Первичная документация

     Правовая  сила стандартов, включение в стандарты  требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

     Ведущим методом для достижения целей  стандартизации является метод единого  формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице — формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также  СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» и СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 

     Вообще  при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при  заполнении и обработке можно  было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.

     Переход экономики Республики Беларусь к  рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.

     Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Применяемые унифицированные формы документов — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

     Таким образом, УСД устанавливает пути совершенствования форм и содержания документов, дает возможность обрабатывать их средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. ² 
 
 
 
 
 

     1.4 Содержание литературных источников и нормативно-правовых документов по теме исследования 

     Правовой  основой для организации бухгалтерского учета на ОАО «Барановичский молочный комбинат» является Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», который определяет содержание, принципы, организацию бухгалтерского учета, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность.

     Кроме Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности» существует множество других нормативных документов, на основании которых осуществляется ведение бухгалтерского учета. Все они в зависимости от назначения имеют разный статус. Их можно представить в виде следующей системы:

     1-й  уровень: законодательные акты, указы Президента Республики Беларусь и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации; Их соблюдение является обязательным для всех предприятий и организаций независимо от форм собственности.

     На  данном уровне  документами актуальными  по теме исследования являются:

• Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» №3321-ХII от 18 октября 1994г. в редакции Закона №188-З от 29 декабря 2006г.
• Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» от 10 января 2000 г. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132.
• Закон Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации» от 5 января 2004 г. (с дополнениями от 19 июля 2005 г.) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 4, 2/1011, 2005 г., № 121, 2/1139.
• Приказ председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 г. NQ 13
• Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 6 октября 1994 г. (в редакции Закона Республики Беларусь от 9 января 1999 г.) // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь,1994 г., № 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11.
• Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10 января 2000 г. (с изменениями и дополнениями от 4 января 2002 г.,  от 1 ноября 2004 г., от 2 ноября 2005 г. // Национальный реестр правовых  актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/136; 2002 г., №7, 2/830; 2004 г., № 175, 2/1070; 2005 г., № 179, 2/1152.
• Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 66, 1/1414;  2004 г., № 157, 1/5906. и др.

     2-й  уровень: стандарты (положения)  по бухгалтерскому учету и  отчетности;

• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1.5-93 «Государственная система стандартизации Республики Беларусь. Требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов».
• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».
• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».
• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• Положение о документах и документообороте №105 от 29 июля 1983г.
• Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
• Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».
• Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
• Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 28388-89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения» и др.

     3-й  уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РБ и других ведомств; Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Министерством финансов Республики Беларусь и различными ведомствами.

• Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41).
• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41). – Мн., 2005.
• Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. – Мн., 2004.
• Общие  правила  документации и документооборота (Проект). – М.; Л., 1931.
• Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5)  (зарегистрированы в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь  24.08.2001, № 8/6918) и др.

     4-й  уровень: рабочие документы по  бухгалтерскому учету самого  предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

• документ по учетной политике предприятия;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

     графики документооборота;

• утвержденный руководителем план счетов бухгалтерского учета;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности

     ГЛАВА 2 ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ

     2.1 Понятие документооборота и его  организация 

     Документооборотом называют движение первичных документов от места их получения или выписки, последующей обработки и использования в бухгалтерских и других подразделениях, до сдачи в архив на хранение. Разработка или проектирование документооборота является одной из основных составных частей проектирования всей системы бухгалтерского учета на предприятии. Это проектирование должно осуществляться одновременно с проектированием всех других сторон деятельности предприятия при его создании.

     В соответствии с п. 3.1.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 г. N! 13, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

     • прохождение документов в организации  должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

     • следует исключить лишние инстанции  прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

     • в порядке прохождения и в  процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия;

     • порядок прохождения документов в организации должен осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководством организации.

     Следует учитывать, что в организации  происходит одновременное движение трех потоков документов, которые можно условно разделить:

     - на входящие;

     - внутренние;

     - исходящие. 

     Потоки  этих документов являются составляющими  документооборота организации, который, в свою очередь, можно разделить на внутренний и внешний. При этом внутренний документооборот образуется за счет внутренних и входящих документов, которые не подлежат возврату в адрес отправителя. Внешний документооборот образуется за счет исходящих документов, которые по каким-либо причинам подлежат передаче за пределы организации.

     Движение  документов всех потоков в организации  должно быть упорядоченным и управляемым. Этого можно достичь путем разработки графика документооборота. (Приложение 1). ³

     Работу   по   составлению  графика  документооборота организует    главный    бухгалтер.   График    документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График   должен  устанавливать  на  предприятии  рациональный документооборот,  т.е.  предусматривать оптимальное  число подразделений и исполнителей для  прохождения каждым  первичным  документом, определять минимальный  срок его нахождения в подразделении. График  документооборота  должен  способствовать  улучшению всей  учетной  работы  на  предприятии усилению контрольных  функций  бухгалтерского  учета,  повышению   уровня механизации и автоматизации учетных работ.

     График  документооборота может быть оформлен  в  виде схемы  или  перечня  работ  по созданию,  проверке  и  обработке документов,   выполняемых  каждым  подразделением   предприятия   а  также  всеми  исполнителями  с   указанием   их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График, оформленный в виде схемы, называют динамическим, а в виде перечня - статическим. При этом каждый вид графика документооборота позволяет достичь определенных целей.

     Статические графики документооборота позволяют  определить общую совокупность документов, используемых на ОАО «Барановичский молочный комбинат». Они дают представление о порядке движения каждого вида документа в организации - от его получения или создания, через регистрацию, утверждение, передачу, текущее и постоянное хранение до уничтожения или сдачи в архив. В разных организациях эти графики отличаются друг от друга только составом документов. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.