Ревизия и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

        СПК “Гигант” при  расчетах с поставщиками и подрядчиками использует платежные поручения (Приложение 10).

        Платежное поручение  представляет собой расчетный документ, содержащий поручение плательщика обслуживающему банку о перечислении определенной суммы с его счета на счет получателя.

        Платежным поручением могут производиться:

        -расчеты за полученные  товары при условии ссылки  в получении на номер и дату  товаротранспортного или иного документа, подтверждающего отгрузку (отпуск товара);

        - расчеты по нетоварным  операциям (платежи в бюджет  и во внебюджетные фонды, погашение  задолженности банку по ссуде  и процентам и др.);

        - предварительная  оплата (в случаях предусмотренных  нормативными актами, договорами) под ней понимается оплата товаров, готовых к отгрузке покупателям к моменту платежа и отгружаемых не позднее 3 рабочих дней со дня получения платежа, если иные сроки не определены договором;

        -платежные поручения  могут быть представлены в банк в течение десяти дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается).

        При расчетах за полученный товар в тексте платежного поручения  плательщикам должна быть указана дата получения товара.

        Платежное поручение  представляется в банк в трех экземплярах: первый экземпляр служит основанием для списания средств со счета плательщика и после совершения операции помещается в документы для банка плательщика, второй - направляется получателю для приложения к выписке банка из счета, третий - выдаётся плательщику.

        Суммы, принятые к  исполнению поручений списываются  с указанных в поручениях счетов плательщиков.

        Поручения по расчетам за полученные товары, за исключением  предварительной оплаты, перечисления авансов, оказания временной финансовой помощи, принимаются банком к исполнению в день их предъявления независимо от наличия средств на счете плательщика.

        В случае отсутствия или недостаточности средств  на счетах плательщиков на всех экземплярах  платежных поручений проставляется  дата их поступления в банк. При недостаточности средств поручения оплачиваются частично в пределах остатков средств на счетах плательщиков.

        В неоплаченной сумме  платежные поручения помещаются в кортатеку №2 к внебалансовому счету “Расчетные документы неоплаченные в срок”, о чем банком на третьем экземпляре поручения, подлежащем выдаче плательщику, проставляется отметка: “Помещены в кортатеку к внебалансовому счету “Расчетные документы, не оплаченные в срок ”.

        Расчеты платёжными поручениями имеют свои преимущества и недостатки. К преимуществам расчетов платежными поручениями относят следующие:

        -упрощается форма  расчетов;

        -ускоряется оборот  денег;

        -максимально приближен  момент отгрузки и момент оплаты;

        К недостаткам относят:

        -нет гарантии  платежа;

        -возможность возникновения  дебиторской задолженности.

        При проверке форм расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитор  должен проверить в платежных  документах наличие всех необходимых  реквизитов, необходимо проверить соответствие платежных документов записям.  Отраженным в выписках банках тщательной проверке подвергаются суммы перечисленные поставщикам и подрядчикам. 
 

3. Проверка  правильности расчетов с поставщиками и  подрядчиками

        В ходе дальнейшей проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчетов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическому учету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, Главной книге и бухгалтерскому балансу.

        При наличии расхождений  следует проверить реальность и  документальную обоснованность задолженности  по каждому поставщику и подрядчику. Такие расхождения могут быть следствием запущенности учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками либо результатом злоупотреблений. Каждая сумма задолженности на отдельных счетах рассматривается с точки зрения возникновения задолженности, причины и реальности её получения.

        При проверке задолженности  различают следующие её категории: текущая (нормальная); не оплаченная в срок; задолженность с истекшим сроком исковой давности;  спорная; безнадежная.

        Текущей считается  такая задолженность, которая вытекает из установленных форм расчетов и  является неизбежной в процессе хозяйственной  деятельности. Наличие такой задолженности не является нарушением финансовой дисциплины.

        Задолженность, не оплаченная в срок,- это задолженность с  истекшим сроком оплаты, которая должна быть погашена. При этом необходимо выяснить причины её непогашения  в установленные сроки расчетов.

        Задолженность с  истекшим сроком исковой давности определяется путем сопоставления сроков возникновения права на иск и сроков иска, установленных законодательством. По этому виду деятельности следует проверить, направлялись ли письма - напоминания о необходимости погашения долга, выставлялись ли претензии, переданы ли материалы юридической службе предприятия для предъявления иска. Выводы по данному виду задолженности будут зависеть от ряда факторов:

• кем является должник (резидентом или не резидентом РБ);
• в результате  какой сделки (торговой или не торговой) возникла задолженность;
• является задолженность дебиторской или кредиторской и др.

     К спорной относится задолженность  по претензиям, предъявленным поставщикам  и подрядчикам, транспортным и другим организациям или переданным в хозяйственный суд. Здесь необходимо проверить копии  исковых заявлений и расписок о приеме дел на рассмотрение хозяйственным судом. При проверке следует обращать внимание на явно необоснованные иски, составляемые с таким расчетом, чтобы использовать отказ суда в удовлетворении претензии для списания нереальной задолженности на убытки.

