Основы бухгалтерского учета

 

Документооборот

 

Под документооборотом в бухгалтерском  учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи  в архив.

Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером  и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается  назначение первичных документов, порядок  их оформления и сроки сдачи в  архив. График документооборота может  быть оформлен в виде схемы, графика  или перечня работ, с указанием  исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль  за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы  подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных  шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки  хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы  хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии  – 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы – 3 года, годовые – 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет и т.д.

 

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

 

В тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров  подчистки и неоговоренные исправления  не допускаются.

Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и  банковских), исправляются следующим  образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается  над зачеркнутым исправленный текст  или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно  было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе  должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших  документ, а также проставлена  дата исправления.

 

4. Принципы  и функции бухгалтерского учета

1. Основные  правила (принципы) бухгалтерского учета

 

Основные  правила ведения бухгалтерского учета, определенные Федеральным законом  «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, следующие:

1. Обязательность двойной записи хозяйственных операций на счетах рабочего плана счетов, составляемого на основе Плана счетов, утверждаемого Минфином РФ.
2. Учет объектов учета в рублях и на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь подстрочный перевод на русский язык.
3. Осуществление в бухгалтерском учете текущих затрат на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг раздельно от затрат, связанных с капитальными и финансовыми вложениями.
4. Обязательность документирования хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждаемым руководителем организации. Руководитель утверждает также правила документооборота и техно-логию обработки учетной информации.
5. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в учетных документах, использование учетных регистров, формы которых разрабатываются Минфином РФ, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти или самой организацией при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
6. Оценка объектов учета в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления. Применение других методов оценки допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами Минфина РФ и органов, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.
7. Обязательность проведения инвентаризации имущества и обязательств. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением установленных законом о бухгалтерском учете случаев обязательного проведения инвентаризаций.
8. Формирование учетной политики для ведения бухгалтерского учета в организации в соответствии с установленными допущениями и требованиями.

Понятия «допущения» и «требования» также  являются правилами ведения бухгалтерского учета.

Понятие «допущения» примерно соответствует  понятию «основополагающие бухгалтерские  принципы» в западном учете. В  отечественном учете это понятие  относится по существу к правилам ведения учета и составления  отчетности. При этом указанные в  положении по учетной политике допущения  не обязательно должны объявляться  организацией - их принятие и следование им подразумеваются. Вместе с тем  если организация при ведении  бухгалтерского учета и составлении  отчетности допускает отступления  от установленных допущений, то она  обязана указать причины этих отступлений.

Положением  по учетной политике установлены  следующие допущения: имущественной  обособленности организации, непрерывности  деятельности, последовательности применения учетной политики и временной  определенности фактов хозяйственной  деятельности.

Допущение имущественной обособленности означает, что имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственника и имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации.

Допущение непрерывности деятельности организации  означает, что она будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствует намерение ликвидации или существенного сокращения деятельности. Если же указанные намерения у организации имеются, она обязана объявить об этом в учетной политике, формируемой на предстоящий финансовый год, и в пояснительной записке к годовому отчету за истекший финансовый год. Указанное допущение обязательно должно использоваться в аудиторской практике, и аудитор обязан информировать пользователей бухгалтерской отчетности о возможной ликвидации организации или сокращении деятельности.

Допущение последовательности применения учетной  политики означает, что выбранная организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому. Изменение учетной политики возможно в случае изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета и существенного изменения условий деятельности.

Допущение временной определенности фактов хозяйственной  деятельности означает, что они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того периода, в котором совершены, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

Например, начисленная работникам организации  оплата труда относится на издержки производства или обращения того периода, в котором она начислена, независимо от фактического времени  выплаты начисленной суммы работникам.

В международной бухгалтерской практике допущению временной определенности фактов хозяйственной деятельности соответствует основополагающий «принцип начисления».

В международной учетной политике, наряду с основополагающими, используются и другие бухгалтерские принципы (осторожности, существенности, стоимостной  оценки объектов учета и др.).

В отечественной практике в качестве указанных понятий используют понятие  «требования». Формируемая организациями  учетная политика должна соответствовать  требованиям полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и  рациональности.

