Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде

     - ведение синтетического и аналитического, в том числе многовалютного учета;

     - автоматизированное составление,  хранение и печать первичных  бухгалтерских документов и форм отчетности;

     - настройку рабочего плана счетов, типовых операций, аналитического  учета, форм первичных документов, форм отчетности и др.;

     - ведение учета на нескольких  рабочих местах и ведение нескольких  бухгалтерий на одном компьютере.

     Программа «Турбо Бухгалтер» совместима с другими  компьютерами, например с программой «Учет складских операций» фирмы  «Компьютер-Сервис» и др. Совместимость  достигается за счет импорта проводок и операций.

     При значительном количестве учитываемых  операций программа позволяет организовать обработку информации на нескольких рабочих местах в локальной сети. Если рабочие места бухгалтеров не соединены каналами связи, то работа между ними может быть разделена с помощью организации нескольких журналов хозяйственных операций (для каждого бухгалтера - своего). Для обобщения информации осуществляется копирование при помощи дискет журналов на компьютер главного бухгалтера и их включение в общий журнал операций.

     Схема ведения учета с помощью программы  «Турбо Бухгалтер» состоит в следующем. Хозяйственные операции регистрируются посредством введения в журнал операций или с помощью режима типовых операций. При необходимости формируются первичные бухгалтерские документы, а затем программой генерируются типовые для данного документа проводки и вводятся в журнал. Справочники аналитических признаков типовых операций формируются заранее в соответствии с принятой на предприятии системой бухгалтерского учета. Данные первичных документов хранятся в картотеках и могут использоваться при составлении различных отчетов. По записям в журнале операций программа формирует различные внутренние отчеты:

     -оборотные  ведомости;

     - оборотно-аналитические ведомости;

     - журналы-ордера;

     - Главную книгу;

     - и др.

     На  основании журнала можно также  получить регламентированные внешние  отчеты, а также отчеты произвольной формы созданные пользователем:

     - баланс;

     - расчеты по налогам;

     - и др.

     Существует  также возможность используя  встроенный язык создавать достаточно сложные алгоритмы обработки  информации в бланках, журналах, картотеках.

     Программный комплекс «БЕСТ»

     Разработан  фирмой «Интеллект-Сервис» и предназначен для автоматизации деятельности бухгалтерии, начиная с формирования первичной документации вплоть до генерации главной книги и набора бланков финансовой отчетности. Кроме того, на основе обобщенных данных пакет выполняет функции экономического анализа хозяйственной деятельности и формирования статистической отчетности по предприятию. Программа «БЭСТ» может быть применена на средних и малых предприятиях, в локальном варианте на предприятиях с объемом операций не более 40-50 в день. Обычно это предприятия с численностью 250-300 человек. Сетевая версия программы может использоваться на предприятиях с численностью 2000-2500 человек.

     Программа «БЭСТ» обеспечивает:

     - ведение сплошного учета, т.е.  адекватное отражение каждой  хозяйственной операции в рамках системы;

     - непрерывность учета;

     - организацию взаимосвязанного учета;

     - осуществление многовалютного учета,  многоуровневого разветвленного складского учета.

     Данная  программа представляет собой набор  программных модулей, каждый из которых  может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При всех условиях необходимо наличие  модулей настройки ведение главной книги, так как только в них осуществляется привязка программы к компьютеру и настройка плана счетов.

     Программа «БЭСТ» состоит из следующих подсистем (модулей):

     Модуль  настройки и системных утилит. В нем устанавливается начальная дата эксплуатации, настройка аппаратных средств, поддерживаются функции сервисного обслуживания баз данных и резервного копирования информации.

     Модуль  «АРМ главного бухгалтера». Здесь выполняется  формирование и ведение всей системы и аналитического учета и общих системных классификаторов. Выполняются также функции учета хозяйственных операций, экспорт и импорт данных, формирование всей отчетности и аналитических ведомостей.

     Модуль  «Касса, подотчетные лица».реализует  возможность одновременного ведения нескольких касс, в том числе и валютной. В нем составляется регистр кассовых документов, формируется отчет кассира, распечатывается весь комплекс кассовых документов по расчетам с подотчетными лицами.

     Модуль  «Расчетные и валютные счета». Обеспечивает учет операций по расчетным, валютным и специальным счетам, а также учет кредиторов. В нем формируются платежные документы.

     Модуль  «Основные средства и нематериальные активы». Здесь выполняется учет основных средств и нематериальных активов. Аналитический учет ведется в натуральном и стоимостном выражении в разрезе групп объектов, подразделений и материально ответственных лиц.

     Модуль  «Управление закупками». В нем  осуществляется учет производственных запасов. Аналитический учет ведется по счетам, группам, объектам учета и складским помещениям. По этому модулю формируется более 30 аналитических отчетов.

     Модуль  «Склад товаров и готовой продукции». Предполагает учет товаров и готовой  продукции аналогично модулю «Управление  закупками».

