Учет и контроль материалов в строительной организации и пути их совершенствования

Методические приемы фактического контроля служат для определения реального состояния наличия материалов. Приемы фактического контроля можно подразделить на три группы:

- инвентаризация;

- экспертная оценка;

- визуальное наблюдение.

Инвентаризация – это снятие фактических остатков  материальных ценностей на определенную дату и сопоставление полученных результатов с данными бухгалтерского учета.

В зависимости от степени охвата различают полные и частичные инвентаризации. Полные инвентаризации охватывают все виды материалов, находящихся как в производственной, так и в непроизводственной сфере. Частичные инвентаризации охватывают только некоторые виды этих средств или объекты, находящиеся в отдельных структурных подразделениях предприятия.

По способу проверки бывают сплошные и выборочные. При сплошной инвентаризации проверяют все виды материальных ценностей, имеющиеся в подотчете у определенного материально ответственного лица, при выборочной - проверяется наличие только отдельных наименований материалов. Как правило, контрольная проверка качества проводимых инвентаризаций осуществляется путем проведения выборочных инвентаризаций.

Экспертная оценка представляет собой прием фактического контроля, основанный на проведении квалифицированными специалистами в различных областях знаний проверки действительных объемов и качества выполненных работ, обоснованности нормативов материальных затрат и выхода готовой продукции, норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей, соблюдения технологических режимов, соответствия выпускаемой продукции республиканским стандартам, стандартам предприятия и соответствующим техническим условиям. Экспертная оценка применяется в процессе осуществления контроля для исследования вопросов, требующих специальных знаний.

Для проведения контрольного обмера выполненных строительных работ должна быть создана комиссия с обязательным включением в ее состав специалиста по строительству. В противном случае документы, составленные по результатам контрольного обмера, не будут иметь юридической силы. В процессе производства контрольного обмера комиссия устанавливает объем фактически выполненных работ на соответствующем объекте строительства путем обмера.

Визуальное наблюдение включает в себя обследование на месте цехов и участков для изучения организации труда на рабочих местах, проверку условий хранения материальных ценностей на складах, состояния пропускной системы, вывоза и ввоза материалов и готовой продукции и др.

Одним из начальных этапов контроля  должно быть детальное изучение состояния материально-технической базы контролируемого объекта, его контрольно-пропускной системы, при этом устанавливаются соответствие складских и производственных помещений условиям нормального хранения и функционирования производства, наличие и исправность весов и другого измерительного оборудования, технических средств.

Моментальные наблюдения применяются при осуществлении контрольных процедур для фиксации отдельных моментов исследуемого процесса на определенные периоды времени.

В период проведения контрольных действий вскрываются случаи списания сырья и материалов на производство по завышенным нормам и замены дорогостоящего материала, значительно меньшей, без отражения таких замен в первичных документах, что приводит к образованию скрытых от учета излишков материалов. Для выявления таких нарушений целесообразно использовать различные приемы контроля: сравнительный анализ фактических материальных затрат на производство единицы продукции в сопастовлении с действующими нормами; проверка соответствия качественных показателей списанных на производство материалов данным лабораторного анализа.

5.3 Методика проведения и документального оформления результатов контроля движения материалов

Все организации обязаны регулярно проводить инвентаризацию всего имущества, в т.ч. и материалов. Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, что закрепляется в графике проведения инвентаризаций. Обычно график составляется и утверждается руководителем в начале отчетного года.

Инвентаризация проводится:

- при ликвидации и реорганизации;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации или другого материально-ответственного лица;

- при установлении факта хищения, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам;

- по решению контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов.

Инвентаризации подлежат также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки на давальческих условиях, имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Порядок проведения инвентаризации материальных ценностей определен Методическими указаниями № 54. Инвентаризация осуществляется по их местонахождению и по каждому материально ответственному лицу.

Материалы заносятся в описи (акты) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Инвентаризация материалов должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении материалов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материалов путем обязательного их пересчета или перевешивания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти материалы заносятся в отдельную опись под наименованием «Материалы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка: «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись (акт) под наименованием «Материалы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись (акт) по аналогии с документами на поступившие материалы во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Если в ходе инвентаризации установлены излишки или недостачи, то они отражаются в бухгалтерском учете следующим образом таблица 5.1.

Таблица 5.1.

Отражение результатов инвентаризации

                                                                                                                   Продолжение таблицы 5.1.

 Описи (акты) составляются отдельно на материалы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений). В описях на материалы, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Если обнаружены отклонения фактического наличия от учетных данных, то составляются сличительные ведомости. Сличительные ведомости, как и описи, по мнению автора, составляются в двух экземплярах, один из которых остается у материально ответственного лица.

Суммы излишков и недостач материалов в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

 Следует отметить, что для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Таким образом, инвентаризация является неотъемлемой составляющей контроля использованием материалов в строительной организации. Так как целесообразное их использование ведет к улучшению финансового состояния предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выводы по результатам исследования. Как показало исследование, проведенное в данной дипломной работе, материалы являются важнейшим элементом  производственного цикла управления подсобных производств «Смелт».

Бухгалтерский учет в управлении подсобных производств «Смелт» организован в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Для учета движения материалов по учетным ценам предназначен активный синтетический счет 10 «Материалы».

Расходы по приобретению и заготовлению материалов в бухгалтерском учете отражаются с применением счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - для определения фактических затрат по приобретению материалов и отклонений от учетной цены с последующим их списанием по направлениям использования материалов.

При отпуске материалов в производство их оценка производится предприятием по учетной цене – средней себестоимости материалов.