Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

       Выдача  средств подотчет производится при  условии полного отчета по ранее  выданным суммам. За нарушение указанного условия с субъектов хозяйствования в доход соответствующих местных бюджетов может быть взыскан штраф в размере 20% от суммы нарушения. В случае установления такого нарушения банком в доход соответствующих бюджетов взыскивается 50% штрафа, а оставшиеся 50% взыскиваются в доход банка, установившего нарушение [19, стр. 211-239].

       Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо по дебету которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

       Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

       Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче. 

       Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

       Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

       Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника [12, стр. 105-138].

       В связи с тем, что работник может  направляться в командировку как внутри страны, так и за ее пределы, для организации расчетов с подотчетными лицами рекомендуется открывать следующие субсчета:

       71-1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»;

       71-2 «Расчеты с подотчетными лицами  в валюте».

      При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

      По  возвращении из командировки и сдачи  авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71) [5].

      Информация  же обо всех видах расчетов с работниками организации, за исключением расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами, депонентской задолженности учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

      Сюда  можно отнести расчеты в связи  с покупкой товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и  кооперативное строительство, обзаведение  домашним хозяйством. Займы (ссуды) могут  выдаваться под проценты или беспроцентно. Кроме того возникают расчетные взаимоотношения и в случае выявления в ходе инвентаризаций недостач; растрат; потерь от порчи, боя, лома товарно-материальных ценностей. Сумма выявленного ущерба сверх норм естественной убыли подлежит возмещению виновными лицами.

      К данному счету открываются субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»; 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; 73-3 «Расчеты по прочим операциям» [16, стр. 140-148; 10, стр. 555-559].

      На  субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» учитываются расчеты с работниками организаций по выданным им кредитам на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство. Приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, приобретение коров и телок и другие индивидуальные нужды. Кредиты выдаются работникам под их обязательства в соответствии с правилами банковского кредитования. Предприятие обязано вести расчеты с получателями банковского кредита, взимать очередные платежи и погашать выданный банком кредит в обусловленные с ним сроки.

      Выдачу  указанные средств осуществляют хозяйства, получая для этого  соответствующий кредит банка или  собственные средства, которые приходуют  по кассе с кредита счетов 51 «Расчетный счет» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». На выданные работникам суммы дебетуют счет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

      На  суммы очередных платежей, поступивших  от работников, кредитуют субсчет 73-1 Расчеты по предоставленным займам» и дебетуют счета 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в зависимости от порядка осуществления указанных платежей. Погашение банковских кредитов отражают во всех случаях по дебету счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

      На  субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению выявленных недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также животных. В соответствии с действующим законодательством сумма ущерба, причиненного недостачами и хищениями, исчисляется в размере стоимости недостающих (похищенных) ценностей по действующим свободным ценам, за исключением случаев, когда законом предусмотрен иной порядок определения суммы причиненного ущерба, подлежащей взысканию с виновных лиц.

      На  субсчете 73-3 «Расчеты по прочим операциям» учитываются расчеты по возмещению виновными лицами причиненного ущерба (кроме недостач и хищений) в случаях и размерах, предусмотренных законодательством о материальной ответственности. В частности, здесь учитываются отнесенные в установленном порядке ущерб и потери от брака, боя, порчи товаров, продуктов, материалов, инвентаря и других ценностей, от простоев, из-за неправильного расходования денежных сумм, выданных в подотчет, уплаты штрафов и другие суммы ущерба, возмещаемые по закону виновными лицами [11, стр. 110-171].

      По  отношение к балансу данный счет активный. По дебету этого счета отражается увеличение (возникновение) дебиторской задолженности работника перед организацией, а по кредиту – ее погашение. Сальдо дебетовое, показывает сумму непогашенной дебиторской задолженности по прочим операция [9, стр. 136-144].

      Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется в ведомости № 38-АПК в разрезе субсчетов по каждому работнику, где отражаются остатки задолженности на начало и конец месяца, записи по дебету и кредиту. Данные ведомости переносятся затем в журнал-ордер № 8-АПК, а оттуда в – в Главную книгу [18, стр. 88-125; 12, стр. 105-138]. 

