Учет денежных средств

     3-й  уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учета кассовых операций;
2. Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;
3. Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» - применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных, денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению Отчета о движении денежных средств;
4. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18 применяется в полном объеме;
5. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 5 января 1998 года № 14-П применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании;
6. Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 9 октября 2002 года № 199-П применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям;
7. Приложение № 13 к Инструкции Центробанка РФ от 16 ноября 1995 года № 31 «По эмиссионно-кассовой работе в учреждениях банка России» «Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России;
8. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
9. «О введении новых форматов расчетных документов» Указание от 22 февраля 1999 года N 502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 № 51-У;
10. Инструкция № 28 о расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР. Утверждена Госбанком СССР 03 октября 1986 года (С изменениями от 21.06.03 года № 1297-У);
11. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года №  49.

     4-й  уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

1. документ по учетной политике предприятия;
2. утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
3. графики документооборота;                              
4. утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
5. утвержденные руководителем формы внутренней отчетности [3, c.145].

       Порядок хранения и расходования  денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации №18 от 04 октября 1993 года.

     В соответствии с этим документом организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

     Для осуществления расчетов наличными  каждая организация должна иметь  кассу и вести кассовую книгу  по установленной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении  расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники [2, c.65].

     Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет  полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней (включая день получения денег в банке) в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

     Для учета кассовых операций применяются  типовые межведомственные формы  первичных документов и учетных  регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.

     Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности, стипендии, пенсии и премии выдают из кассы по платежным или расчетно-платежным  ведомостям, которые подписываются бухгалтером и руководителем организации.

     Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов ведётся Книга учета принятых и выданных кассиром денег.

          По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий

по  социальному страхованию и стипендий  кассир должен:

-  в платежной (расчетно – платежной  ) ведомости против фамилии

лиц, которым  не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или

сделать отметку от руки: «Депонировано»;

           - составить реестр депонированных  сумм;

           - в конце платежной (расчетно-платежной)  ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их  с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись своей подписью.

           - записать в кассовую книгу   фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп:  «Расходный кассовый ордер №  _».

           Бухгалтерия  производит проверку  отметок, сделанных кассиром в  платежных  (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

        Депонированные суммы сдают в  банк и на сданные суммы  составляют один общий расходный  кассовый ордер.

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

     В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги, операции за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу. Один лист книги отрывной, он является отчетом кассира. Исправления в кассовой книге запрещаются. Если необходимы исправления, то они заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

     Руководители  организации обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

     Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается [3, c. 130].

     В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации и отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

     Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса». И одновременно относятся на виновника недостачи дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они  не найдены, убытки списываются на расходы организации и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Наличные  деньги, полученные с расчетного счета  в кассу организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

     Иногда  в предпринимательской деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на счет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются по дебету счета 57 «Переводы в пути» и кредиту счета 50 «Касса.

     В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

     Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года) [1, c. 107].

     На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, возлагается административный штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей (п.15.1 КоАП РФ). На предприятие налагается штраф в размере от 40000 до 50000 рублей.

     В настоящее время в соответствии с указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У  установлен  предельный  размер расчетов наличными деньгами и расходования наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя на уровне  100 000 рублей по одной сделке.

      Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы. Сальдо  счета 50 показывает остаток денежных средств в счете предприятия на определенную дату. К счету «Касса» могут быть открыты следующие субсчета: «Касса организации», «Операционная касса»,  «Денежные документы» и др.

      При поступлении в кассу выручки  от реализации продукции, работ, услуг  ее отражают по дебиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», субсчет «Выручка».

      При поступлении наличные денежные средства с расчетного счета в кассу  их приходуют по дебету счета 50 «Касса»  с кредита 51 счета «Расчетный счет». Поступление в кассу денежные средства от покупателей отражают по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

      Поступления денежных средств в кассу организации  так же могут отражаться по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции  с кредитом счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 75 «Расчеты с учредителями» и др.

      Выдача  денег отражается по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. в корреспонденции  с кредитом счета 50 «Касса».