Требование  полноты означает необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.

Требование  своевременности подразумевает необходимость своевременного отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности фактов хозяйственной деятельности.

Требование  осмотрительности (осторожности, в западной практике - еще и консерватизма) означает большую готовность к учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская скрытых резервов). В западной практике одним из конкретных проявлений данного требования является так называемый асимметричный учет прибылей и убытков, т.е. прибыль отражается в учете только после совершения хозяйственных операций, а убыток может отражаться с момента возникновения предположения о его возможности. Для покрытия таких убытков предусматривается создание специальных резервов, например резервов по сомнительным долгам.

В отечественной практике тоже предусмотрено  образование резервов по сомнительным долгам. Они могут создаваться  в течение финансового года (ежеквартально) на основе проведенной инвентаризации, не погашенной в установленный срок дебиторской задолженности.

В настоящее время требование осмотрительности в отечественной практике нужно  использовать осторожно, поскольку  и без этого требования многие организации стремятся увеличить  расходы с целью уменьшения в  отчетности прибыли и соответственно налога на прибыль.

С переходом к реальным рыночным отношениям, когда организации будут заинтересованы иметь в отчетности высокую рентабельность (обеспечивающую возможность получения  кредитов, нормальные экономические  отношения с другими организациями, выплату высоких дивидендов по акциям и продажу их по высоким ценам и т.п.), требование осторожности будет действовать в полной мере.

Требование  приоритета содержания перед формой означает, что в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности должны отражаться исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. Например, сам по себе факт выдачи руководителям организации крупных сумм ссуд не является незаконным. Однако если выдача этих сумм осуществляется в период неустойчивого финансового состояния организации, особенно при задержке выплат начисленной оплаты труда из-за отсутствия денежных средств, то данную хозяйственную операцию следует признать неправомерной.

Требование  непротиворечивости обусловливает необходимость тождества данных аналитического учета с оборотами и остатками по синтетическим счетам на 1-е число каждого месяца, показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета, а также показателей отчетности на начало и конец периода.

Требование  рациональности означает необходимость рационального и экономного ведения бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

2. Функции бухгалтерского учета

В системе управления хозяйственной  деятельностью предприятия бухгалтерский  учет выполняет следующие функции: контрольную, информационную, обеспечения  сохранности имущества, обратной связи, аналитическую.

Контрольная функция имеет большое значение в условиях развития рыночных отношений  и наличия различных форм собственности, работники бухгалтерии, аудиторских  фирм, налоговых служб осуществляют контроль за сохранностью, наличием и  движением имущества предприятий  и организаций, правильностью и  своевременностью расчетов с государством и другими субъектами хозяйственных  взаимоотношений.

Контроль  – проверка с целью обеспечения правильности и законности определенных действий. Различают 3 вида контроля: предварительный, текущий и последующий (заключительный). По форме осуществления они схожи и имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым.

Различают их по времени проведения. Предварительный  контроль проводится до совершения операции, текущий – во время совершения хозяйственной операции, последующий (заключительный) – после ее проведения.

Информационная  функция. Это одна из главных функций, которую выполняет бухгалтерский  учет в системе управления. Бухгалтерская  информация широко используется в оперативно-техническом, статистическом учете, для планирования, прогнозирования, выработки тактики и стратегии деятельности предприятия.

Обеспечение сохранности собственности – функция, имеющая большое значение в условиях рыночных отношений и наличия разных форм собственности.

Функция обратной связи. Бухгалтерский учет формирует и передает информацию обратной связи, т.е. информацию о фактических  параметрах развития объекта управления.

Основными компонентами информационной системы  обратной связи применительно к  бухгалтерскому учету являются:

ввод  – неупорядоченные данные;

процесс – обработка данных;

вывод – упорядоченная информация.

Бухгалтерский учет с точки зрения системы управления представляет собой часть информационной системы обратной связи, ее основу. Он призван обеспечивать все уровни управления предприятия информацией  о фактическом состоянии управляемого объекта, а также обо всех существенных отклонениях от заданных параметров.