2. Задачи  учета расчетов с  подотчетными лицами и 

персоналом  по прочим операциям 

      Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

      1. своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

      2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

      3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели [49];

      4. контроль за соблюдением установленным  правил расчетных взаимоотношений  и правильное документальное  оформление операций;

      5. своевременность расчетов со всеми контрагентами и предотвращение просроченных сумм дебиторской и кредиторской задолженности;

      6. своевременность и точность отражения  в учетных регистрах расчетов  со всеми организациями и лицами, а также периодическая сверка  данных учета непосредственно с дебиторами и кредиторами [17, стр. 117-178]; 
 
 
 
 
 

1.3. Нормативная правовая база, регулирующая учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям 

      Основные  положения и принципы организации  бухгалтерского учета в Республике Беларусь регламентированы в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». На основании и во исполнение этого закона издаются нормативные правовые акты, устанавливающие правовые вопросы и принципы организации и методологии бухгалтерского учета и в то же время использующие все разумное и полезное, содержащееся в международных стандартах финансовой отчетности.

      Правовое  регулирование бухгалтерского учета  можно представить в следующем  иерархическом порядке.

      Первый  уровень: Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и другие нормативные акты законодательной и исполнительной власти республики, устанавливающие единые правовые и методологические основы организации и ведения расчетом с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям.

      К данному уровню относятся: Гражданский кодекс Республики Беларусь; Трудовой кодекс Республики Беларусь, который регламентирует трудовые отношения; Банковский кодекс Республики Беларусь; Налоговый кодекс Республики Беларусь и др.

      Второй  уровень: положения (стандарты) по учету расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям, утверждаемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования бухгалтерского учета.

      Третий  уровень: методические указания и рекомендации, разрабатываемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами в соответствии с действующим законодательством и содержащие более детальные рекомендации по организации учета соответствующих объектов. Разрабатывать их могут все, кто заинтересован в интерпретации и детализации положений нормативных актов первого и второго уровня. Например, Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и др.

      Четвертый уровень: рабочие инструкции и указания по учету соответствующих операций и объектов непосредственно в организации, в которых на основе общеустановленных правил и принципов формируется учетная политика организации, свои подходы к раскрытию бухгалтерской информации в отчетах, представляемых заинтересованным пользователям.

      Остановимся более конкретно на документах всех уровней (например).

      Первый  уровень:

1. Гражданский кодекс Республики Беларусь 7 декабря 1998 г. № 218-З в редакции Закона Республики Беларусь от 16 июля 2010 г. № 172-З, в первой части которого законодательно закреплены важнейшие нормы ведения учета в организациях, в том числе наличие самостоятельного баланса у каждого юридического лица, обязательность утверждения годового бухгалтерского отчета, обязательные случаи составления аудиторского заключения, порядок регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др. [25].
2. Налоговый кодекс Республики Беларусь (общая часть) от 19 декабря 2002 г. № 166-З с изменениями и дополнениями от 15 октября 2010 г. № 174-З [32].
3. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть) 29 декабря 2009 г. № 71-З с изменения и дополнениями от 15 октября 2010 г. № 174-З [33].
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З в редакции Закона Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. № 114-З, в котором определены основные вопросы организации труда работников на предприятии, время труда и отдыха, и др. [45].
5. Указ Президента Республики Беларусь от 2 сентября 1996 г. № 346 «О некоторых мерах по развитию жилищного строительства на селе» в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 30 апреля 2010 г. № 212, в котором оговорены меры содействия при строительстве жилья сельскохозяйственными организациями для своих работников [46].
6. Указ Президента Республики Беларусь 29 июня 2000 г. № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 5 ноября 2010 г. № 571, в котором определены основные правила и требования, предъявляемые к расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями [47].
7. Декрет Президента Республики Беларусь от 30 июня 2000 г. № 15 «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» в редакции Декрета Президента Республики Беларусь от 28 января 2010 г. № 1 [26].