2.2. Синтетический и  аналитический учет  расчетов по подотчетным  суммам в национальной  и иностранной  валютах. 

    Синтетический учет расчетов с работниками предприятия  по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[3, с. 434]

    Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

    В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

    При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

    Учет  наличия и движения подотчетных  сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется  по данным расходных и приходных  кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [2, с. 87]

    На  основании журнала-ордера ООО “ДетальПлюс” (выборочных его работников), приложенного к данной курсовой работе, корреспонденцию  счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы. 

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов по оплате труда

 

    Кроме приведенных в таблице бухгалтерских  записей при учете расчетов с  подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.

    Д10, 20,26 К71.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх  норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.

    Д84 К71.

    Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных  сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

    На  сумму невозвращенных в срок подотчетных  средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается  на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

    При направлении подотчетного лица в  заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

• приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;
• списание выданной в подотчет валюты – Д71 К50.4;
• после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.

    Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности  по счету 71 относятся на себестоимость  продукции, а по дебиторской –  на финансовые результаты от деятельности предприятия.

    Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: 

    

1. Бухгалтерский учет / А.И. Балдинова, Т.Н. Дементей, Е.И. Завидова и др.; Под общей редакцией  И.Е. Тишкова. – 4-е издание, переработанное и дополненное. – Мн.: Выш. школа, 1999. – 746 с.
2. Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание,переработанное и дополненное. – Мн.: «ФУАинформ», 2001. – 832 с.
3. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Учебно-практическое пособие под редакцией Л.И.Кравченко. – Мн.: «ФУАинформ», 2001 – 648с.
4. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – Мн.: Дикта, 2003. – 368 с.
5. В. Паневчик, Н. Самодеева. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управление персоналом, 2004, № 3.
6. Закон «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06 2001г. №42-3.
7. Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами      в Республике Беларусь от 27.06.2003 № 125.
8. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу».
9. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от      12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь».
10. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
11. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 «Об утверждении инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля».
12. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г. №1331 «О совершенствовании организации и финансирования служебных командировок за границу».
13. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».
14. Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь от 26.03.2003 № 57 (с изменениями и дополнениями).
15. П. Колеш. Секретарь и командировки // Секретарское дело, 2003, № 4.
16. С. Большаков. Служебные командировки в пределах Республики Беларусь // Кадровик. Управление персоналом, 2004, № 2.
17. Татур И.К. Бухгалтерский учет. Для неучетных специальностей: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2000. – 255 с.
18. Трудовой кодекс Республики Беларусь: Принят Палатой представителей 8 июня 1999 г. – Мн.: ИПА «Регистр», 1999. – 216с.
19. Указ Президента Республики Беларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядка направления в служебные командировки за границу».
20. Материалы ООО “ДетальПлюс”.

2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами на предприятии  УЧТП «Магазин  Юбилейный»

1 Порядок  выдачи денег под отчет 

1. Правила выдачи денег под отчет

 

     .

      2.2. Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

     Для учета расчетов с работниками  предприятия по подотчетным суммам используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные, под отчет суммы дебетуют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредитуют счет 50 «Касса» или другой счет, с которого выданы денежные средства. На израсходованные подотчетными лицами суммы кредитуют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуют счета 44 «Расходы на реализацию» (на произведенные расходы), 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары» (на стоимость приобретенных основных средств и товарно-материальных ценностей).

      Выдача  наличных денег под отчет на командировочные  и хозяйственные расходы отражается бухгалтерской записью:

      дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и кредит счета 50 «Касса» - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации,

      дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и кредит субсчета 55/7 «Банковские карты» - при получении наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета.

      Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются бухгалтерскими записями:

      дебет счета 44 «Расходы на реализацию» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму командировочных расходов, утвержденную руководителем организации в зависимости от характера произведенных расходов.

      Товарно-материальные ценности, приобретенные за счет сумм, полученных на хозяйственные расходы, приходуются бухгалтерской записью^-

      дебет счета 10 «Материалы» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 41 «Товары», 50/3 «Денежные документы» и др) и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Налог на добавленную стоимость, выделенный в документах при приобретении ценностей, отражается бухгалтерской записью:

      дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Стоимость работ (услуг), оплаченных подотчетными лицами наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы, отражается записью:

      дебет счета 44 «Расходы на реализацию» (91/2 «Операционные расходы» и др) и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму оплаченных работ без НДС;

      дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного в расчетных документах и включенного в стоимость работ.

      Остатки неиспользованных сумм возвращаются подотчетными лицами в кассу организации, что в бухгалтерии отражается записью

      дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Остатки неиспользованных подотчетных сумм удерживаются по решению руководителя из заработной платы работника, что в бухгалтерии отражается записью:

      дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Остатки неиспользованных подотчетных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке и не удержанные из заработной платы, списываются бухгалтерской записью:

      дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Ниже  приведем бухгалтерские записи, сделанные  на УЧТП «Магазин «Юбилейный» за апрель 2008 г. 

Таблица 2.1. Информация об операциях, отраженных по счету 71 за апрель 2008 г. в УЧТП «Магазин «Юбилейный»

Примечание. Источник: собственная разработка 

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

      Т. к. в УЧТП «Магазин «Юбилейный» ведется  компьютерная обработка командировочных  отчетов, то по 71 счету составляется программная машинограмма. Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами организован следующим образом: данные из первичных документов заносятся в Карточку учета расчетных операций по счету 71, итоговые данные  которой  можно  сверить  затем  с  соответствующей  суммой по корреспондирующему счету. Месячные итоговые суммы из карточки учета по счету 71 отражаются в Анализе счета 71, соответствующие данные которого можно сверить с Анализом корреспондирующих счетов. В УЧТП «Магазин «Юбилейный» Анализ счета выводится на печать и подшивается в соответствующую папку, которая называется на предприятии «Журнал-ордер по счету 71». 

Список  использованных источников

 
      

1. Инструкция  о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.
2. Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 28.06.2004 № 98 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь 13.02.2008 № 24)
3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007 г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»
4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»
5. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь 29.02.2008 № 29)
6. Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55.
7. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: Учеб. пособие / П.Г. Пономаренко [и др.]; под общ. ред. П.Г. Пономаренко. Минск: Выш. шк., 2006. 527 с.
8. Бухгалтерский учет: Учебно-методический комплекс. В 2 ч. Ч.2 / Авт: кол.; Под общ. ред. Балдиновой – Мн.: Изд-во МИУ, 2006. – 190 с.
9. Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. / В.А. Березовский, В.Б. Гурко, Л.Ф. Жилинская и др.; под общ. ред. В.В. Кожарского. Мн.: Новое знание, 2004. 812 с.
10. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Практ. пособие / Л.И. Кравченко [и др.]; под ред. Л.И.Кравченко. 4-е изд., перераб. и доп.  Минск: ФУАинформ, 2008. 768 с.
11. Левкович О.А. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – 5-е изд., перераб. и доп. – Минск: Амалфея, 2007. – 800 с.
12. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 12-е изд., перераб. и доп. Мн.: Соврем. шк., 2008. 672 с.