Ревизия расчетов с подотчетными лицами

3.Методика  проведения ревизии по учету  расчетов

с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным способом. Проверка проводится в соответствии с рабочей программой, которая  включает следующие вопросы:

1.Соблюдение установленного порядка  выдачи денег под отчет на  командировочные, операционные расходы  и расходы на хозяйственные  нужды:

• Определен ли круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет;
• Правильность выдачи денег под отчет;
• Выдавались ли суммы под отчет лицам, не имеющих трудовых отношений с  проверяемым предприятием, а в частности с ОАО «Туров»;
• Выдавались ли авансы под отчет сверх установленных размеров;
• Не превышал ли размер выданного аванса суммы по расчету;
• Не разрешалась ли выдача денег под отчет лицам при наличии задолженности по ранее полученным суммам;
• Не допускалась ли оплата расходов из подотчетных сумм, которые могли быть оплачены из кассы предприятия;
• Наличие скрытого финансирования работников путем выдачи аванса без потребности в нем;
• Передача авансов одним подотчетным лицом другому;
• Соблюдался ли установленный лимит командировочных расходов.

2.Соблюдение подотчетными лицами  расчетной дисциплины:

• Своевременность представления авансовых отчетов;
• Соблюдение сроков командировки;
• Расходование подотчетных сумм по их целевому назначению;
• Своевременность возврата остатка неиспользованных подотчетных сумм;
• Числится ли дебиторская задолженность за уволенными работниками;
• Целесообразность командировки;
• Выполнение заданий;
• Своевременность и полнота представления авансовых отчетов;
• Наличие приложений к авансовому отчету, их законченность и достоверность;
• Своевременность утверждения авансовых отчетов;
• Погашение оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования.

3. Соблюдение правил расходования  средств на операционные расходы,  хозяйственные нужды и командировочные  расходы:

• Правильность составленных расчетов по определению расходов по служебной командировке;
• Правильность определения сумм расходов по командировкам за границу в пересчете инвалюты по курсу Национального Банка;
• Не принимались ли за счет предприятия расходы, которые должны быть отнесены за счет командируемых;
• Не допускались ли незаконные и нецелесообразные командировки;
• Не относилась ли на расходы предприятия стоимость командировок, производившихся для других организаций, вместо возмещения последними этих расходов;
• Законность совершаемых операционных, хозяйственных и командировочных расходов.

4. Достоверность данных в регистрах  бухгалтерского учета и отчетности:

• Своевременность отражения в учете операций по использованию подотчетных сумм;
• Отнесение расходов на другие счета с целью вуалирования этих расходов;
• Обоснованность отнесения расходов на счета 20 «Основное производство», 97 «Расходы будущих периодов» и другие;
• Тождество встречных сумм;
• Правильность ведения учетных регистров;
• Точность отражения в балансе дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным суммам;
• Отражены ли операции на счетах по актам проверок;
• Инвентаризация подотчетных сумм.

Ревизия расчетов с подотчетными лицами начинается при проверке содержания кассовых операций и операций по счетам в банках. Далее при проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные  и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут  выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии  лица либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании  договоров подряда.

По выданным в подотчет суммам, которые выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (Приложение 10), устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в  месте нахождения предприятия, организации или учреждения, деньги выдаются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения предприятия, организации или учреждения – в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В настоящее время размер возмещаемых суточных расходов составляет 12000 рублей. {9. Ст 2-3}

При проверке действующего порядка  выдачи подотчетных сумм следует  установить, не выдавались ли деньги под  отчет лицам, которые имели задолженность  по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным  суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления  данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату наличными  деньгами погрузочно-разгрузочных работ  и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей  с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого  сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей  с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов. Проверяя авансовые отчеты по использованию  подотчетных сумм на операционные и  хозяйственные расходы, надо определить, нельзя ли было эти расходы оплатить путем перечисления денег  или  через кассу, а также законны  и целесообразны ли эти расходы. Если наличные деньги были выплачены  лицам, производившим какие-то работы, то наряду с проверкой основания  для таких выплат следует уточнить, по каким расценкам они оплачены, были ли удержаны налоги с начисленных  сумм, указаны ли в платежных ведомостях или расписках на получение денег  адреса и реквизиты паспортов  лиц, получивших деньги. При выявлении  сумм, не удержанных налогов, необходимо отнести их в начет подотчетного лица, которое не произвело это удержание.

