Учет материальных ценностей и контроль за их исполнением

     Для проведения инвентаризации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации, бухгалтер материального  отдела и другие экономисты, техники, инженеры.

     До  начала проверки фактического наличия  материально-производственных запасов  комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или карточки учета  материалов – это служит основанием для определения остатков товаров  к началу инвентаризации по учетным  данным.

     Материально ответственное лицо дает расписку о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на материалы сданы  в бухгалтерию и переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии материалов записывают в инвентаризационные описи  не менее чем в двух экземплярах.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель предприятия создает  условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия имущества в  установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания, перемещения грузов, технически исправным  весовым хозяйством, мерной тарой).

     Проверка  фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально  ответственных лиц. 

       2.3. Организация внутреннего  контроля за исполнением материальных ценностей 

     Цели  внутреннего контроля хранения материалов заключаются в следующем [21; 117]:

1. минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,
2. порчи, непроизводительного расходования;
3. обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.
4. Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
5. должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
6. должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
7. должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
8. в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;
9. должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
10. Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:
11. Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;
12. Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;
13. Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;
14. Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей – предупреждение злоупотреблений в результате сговора.

     Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов: внутренний контроль материалов, заказ, получение, регистрация, хранение, отпуск материалов в производство.

       Внутренний контроль материалов:

     1) Операции с запасами и незавершенным  производством представляют особую  важность для большинства предприятий.

     По  традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых  потерь запасов. Однако в последнее  время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.

     Роль  внутреннего контроля при анализе  складских операций наиболее важна  для оценки эффективности системы  повторных заказов, обеспечения  сохранности запасов и незавершенной  продукции, обеспечения эффективности  анализа отклонений, являющегося  основным видом контроля за себестоимостью продукции.

     2) Большинство предприятий и организаций  нашей страны, в том числе и  исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.

     Этот  метод характеризуется:

• оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;
• предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения - складов и кладовых и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ - также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

     При этом основными задачами учета материалов, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:

• правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.

     3) Необходимыми предпосылками действенного  контроля за сохранностью материалов являются:

• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
• размещение материалов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
• оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;
• внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
• сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
• организация, там, где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;
• установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

     4) Для обеспечения правильной и  рациональной организации учета  материалов также необходимо:

• применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;
• установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
• проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
• разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;
• внедрять средства автоматизации учета.

     5) Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

     Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять  многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда  совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.

     Первичные документы надлежит выписывать в  минимальном числе экземпляров. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) - на крупных.

     6) Список лиц, имеющих право подписи  на выдачу особо дефицитных  и дорогостоящих материалов, и  перечень таких материалов устанавливается  руководителем предприятия по  представлению начальника отдела  снабжения и главного бухгалтера. На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.

     7) Вся документация, составленная  при помощи компьютера на основании  первичных документов и служащая  основанием для последующих записей  в бухгалтерском учете, должна  иметь наименование, определяющее  ее содержание, и подписи лиц,  отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным  способом документации, данным первичных  документов.

     8) Полученные со складов первичные  документы подвергаются в бухгалтерии  контролю по существу операций  и правильности их оформления.

     Бухгалтерией  должна быть установлена тождественность  данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

     Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью  вычислительной техники. В необходимых  случаях может производиться  двойная таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа, по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество материалов по каждому номенклатурному номеру. Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов.

     При помощи компьютера составляются ведомости  обобщенных данных о заготовленных  предприятием материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся  в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом – для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.

Глава 3. Предложения по совершенствованию системы учета материалов, контроля за их движением и мероприятия, направленные на повышение эффективности деятельности ОАО «ЧЗСК»