        При наличии безнадежной  задолженности, в иске которой хозяйственный  суд отказал, следует выяснить мотивы отказа, особенно если он был вызван истечением срока исковой давности, необоснованностью иска и неправильным ведением дел.

        Сомнительную задолженность  следует отличать от безнадежной. В  нормативно-правовых актах РБ нет единого правила для определения времени, когда задолженность признается безнадежной. С учетом общепринятой практики безнадежной следует считать задолженность при условии:

• истечения срока исковой давности по задолженности;
• недостаточности средств от заложенного имущества должника;
• ликвидации организации-должника;
• банкротства должника;
• форс-мажорных обстоятельств;
• смерти физического лица, признание физического лица без вести отсутствующим, недееспособным или умершим, осужденным;

        В ходе проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками следует  также установить, проводилась ли инвентаризация расчетов со всеми дебиторами и кредиторами, ознакомиться с её результатами (Приложение 11). Например, в СПК «Гигант» по состоянию на 01.01.2010 числится просроченная дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности сумма, которая составила 101.6 млн.руб., по данной задолженности ведется работа по ее взысканию и на момент проверки по состоянию на 01.03.2010 взыскана с ООО «Учебное хозяйство Плодовощеторг» дебиторская задолженность в пользу СПК «Гигант» в сумме 60 млн.руб..

        В необходимых случаях  провести встречную сверку расчетов с дебиторами и кредиторам. Эти  проверки оформляются актом проверки.

        Такая работа по сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками организуется ревизором в первые дни проведения ревизии в хозяйстве. Для этого ревизор должен выслать поставщикам и подрядчикам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию. Необходимо также проверить, систематически ли в хозяйстве проводилась сверка (инвентаризация) расчетов, своевременно и правильно ли регулируются обнаруженные при этом расхождения, не кроются ли за этими расхождениями расчетов с поставщиками и подрядчиками злоупотребления.

     В организации применяется автоматизированная форма  учета, из этого следует, что это вносит существенные изменения в организацию и методику проведения проверки.

     Применение  компьютерной обработки данных  расширяет круг задач проверки. Прежде всего, в тщательном изучение нуждаются  используемая в организации программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом проверки становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров синтетического и аналитического учета, отчетных показателей, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации.  В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих стадиях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации:

• Приемка и регистрация первичной документации;
• Арифметическая обработка документов (таксировка);
• Создание машинных носителей информации;
• Формирование машинограмм учетных регистров и отчетных разработок.

        При проведении проверки в системе компьютерной обработки  данных сохраняются основные элементы ее методологии. Использование ПЭВМ существенно влияет на процесс изучения аудитором системы учета проверяемого лица и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

        В процессе проверки в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы, созданные в результате обработки  учетно-аналитической информации и  использования ПЭВМ. Необходимыми условиями, придающими машинограмме  юридическую силу, являются:

• соблюдение требований стандартов, предусмотренных программами автоматизации учета;
• наличие таких реквизитов, как дата создания машинограммы, наименование и местонахождение создавшей ее организации, подписи ответственных лиц.

        При выполнении проверки в условиях применения ПЭВМ  следует  обращать внимание на следующие вопросы:

• Необходимость сверки регистров учета, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета. Автоматизация учета не освобождает проверяемую организацию от обязанности документировать факты хозяйственной жизни;
• Наличие несанкционированных изменений программного обеспечения. Изменения, вносимые в программное обеспечение клиентом в связи с изменением хозяйственного либо налогового законодательства, должны быть документированы, согласованны, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

       Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в СПК «Гигант» ведётся на счете 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” и отражается в Журнале-ордере по счету 60 (Приложение 12) и Анализе счета 60 (приложение 13). В соответствующих графах Журнала-ордера по счету 60 указывают сальдо по расчетам с каждым поставщиком и подрядчиком на начало и конец месяца. Как правило, она будет кредитовой, так как в соответствии с действующими правилами безналичных расчетов, оплата за материальные ценности предшествует их получение. Дебетовое сальдо по данному счету может быть в случае предварительной оплаты ценностей, работ и услуг, неполучения расчетных документов поставщика или превышения перечисленной поставщику суммы над причитающейся ему задолженностью.

     При ревизии расчетов с подрядчиками устанавливают соблюдение обусловленной  договором   системы расчетов. Особенно тщательно проверяются обоснованность предъявленных к оплате сумм, так как встречаются случаи завышения объемов выполненных работ, неправильного применения системных цен и расценок. В этих целях практикуют контрольный обмер выполненных объёмов строительно-монтажных работ, проводят техническую экспертизу смет и счетов подрядных организаций, встречную сверку учетных записей у застройщика и подрядчика. В ходе ревизии следует выявить и необоснованные изменения, вносимые заказчиком в проектно- сметную документацию, ведущие к удорожанию работ.