     Модуль  «Управление продажами». Обеспечивает ведение учета заказов по предприятию, степени их выполнения, расчетов с клиентами, выписку расчетных документов на оплату и отгрузку, учет операций по комиссионной торговле и посреднических операций. Этот модуль напрямую связан с модулем «Склад товаров и готовой продукции».

     Модуль  «Заработная плата». Реализован в двух вариантах: полный набор по всем системам оплаты и упрощенная форма (для предприятий с повременной оплатой труда). В нем ведутся лицевые счета по сотрудникам предприятий, имеется возможность настройки списка начислений (удержаний), формирования расчетно-платежных ведомостей, индивидуальных расчетных листов, расходных кассовых ордеров, налоговой и сводной отчетности по заработной плате. 

     1.5 Общие принципы автоматизации аудита 

     Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Проведение аудита с помощью  компьютеров» (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 11.07.2000 протокол №1) предусмотрены следующие требования к используемым в аудите программным средствам:

     - анализ содержания формируемой  в бухгалтерии экономического субъекта базы данных, если таковая существует и доступна;

     - контроль показателей, содержащихся  в регистрах бухгалтерского учета экономического субъекта;

     - тестирование алгоритмов, используемых  в автоматизированной системе бухгалтерского учета;

     - контроль соответствия показателей,  содержащихся в форматах бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров или базы данных, формируемой в бухгалтерии при обработке первичных документов;

     - использование возможностей поисково-справочных  информационных систем в области  нормативных и законодательных  актов, регламентирующих бухгалтерский  учет и аудит в РФ;

     - формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой).

     Следует отметить тот факт, что на рынке  компьютерных программ сегодня присутствует только три специализированных продукта, направленных на решение задач аудита: «Помощник аудитора» компании «ДИЦ» и «Экспресс-аудит», «Ассистент аудитора» консалтинговой группы «Термика» (Москва), что свидетельствует об отсутствии общепринятых принципов автоматизации аудита.

     В известных публикациях по автоматизации  аудита прослеживаются два принципиально  различающихся подхода.

     Первый  предполагает использование набора тестов (рабочих таблиц), ориентированных  на ввод констатирующей информации (типа «да», «нет») о соблюдении тех или  иных правил бухгалтерского учета. При  этом бухгалтерская информация клиента полностью или частично игнорируется. Такой путь может привести к существенному риску пропуска ошибок.

     Второй  подход ориентирован на первичную информацию клиента, в которой отражены хозяйственные  операции на синтетическом и аналитическом уровне. В этом случае требуются существенные затраты времени на ввод данных клиента.

     Наиболее  правильно гибкое сочетание упомянутых подходов, позволяющее формировать окончательное мнение аудитора как на основе тестов (рабочих таблиц), так и на основе оценки достоверности первичной бухгалтерской информации клиента.

     1.6 Организационные и технические особенности проведения аудита с использованием программных средств 

     Очевидно, что рабочим инструментом аудитора при проведении проверки является компьютер. Программа должна быть сетевой, а все данные храниться в единой базе, к которой пользователи системы должны иметь автоматизированный доступ соответствующего уровня. Наряду с операционной системой Windows 95/98 и выше на каждом компьютере желательно иметь браузер Internet Explorer версии не ниже 5.0.

     Вход  в систему должен быть авторизован, чтобы в процессе работы можно  было автоматически отслеживать, кто, когда и какие данные вносил (изменял). Пользователям предоставляют разные права по работе с системой, которые в простом варианте делятся на два уровня: руководитель проверки и аудитор. Все информация, записанная в базу данных (БД), должна быть доступна одновременно всем членам аудиторской группы.

     Этапы проведения аудиторской проверки.

     1.Подготовительный  этап.

     Здесь выполняются следующие мероприятия. Изучается и записывается в базу данных информация о клиенте: данные Главной книги, показатели бухгалтерской отчетности и другая доступная информация.

     На  основе полученной информации проводятся предварительный финансовый анализ, оценка уровня существенности и аудиторского риска.

     С учетом полученных результатов разрабатывается  общий план аудита и распределяются обязанности между членами аудиторской  группы. Далее аудиторы в соответствии с полученным заданием самостоятельно выполняют следующие работы:

     - проводят анализ бухгалтерских  записей по Главной книге с  целью выявления некорректных  и нетипичных операций по порученным  им разделам;

     - определяют уровень существенности  по своим разделам;

     - разрабатывают программы аудита по разделам с учетом особенностей экономического субъекта и полученной о нем информации (анализ отчетности и Главной книги);

     - в соответствии с базой правил  самостоятельно формируют рабочие  таблицы по разделам для тестирования  выполнения правил бухгалтерского  учета и записывают их в  БД, составляя локальную базу  правил для своих разделов.

     На  основании записанных в базу данных показателей бухгалтерской отчетности все расчеты по анализу финансового  положения клиента могут выполняться  сразу же, однако до выражения окончательного мнения о достоверности проверяемой отчетности пользователя этими результатами надо с осторожностью.

     Большим удобством при проведении проверки оказывается доступность каждому аудитору данных отчетности и Главной книги непосредственно на своем рабочем месте (компьютере).