива выдаются по  письменному распоряжению главного  бухгалтера. Федеральный закон «О  бухгалтерском учёте» устанавливает,  что изъятие  документов из  архива может производиться только органами  дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

   Организации должны обеспечить  хранение первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта  и бухгалтерской отчетности  в  течении сроков, устанавливаемых  согласно правилам организации  государственно архива, но не  менее 5 лет. 

2.4 Документооборот. 

   Документооборот – это движение  документов в организации от  их создания или получения  от других организаций до принятия  к учёту, обработки и передачи  в архив.

   Документооборот, организованный  по графику:

1. позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;

 

2. способствует  равномерному распределению учётной  работы в течение всего рабочего времени;

 

3. способствует  усилению контрольных функций бухгалтерского учёта;

 

4. повышает  эффективность всей учётной работы организации.

 

   Работу по составлению графика  документооборота организует главный  бухгалтер.

   На начальном этапе по составлению  графика документооборота устанавливается:

- перечень  первичных документов, применяемых  в организации;

- кто  из работников имеет право  подписывать данные документы  и несёт ответственность за  правильность их оформления и  своевременность представления  в бухгалтерию (утверждается руководителем  организации);

- порядок  движения каждого документа между  отделами организации и крайний  срок представления документов  бухгалтерии;

- график  движения внутри бухгалтерии,  позволяющий своевременно организовать  начисление налогов и составление  бухгалтерской отчётности.

    График документооборота должен  быть оформлен в виде схемы  или перечня работ каждым подразделением  организации, а также всеми  исполнителями с указанием их  взаимосвязи и сроков выполнения  работ и утверждается приказом  руководителя.

  
 
 

2.5 Стандартизация  и унификация первичных документов.

   Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и

характеристик в целях обеспечения:

    - безопасности продукции, работ и услуг для жизни и здоровья;

    - технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой   продукцией;

    - экономии всех видов ресурсов.      

  Стандартизация   документов    - это    форма    юридического    закрепления проведенной  унификации  и    уровня    ее   обязательности.    Установлены следующие категории стандартов:

. государственные  стандарты (ГОСТ).

. отраслевые  стандарты (ОСТ);

. республиканские  стандарты (РСТ).

          Все ГОСТы, действующие на территории  нашей страны объединены в

единую  государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

   УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

   Основными принципами рациональной  разработки  форм документов является  их унификация.

         Унификация документов  проводится  в  целях  сокращения  количества применяемых  документов,   типизации   их    форм,    повышения    качества, снижения   трудоемкости     их    обработки,    достижения    информационной совместимости  различных   систем    документации    по    одноименным     и смежным   функциям     управления,    более    эффективного    использования вычислительной техники.

       Унификацией документов называется установление вместо разных форм единых форм документов для первичной регистрации однородных операций.

  Каждой  их форм присвоено кодовое  обозначение по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД), которое проставляется  отдельным реквизитом в верхнем  правом углу формы.

   В унифицированные формы организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. В обязательном  порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты унифицированных форм первичной учётной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом.

   Применение типовых унифицированных  форм документов упрощает, облегчает  и ускоряет работу счётного  аппарата.

    Организационное    и   методическое    руководство    унификацией      и

стандартизацией    документов,    координацию     работ      и      контроль

осуществляет  головная    организация    по    координации    внедрения    и

ведения УСД и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту  работу    ведет головная  организация  по  внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в   отрасли. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Заключение. 

  Рациональная  организация  документооборота  —  это  одно  из  основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

   Документ, как носитель информации, выступает  в  качестве  непременного элемента  внутренней  организации  любого  учреждения,  предприятия,  фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.  Информация  является  основанием  для принятия управленческих решений,  служит  доказательством  их  исполнения  и источником  для  обобщений,  а  также  материалом  для   справочно-поисковой работы.

   Кроме того, документирование во многих случаях  является  обязательным, предписывается законом и актами  государственного  управления,  поэтому  оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

   От четкости  и  оперативности  обработки  и  движения  документов  в конечном итоге зависит быстрота принятия  решений.  Поэтому  в  рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание,  особенно  в бухгалтерии,  где  несвоевременная  обработка  финансовых  документов  может привести к отрицательным экономическим последствиям.

   Установление  того  или  иного  порядка  документооборота  зависит   от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления,  а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

   Для каждого вида или рода документов (требований, накладных,  счетов  и т.д.)  разрабатывается  особая  схема  документооборота  в   форме   графика движения документов. В  этом  графике  указываются,  через  какие  инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие  при этом совершаются в  каждой  инстанции  процессы  по  обработке  документа  и бухгалтерским записям на его основе.

    Правильно  организованный  документооборот  должен  удовлетворять  двум главнейшим условиям:

во-первых,  для  каждого  документа  устанавливается  кратчайший   путь прохождения,  т.е.  минимальное  количество  отдельных  инстанций   (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;

   во-вторых,  для  каждого  документа   определяется   минимальный   срок прохождения, ограниченный пределами  времени,  необходимого  для  выполнения работы  с  документом  на   каждой   инстанции   (составление,   оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

  Итак,   в данном реферате, я подробно рассмотрела, что такое первичные учётные документы, их содержание и реквизиты; а также рассказала, на какие документы классифицируются первичные учётные документы; что такое документооборот и документирование хозяйственных операций. Таким образом, считаю, что цели, которые я перед собой ставила, выполнила. 
 
 
 
 
 
 

5. Список  использованной литературы.

 

1.   Федеральный закон от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»  (по состоянию на октябрь 2010 г. в ред. фз № 183-ФЗ от 03.11.2006; №261-ФЗ от 23.11.2009; №243-ФЗ от 28.09.2010).

 

2. Нормативные акты по бухгалтерскому учёту. Сост. Сахон А.П., Софронова Э.Ф.: Архангельск – 2005 г.

 

3. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. «Бухгалтерский учёт»: Ростов-на-Дону – Феникс -  2005 г.

 

4. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. «Бухгалтерский учёт для ССУЗОВ»: Москва – «Проспект» - 2009 г.

 

5. Кондаков  Н.П. «Бухгалтерский учёт»: Москва –  ИНФРА – М – 2010 г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задача.

    Составить журнал хозяйственных операций, определить корреспонденции счетов по приходу и расходу денежных средств за 1, 2 и 3 декады месяца. Открыть журнал – ордер № 1 и ведомость № 1 по счету «Касса» и вывести остаток на конец месяца.