Система контроля затрат в организации

 

Из контрольного отчета виден процент выполнения плана  по доходам, установленного на март. Кроме того, отчет содержит информацию о степени выполнения планового задания на I квартал и на год. Март оказался неблагоприятным месяцем для УОК: бюджет продаж удалось выполнить лишь на 78,27%. Но по итогам первого квартала заданные показатели по реализации программных продуктов были достигнуты: по бюджетным организациям - на 101,38%, по коммерческим предприятиям - на 100,03%. Это связано с появлением нового программного продукта, принесшего в январе и феврале большие доходы, чем ожидалось. Вместе с тем по итогам I квартала не выполнен план по лицензионному обслуживанию бюджетных и коммерческих организаций, по продажам услуг и программному сопровождению. Это объясняется возникновением дебиторской задолженности, которая обычно покрывается в конце года.

Используя данные контрольного отчета, рассчитываем структуру доходов по рынкам и видам деятельности.

 

Структура доходов по рынкам и видам деятельности

Таблица 3.

Направление деятельности	Сумма, тыс. руб.	% к общему итогу
Продажа программных  продуктов:
- бюджетным организациям	88	17.5
- коммерческим организациям	56	11,13
Лицензионное обслуживание программных продуктов, используемых:
- бюджетными организациями	98	19,48
- коммерческими организациями	42	8,35
Обучение, сопровождение:
- бюджетных организаций	165	32,8
- коммерческих организаций	54	10,74
Итого по УОК	503	100,0

 

Структура доходов подразделения, рассчитанная по результатам работы за истекший период, учитывается при формировании бюджета продаж подразделения на следующий планируемый период. Она показывает направления, особенно выгодные корпорации, на которых в будущем целесообразно сконцентрировать финансовые и трудовые ресурсы. Однако и от менее доходных направлений отказываться нельзя: можно утратить рынки сбыта, завоевать и укрепиться на которых в будущем, возможно, и не удастся.

Для совершенствования  управленческого контроля в корпорации, повышения информативности сегментарной отчетности можно предложить новую форму составления контрольного отчета о выполнении бюджета продаж.

 

 

 

 

 

 

Предлагаемая  форма отчета об исполнении бюджета  продаж УОК

 

Таблица 4.

Направление деятельности	Январь (факт), руб.	Февраль (факт), руб.	Март (план), руб.	Март (факт), руб.	Выполнение плана в марте, %	Отклонения	Причины отклонения
Продажи ПП:
бюджетным организациям	86000	98000	96401	88000	91,29	Н	Снижение заинтересованности в ПП
коммерческим организациям	102000	72000	77120	56000	72,61	Н	Отказ от программ из-за сбоев
Лицензионное обслуживание:
бюджетных организаций	68000	77000	89974	98000	108,92	Б	Государство расплачивается с бюджетными организациями в конце квартала
коммерческих организаций	82000	95000	89974	42000	46,68	Н	Отказ от ЛО из-за финансовых трудностей
Обучение, сопровождение:
бюджетных организаций	209000	213000	212081	165000	77,8	Н	Снижение кол-ва обучающихся из-за отказа от ПП
коммерческих организаций	85000	95000	77120	54000	70,02	Н	Некачественное оказание консультационных услуг
Итого по УОК	632000	50000	642671	503000	78,27

Продолжение таблицы 4.

 

Ответственный за направление	Контролируемость отклонений	Предполагаемые меры по исправлению ситуации	План I кв., руб.	Выполнение плана в l кв.,%	План на год, руб.	Выполнение плана за год, %
Нач. отдела «вторичных» продаж бюджетным организациям Иванов И.	HK1	Выход на другие регионы, фирмы	268293	101,38	1320667	20,31
Нач. отдела «вторичных» продаж Петров Е.	К2	Повышение качества ПП	229926	100,03	1690714	13,6
Нач. отдела «вторичных» продаж бюджетным организациям Иванов И.	К		296980	81,82	1412324	21,03
Нач. отдела «вторичных» продаж коммерческим организациям Петров Е.	HK	Поиски других заинтересованных клиентов	265002	82,64	1073065	24,7
Зам. нач. отдела «вторичных»  продаж бюджетным организациям Сидоров О.	HK	Выход на другие фирмы, регионы	683313	85,9	3603748	18,96
Зам. нач. отдела «вто-ричных» продаж ком-мерческим организациям Овсянкин В.	К	Повышение качества оказываемых услуг	248935	94	1065715	23,36
Руководитель УОК	-	-	1992450	89,59	10166233	19,6

 

Из отчета, составленного в новом формате, видны возникшие отклонения, их причины, ответственность руководителя и принимаемые меры по устранению нежелательных расхождений фактических и бюджетных показателей.

