Организация и хранение документации в организациях

Введение

Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

Актуальность темы. Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

Цель работы определяет следующие  задачи:

1. Раскрыть значение номенклатуры дел

2. Рассмотреть порядок формирования дел

3. Изучить условия хранения документации

4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения

5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов

6. Рассмотреть порядок оформления дел

Объектом исследования являются хранение документации организации.

Предмет исследования - система  обеспечения сохранности документации в организации.

 

1. Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и  создают большое количество документов. После их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов на первое место выступает  такая функция документа как  накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь  через определенное время, т.е. они  выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможны лишь при  четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.[9,c120]

Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»[3,c43]. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Во-первых, как следует  из определения номенклатуры, ее главным  назначением является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после  их исполнения в дела и таким образом  определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретные или  индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации  в целом или отдельно для каждого  структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и  в структурных подразделениях крупных  учреждений конкретная номенклатура дел  представляет собой систематизированный  список названий дел, заводимых в  них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений  объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

Широкое распространение  получили типовые и примерные  номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать  заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки  хранения. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный, состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые  фактически образуются. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут быть разъединены  или объединены в конкретной, что  обуславливается или объемом  документации, или спецификой работы. [9,c124]

«Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений». Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения и уточняются экспертной комиссией организации.

Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск  конкретного дела.

Нормативные документы и  методические материалы по составлению  номенклатур дел рекомендуют  первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы  директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной  документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом или структурного подразделения. Далее располагаются  названия дел с организационно-распорядительными  документами самого учреждения. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами и переписка.

При наличии однородных корреспондентов «заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или названий» .

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки  согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и  визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его  работники проверяют полноту  охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков и установления сроков хранения.

В сводной номенклатуре в  индекс каждого дела входит обозначение  структурного подразделении и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как  правило, постоянна и, последовательно, повторяется из года в год.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой  каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

В первой графе проставляется  индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера дела в пределах структурного подразделения. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение  года под одним названием, в зависимости  от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется  графа третья. В четвертой графе  указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня  документальных материалов в соответствии с которым срок установлен. Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об изменениях в документе, дополнениях и так далее.[9,c132]

 

2.Формирование дел.

Исполненных документов в  учреждении, фирме накапливается  много. Чтобы в них легко можно  было разобраться и быстро найти  нужную информацию, документы после  их исполнения группируют в дела и  раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела». Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. А правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня  при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».

Порядок формирования, хранения и оформления должен быть, на основании  указанных нормативных актов, изложен  в инструкции по делопроизводству конкретного  учреждения, фирмы с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие  внутренние документы формируют  и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого  заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет  официально признанное сокращенное  наименование, то лучше употребить его.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных  подразделениях систематически, ежедневно  в течение всего года.[6,c98]

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и  помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое  выполнение этого несложного правила  исключит потерю документов и обеспечит  сохранность.

В дело могут быть подшиты  только те документы, которые предусмотрены  в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных  номенклатурой, заводится самостоятельное  дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным  номером.

Прежде чем подшить  документ в дело, следует проверить  документ. Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы подшивать  в дело запрещается. Далее проверяется  правильность оформления документа.[1,c103]

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики  и дубленные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм - около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется  на два или более тома.

При формировании дел следует  соблюдать ряд требований. Важнейшим  из них является группировка в  отдельные дела документов постоянного  и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением  одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания  дела документы переформируются.

Документы формируются только за один календарный год. Плановая и  отчетная документация помещается в  дела того года, к которому она относится  по своему содержанию независимо от времени  ее составления или да поступления.

Внутри дела документы  систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном или: нумерационном  порядке. При этом возможны сочетания  и комбинации. Как правило, документы  в деле группируются по вопросно-логическому  принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения  вопроса. Эта группировка совпадает  с хронологическим принципом  группировки.