Ревизия расчетов с подотчетными лицами

t-align:justify">Направление работника в служебную  командировку за границу производится на основании приказа нанимателя. Порядок направления в служебную  командировку  руководителя организации  определяется собственником имущества, уполномоченными им органами или  органом, которому предоставлено право  заключения трудового договора  с данным руководителем.

В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа и соответствующего приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы за проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд).

Приказ о приглашении является основанием для расчета и выплаты  валютных средств работникам, направленным в служебные командировки за границу. Наниматель обязан вести регистрацию  указанных приглашений и в  установленном порядке обеспечить их сохранность.

При направлении работника в  командировку руководитель организации  устанавливает задание по командировке, в котором указывает цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм.

Руководителем назначается ответственное  лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также  определяется форма письменного  отчета  и порядок его представления. Отчет о командировке должен в  максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров  за границей, договоренность с представителями  зарубежных фирм.

За работниками, направленными  в командировку за границу, сохраняются  место работы  и заработная плата  в течение всего срока служебной  командировки, но не ниже среднего заработка. При служебных командировках  за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и  возместить работнику следующие  расходы:

• По проезду к месту служебной командировки и обратно;
• За проживание вне места постоянного жительства (суточные);
• По найму жилого помещения;
• Иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Работники, которые прибыли из служебной  командировки, представляют письменный отчет об итогах командировки в двухдневный  срок со дня прибытия. При этом работники, прибывшие из зарубежной командировки, в обязательном порядке одновременно с отчетом должны сдать служебный, дипломатический паспорт в соответствующие  подразделения нанимателя в срок, установленный для отчета.

Работники, получившие  наличную иностранную  валюту под отчет, обязаны не позднее 3 календарных дней по истечении  срока, на который она выдана, или  со дня возвращения из командировки исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. [14. Ст. 188-191]

При проведении проверок выявляются нарушения, которые подразделяются на:

1. Допущенные администрацией организации:

• Отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы;
• Выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с проверяемой организацией;
• Превышение предельных размеров аванса;
• Несвоевременное принятие мер принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах , или не вернувшего остаток средств в кассу путем удержания его долга из заработной платы;
• Выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу.
2. Нарушения, возникающие по вине подотчетных лиц:
• Несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;
• Расходование аванса не по назначению;
• Передача денег другому подотчетному лицу;
• Неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;
• Представление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

По результатам предоставленных  материалов ОАО "Туров" Ю, а в частности книге учета проверок (Приложение 14) видно, что ревизия данного предприятия проводится систематически. По результатам проводимой ревизии был составлен акт ревизии (Приложение 15), в котором указаны все замечания по данному участку учета (расчетов с подотчетными лицами).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Документальное  отражение результатов ревизии

 

По результатам проверки составляется рабочая документация:

1. Ведомость командировочных удостоверений, имеющих дефекты оформления, где указывается:

• Номер командировочного удостоверения;

• Дата выдачи командировочного удостоверения;
• Фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
• Краткое описание обнаруженных дефектов.

2. Список сотрудников несвоевременно представивших отчет об израсходованных суммах, где указывается:

• ФИО подотчетного лица;
• Дата возвращения из командировки;
• Срок, на который выдавалась подотчетная сумма;
• Дата авансового отчета;
• Дата приходного кассового ордера;
• Превышение командировочных дней.

3. Ведомость несоответствия дат (отметок о прибытии и выбытии), указывается:

• Номер командировочного удостоверения;
• ФИО подотчетного лица;
• Пункт назначения;
• Дата отметки в командировочном удостоверении;
• Дата, указанная в документе;
• Вид документа.

4) Сведенья о превышении  предельного размера аванса выданного  на командировочные расходы, указывается:

• ФИО подотчетного лица;
• Дата выдачи аванса;
• На какой срок выдана сумма;
• Сумма по расчету и сумма выданная фактически;
• Отклонение по сумме.

5) Ведомость нарушений  по выданным суммам лицам, не  отчитавшимся по ранее полученным  суммам, указывается:

• ФИО подотчетного лица;
• Дата возвращения из командировки;
• Срок, на который выдана сумма;
• Дата авансового отчета;
• Дата возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм;
• Дата выдачи нового аванса;
• Сумма нового аванса.

6) Ведомость переплат  или не доплат командировочных  расходов, указывается;

• ФИО подотчетного лица;
• Вид документа, его номер и дата;
• Авансовый отчет, номер и дата;
• Фактически оплачено;
• Следовало оплатить;
• Отклонения (переплата, не доплата);
• Характер нарушений (13. Ст 226 – 228).

