Первичный учет и его значение в системе управления организацией

По учету  денежных расчетов с населением при  осуществлении торговых операций с  применением контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 "Акт  о переводе показаний суммирующих  денежных счетчиков на нули  и регистрации контрольных счетчиков  контрольно-кассовой машины";

N КМ-2 "Акт  о снятии показаний контрольных  и суммирующих денежных счетчиков  при сдаче (отправке) контрольно-кассовой  машины в ремонт и при возвращении  ее в организацию";

По учету  торговых операций (общие).  Например:

N ТОРГ-1 "Акт  о приемке товаров";

N ТОРГ-2 "Акт  об установленном расхождении  по количеству и качеству при  приемке товарно-материальных ценностей";

По учету  торговых операций при продаже товаров  в кредит. Например:

N КР-7 "Справка  о состоянии расчетов с работниками  за товары, проданные в кредит".

По учету  кассовых операций

Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.). Например:

N КО-1 "Приходный  кассовый ордер";

N КО-2 "Расходный  кассовый ордер";

N КО-3 "Журнал  регистрации приходных и расходных кассовых документов";

N КО-4 "Кассовая  книга";

Постановлением  Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55  утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

По учету  результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная  опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная  опись нематериальных активов";

Постановлением  Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 [14]утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).

По учету  работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт  о работе башенного крана";

N ЭСМ-2 "Путевой  лист строительной машины";

По учету  работ в автомобильном транспорте: Например:

N 3 "Путевой  лист легкового автомобиля";

N 3 спец. "Путевой  лист специального автомобиля";

N 1-Т "Товарно-транспортная  накладная".

По учету  основных средств.

Постановлением  Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

N ОС-1 "Акт  о приеме-передаче объекта основных  средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-1а "Акт  о приеме-передаче здания (сооружения)";

N ОС-1б "Акт  о приеме-передаче групп объектов  основных средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-2 "Накладная  на внутреннее перемещение объектов основных средств".

По учету  нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном  строительстве.

Постановлением  Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).

По учету  нематериальных активов:

N НМА-1 "Карточка  учета нематериальных активов".

По учету  материалов. Например:

N М-2 "Доверенность";

N М-4 "Приходный  ордер";

N М-7 "Акт о приемке материалов";

N М-11 "Требование-накладная";

N М-17 "Карточка  учета материалов";

По учету  малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 "Карточка  учета малоценных и быстроизнашивающихся  предметов";

По учету  работ в капитальном строительстве. Например:

N КС-6 "Общий  журнал работ";

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.     ОРГАНИЗАЦИЯ  ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ

 

2.1. Система документооборота  первичных учётных документов

 

  Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление  графика документооборота и его  соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной  функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность  составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды  обращения документов можно весьма условно разделить документооборот  на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату.⁹

В соответствии с масштабом  движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению  к структуре организации и  внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе  субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа  в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения  хозяйственной операции в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к оформлению документов;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируют  своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется  по форме (проверяется полнота  и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа  в бухгалтерии:

     • таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

     • группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

     • котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов  в архив на хранение после  составления по ним учетных  регистров.

Требования  главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию  или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми  и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.¹⁰

 

2.2.  Документооборот  первичных документов в организациях  различной формы собственности

 

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

• для ведения бухгалтерского учета в учреждении применяются разработанные с учетом специфики их деятельности формы класса 05 "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";
• все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;
• поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);
• первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);
• в зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;
• за достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;
• в документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы,
• подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;
• записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;
• в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
• исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;
• в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.