Учет расчетов с подотчетными лицами

    Д – т 71 К – т 52 – на сумму  валюты, выданной непосредственно с  валютного счета. Но данную ситуацию нельзя назвать распространенной. В принципе, возможна ситуация, при которой чек на получение наличной валюты обналичивается материально ответственным лицом либо производится перечисление валютных средств работнику, выехавшему в командировку за рубеж;

    Д – т 52 К – т 50 – на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированным работником;

    Д – т 52 К – т 71 – на сумму  остатка подотчетных сумм, не использованных командированными работниками организации. Причем предполагается, что валюту в банк сдает само подотчетное лицо (а не кассир организации). 

    2.4. Учет представительских  расходов. 

    Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

    Так, к представительским расходам относятся  расходы налогоплательщика на официальным прием, а также обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, в том числе (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортные расходы по обеспечению доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. [10].

    Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

    Включение представительских расходов в состав расходов организации возможно только при наличии первичных учетных документов. Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три этапа:

• первый - оформление подготовительных документов;
• второй - оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
• третий - оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.[24].

    На  первом этапе следует составить  смету представительских расходов на отчетный год. Данная смета может  утверждаться общим собранием участников (акционеров) организации либо руководителем  организации.

    Помимо  этого следует издать внутренние организационно-распорядительные документы (приказы руководителя организации), в которых необходимо отразить следующие вопросы:

• перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
• порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
• порядок расходования средств на представительские расходы;
• документальное оформление представительских расходов;
• порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
• нормирование отдельных видов представительских расходов.

    На  втором этапе организация проводит конкретное представительское мероприятие, при этом составляются следующие  документы:

• приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
• приказ о направлении приглашений на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонних организаций;
• программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения мероприятия, фамилий, имен, отчеств участников со стороны принимающей организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. На основании этих документов осуществляется выдача денег под отчет.

    На  третьем этапе лицо, ответственное  за проведение представительского мероприятия, оформляет и представляет в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведение мероприятия.

    К таким документам относятся:

• отчет о проведенной встрече (перечень рассматриваемых вопросов, достигнутые договоренности и т.д.);
• авансовый отчет, к которому необходимо приложить документы, подтверждающие фактически произведенные расходы.

    Расходы на представительские цели подтверждают следующие документы:

• счета предприятий общественного питания;
• товарные чеки;
• чеки ККТ;
• документы, подтверждающие оплату транспортных расходов;
• документы, подтверждающие оплату услуг переводчика;
• накладные, торгово-закупочные акты и т.п.

    В отчете о представительских расходах, составленном после проведения конкретных представительских мероприятий, должна отражаться следующая информация:

• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дата и место проведения;
• программа мероприятий;
• состав приглашенных делегаций;
• участники принимающей стороны;
• величина расходов на представительские цели. Отметим, что составление таких отчетов, конечно же, не является обязательным требованием, но их наличие застрахует вас от претензий со стороны налоговых органов.

    В силу п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском  учете" первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;

    б) дату составления документа;

    в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц. [22].

    Таким образом, первичные документы, подтверждающие произведенные представительские расходы, должны содержать все перечисленные выше необходимые реквизиты.

    В том случае, если произведенные представительские  расходы не могут быть подтверждены документально или на первичных  документах отсутствуют необходимые реквизиты, такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения. [9].

    Бухгалтерский учет представительских расходов достаточно сложен. Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

    Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести  к представительским, то к ним  применимы общие правила признания  затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99). [18].

    При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы  согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются  в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным  видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

    В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его  применению представительские расходы  отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д. [17].

    Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,  состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации. [8].

    Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

    В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода. [5, 10]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

    Эти расчеты позволяют увеличить  оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Если организация не имеет специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

    При возникновении производственной необходимости  в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей. Для этого также выдаются подотчетные суммы.

    В курсовой работе, посвященной изучению данной темы, особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские расходы, оформить бухгалтерские документы.

    Итак, в работе были освещены такие вопросы как:

• понятие подотчетных сумм;
• выдача и возврат подотчетных сумм;
• определены основные нормативно-правовые акты, согласно которым осуществляется регулирование расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации
• документальное оформление соответствующих операций;
• отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;
• право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные командировки, расходы на представительские цели.

    К сожалению, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.

    В целом, можно сделать вывод о  значительном влиянии организации  расчетов с подотчетными лицами на успешное функционирование предприятия  в целом, а также о необходимости подробного их изучения и совершенствования.