Для обобщения результатов ревизии  всей деятельности организации составляется основной акт (Приложение 15). В нем  дается комплексная оценка хозяйственно-финансовой деятельности ревизуемого субъекта хозяйствования, показываются упущения и недостатки в работе и причины их возникновения. В акте ревизии должны отражаться главные вопросы деятельности ревизуемого предприятия.

Во вступительной части акта указываются: полное наименование ревизуемого  предприятия; дата составления акта; на основании какого документа проведена ревизия; фамилии, инициалы и должность ревизующих; какой период деятельности обревизован и когда ревизия проведена; кто был в ревизуемом периоде руководителем и главным бухгалтером предприятия; кем, когда и за какой период проведена предыдущая ревизия; какие участки деятельности обревизованы сплошным методом и какие выборочно.

Факты нарушений, изложенные в основном акте, должны документально подтверждаться распоряжением или приказом, а  также заданием на проведение ревизии; таблицами анализов и расшифровок  долгов; результатами инвентаризации, проведенных в ходе ревизии; сводными ведомостями, составленными по группировке  однородных повторяющихся недостатков  и ошибок; промежуточными актами; копиями  документов; объяснительными записками, итоговой справкой о проделанной  работе в ходе ревизии.

В ходе проведения ревизии в ОАО "Туров"  акт ревизии, который  был составлен, не содержит нарушений  в его составлении. Все нарушения, которые были выявлены в ходе проверки, отражены  и все основные реквизиты  указаны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Пути  совершенствования ревизии расчетов 

с подотчетными лицами

 

Важным  вопросом, влияющим на проведение ревизии, является применение персональная электровычислительная машина (далее ПЭВМ). В литературе по ревизии об особенностях её в условиях автоматизированной обработки информации или совсем не упоминается, или – в самых общих чертах. Между тем ПЭВМ все шире и глубже внедряются во все сферы человеческой деятельности, в том числе в управление и бухгалтерский учет.

Применение  ПЭВМ для обработки учетной информации вносит существенные изменения в  методику проведения ревизии. В то же время ревизоры все еще пользуются рекомендациями, в которых вопросы  проверки финансово-хозяйственных  операций в условиях автоматизированного  бухгалтерского учета практически  не отражены. Ревизоры мало ориентируются  в особенностях автоматизированной обработки учетной информации, плохо  знают возможности ПЭВМ. Создалось  положение, при котором методы проведения ревизии отстали и продолжают отставать от технологии обработки  на ПЭВМ.

Исходя  из этого, можно выделить 2 основных направления разработки проблем  проведения ревизии в условиях проведения ПЭВМ:

1. Проведение ревизии в условиях автоматизированного бухгалтерского учета;
2. Применение ПЭВМ в процессе проведения ревизии и при обработке контрольно-ревизионной информации.

Рассмотрим  первое направление.

Объекты ревизии, как при традиционном учете, так  и в условиях автоматизации не меняются. Существенные изменения происходят в системе источников информации о ревизуемых объектах. Чтобы произвести проверку, ревизор должен знать, как  получить и расшифровать данные, содержащиеся на машиночитаемых носителях информации, т.е. он должен уметь пользоваться классификаторами условно-постоянной информации, декодировать её, уметь читать, анализировать, знать  взаимосвязь документов. Он должен обладать соответствующими знаниями. У ревизора отпадает необходимость  применять различные приемы документального  контроля, поскольку они выполняются  автоматически, программно и носят  постоянный характер.

Для проверки правильности обработки информации по отдельной  задаче ревизор может использовать так называемый метод повторного прогона контрольного примера, т.е. самостоятельно или с привлечением специалиста обработать по действующим  на предприятии программам и установленному технологическому порядку конкретную первичную информацию.

При проведении ревизии в условиях применения ПЭВМ в состав ревизионной бригады  рекомендуется включать специалиста  по технологии машинной обработки экономической  информации, в задачи которого входят: установление правильности процесса обработки  информации, выявление «слабых» мест в проекте с контрольных позиций, возможных ошибок, недоработок при  проектировании и др. В ряде случаев, например, при наличии информации об искажениях в программе с целью  совершения злоупотреблений в состав бригады целесообразно включить программиста. Так же рекомендуется в задачи ревизии включать вопросы по проверке проекта, правильности обработки информации и др. Данные этих проверок должны  найти отражение в соответствующих разделах акта.