В процессе контроля необходимо проверить  законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения  журнала регистрации работников, направленных в командировку.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается  наличие отметок в командировочных  удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном  удостоверении, все ли реквизиты  заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке  в командировочном удостоверении  о выбытии и прибытии. В необходимых  случаях производится сверка данных командировочного удостоверения с  путевыми листами водителей и  табелями учета рабочего времени  других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается  день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления поезда находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции.

Соблюдение срока нахождения в  командировке определяется путем сопоставления  времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным  по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командированному работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения в размере, указанном в предоставленных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту  командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда  на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая  платежи по государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными  принадлежностями в поездах возмещаются  командированным работникам при  проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах без предъявления квитанции. (13. ст 222 – 224)

Работнику, командированному в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются, оплата расходов по найму жилья производится при  представлении доказательств найма  помещения, если он по своей инициативе остался в месте командировки. Расходы по проезду в этом случае не возмещаются.

В отдельных случаях при непредставлении  проездных документов (утеря, хищение) с разрешения руководителя предприятия  командированному работнику оплачивается минимальная стоимость проезда  между местом постоянной работы и  местом командировки.

Разрешено возмещать командированным  работникам  расходы за услуги  по предварительной покупке проездных  билетов. Плата за бронирование билетов  для проезда на железнодорожном  транспорте возмещению не подлежат.

В соответствии с действующим законодательством  работник должен отчитаться в течение  трех дней по возвращении из командировки. Для этих целей предназначен авансовый  отчет, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм). Руководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Все случаи выявленных переплат или  не доплат ревизор фиксирует в  основном акте ревизии, если таких фактов выявлено немного, или в отдельной  ведомости с изложением ее итоговых данных в основном акте ревизии. Здесь  же он указывает характер нарушений, дату и номер документа, но которому вскрыто данное нарушение, суммы  переплаты или не доплаты и  должностных лиц, составившего и  проверявшего авансовый отчет.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению  полученных под отчет сумм и их списанию. Встречаются случаи списания полученной под отчет суммы или  числящейся за подотчетным лицом  задолженности без документальных обоснований на счета по учету  издержек производства.

Важным этапом проверки является установление своевременности возвращения неиспользованных подотчетных сумм по данным записей  в аналитическом учете счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  проведенных на основе кассовых и  банковских документов. По фактам несвоевременного возвращения неиспользованных подотчетных  сумм ревизор выясняет, какие меры принимались администрацией для  их взыскания (неизрасходованная и  своевременно не возвращенная часть  аванса может быть удержана в бесспорном порядке из заработной платы авансодержателя не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для его возвращения).

Ревизор проверяет качество учета  расчетов с подотчетными лицами, отмечая, ведется ли на счете 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» раздельно  учет расходов на операционные и хозяйственные  цели и на служебные командировки. При этом внутри последнего подразделения  раздельно должны вестись расходы  на служебные командировки работников аппарата управления, работников охраны, работников, не относящихся к аппарату управления. Необходимо также проверить правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в балансах предприятия, в частности, не допускается ли сальдирование дебиторской задолженности по счету 71 с кредиторской задолженностью по этому счету.

Следует проверить правильность подсчета оборота и выведения сальдо в  тех регистрах, в которых ведется  аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами, и провести их сверку с записями в других регистрах бухгалтерского учета. Необходимо также проверить  правильность отражения расчетов в  балансе предприятия.

В ходе проведения ревизии уделяется  большое внимание проверке расчетов с подотчетными лицами , которые находились в командировке за границей.