Например, выполнение плана по реализации программных продуктов коммерческим организациям составило 72,61% и является для анализируемого центра ответственности неблагоприятным отклонением. Его причина состоит в том, что ряд фирм отказался от новых версий программ из-за частых сбоев, возникающих не по вине пользователей. Это отклонение является контролируемым для начальника отдела «вторичных» продаж коммерческим организациям. Единственная мера, которая может быть принята в данном случае, - повышение качества программных продуктов. Необходим более тщательный подход к разработкам новых версий. Следовательно, ответственный за возникновение подобного неблагоприятного отклонения Петров Е. может понести наказание.

Другое неблагоприятное отклонение УОК связано с недовыполнением планового задания по показателю выручки от лицензионного обслуживания программных продуктов, используемых коммерческими организациями (выполнение плана составило лишь 46,68%). Это отклонение не является контролируемым для руководителя центра доходов Петрова Е. Причина его возникновения - отказ предприятий от лицензионного обслуживания ранее приобретенных программных продуктов в связи с финансовыми трудностями. Рассмотрев проблемы разработки бюджета продаж, обратимся к порядку составления бюджета расходов.

Переменные расходы  УОК (фонд оплаты труда (ФОТ) с налогами, закупка материалов, оплата услуг сторонних организаций) нормируются администрацией корпорации:

 

Таблица 5.

Статья затрат	Норма затрат
ФОТ	20% выручки
Налоги на ФОТ	39,5% ФОТ
Закупка материалов	1% выручки
Оплата услуг сторонних  организаций	2% выручки

 

В соответствии с бюджетом продаж в марте 2007 г. выручка от продажи услуг планировалась в размере 642670 руб. ( таблица 1). Исходя из нее и установленных нормативов переменных затрат (таблица 5) разработан бюджет расходов УОК на март 2007г. (таблица 6).

 

Бюджет расходов УОК на март 2007г.

Таблица 6.

Статья расходов	Бюджет, руб.	Факт, руб.	Экономия (-), перерасход (+), руб.
Переменные расходы:
- ФОТ	128534	134301	+5767
- налоги на ФОТ	50771	53049	+2278
- услуги сторонних  организаций	12853	-	-12853
- прочие переменные  расходы	6426	31 000	+24 574
Постоянные  расходы:
- арендная плата	4515	4515	-
- командировочные расходы	2000	-	-2000
- семинары	15000	-	-15000
- реклама	6790	-	-6790
- обучение персонала	1500	-	-1500
- приобретение, модернизация  техники	35000	10711	-24289
- почтовые услуги	-	-	-
-представительские расходы	1000	1000	-
- накладные расходы	182171	1 76 544	-5627
Итого	446560	411120	-35440

 

Фонд оплаты труда должен был составить:

642670x0,2 = 128534 руб.;

Налоги на ФОТ - 128 534 х 0,395 = 50 771 руб.

Из приведенной таблицы  видны отклонения фактического размера  затрат от запланированного. Благоприятные отклонения связаны с экономией ресурсов и показаны со знаком «-», неблагоприятные, напротив, означают перерасход денежных средств и имеют знак «+».

По результатам работы центра доходов за март благоприятные  отклонения (экономия) наблюдаются по командировочным, рекламным расходам, по расходам на проведение семинаров, съездов, обучение персонала, приобретение и модернизацию техники, по оплате услуг сторонних организаций. Вместе с тем наблюдается превышение фактического размера фонда оплаты труда в сравнении с запланированным. Как следствие, допущен перерасход по всем налогам, исчисляемым с фонда оплаты труда.

Однако причины выявленных отклонений по затратам подразделений, как и при анализе доходов, в компании не выясняются. Вместе с  тем, как уже отмечалось, сам факт появления отклонений (как благоприятных, так и неблагоприятных) должен привлечь внимание бухгалтера-аналитика и явиться побудительным мотивом к проведению серьезного анализа причин отклонений. Недопустим упрощенный подход к анализу отклонений, когда все благоприятные отклонения однозначно расцениваются как успех предприятия, а неблагоприятные - как следствие упущений в работе. Выявленные отклонения, как и в предыдущем случае, не подразделяются на контролируемые и неконтролируемые.

Проанализируем неблагоприятное отклонение, возникшее в УОК по фонду заработной платы. Его причиной стало решение руководства о премировании группы сотрудников, успешно продвинувших на рынке новый программный продукт и существенно улучшивших его качество. Поэтому руководитель УОК не должен нести ответственность за возникновение данного неблагоприятного отклонения. Иначе говоря, для руководителя УОК это отклонение является неконтролируемым.

Другим существенным недостатком в организации бюджетирования и контроля за деятельностью структурных подразделений корпорации следует признать отсутствие анализа результатов деятельности сегментов на основе составления гибких бюджетов. Если в статическом бюджете затраты планируются, то в гибком они рассчитываются.

В таблице 7 выполнен анализ финансового результата деятельности УОК за март 2007г. на основе составления статического (жесткого) бюджета.

 

 

 

 

Расчет финансового  результата деятельности центра ответственности  на основе статического бюджета, руб.