Совет безопасности

   Архивы  недостаточно собрать – не менее  важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью  документов. Причиной этого явились  не только стихийные бедствия, но и  очень часто безответственное, бездумное  отношение к документам, в том  числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди  граждан так же бытует мнение о  «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.

   Специалистам  решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности  документов. Система мер по организации  хранения включает в себя следующие  направления:

   1.  обеспечение физико-химической сохранности  документов;

   2.  создание материально-технической  базы хранения документов, включающей  здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности  хранения;

   3.  учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

   4.  копирование документов с целью  создания страхового фонда и  фонда пользования;

   5.  консервация документов. 

    

   2.Устройство, оборудование и эксплуатация  помещений архива

   Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими  пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены  от неблагоприятных условий, порчи  их физической основы и нанесенного  на них текста, а так же от хищений  и потерь по небрежности.

   Первым  требованием создания оптимальных  условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов  строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.

   В том случае, если здание архива сооружается  специально, его строительство и  эксплуатация должны осуществляться с  соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными  нормами проектирования зданий и  сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях  Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно  только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь  выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние  физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено  соответствие помещение вышеперечисленным  критериям, составляется акт, который  подписывают все члены экспертной комиссии8. 

   Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных  нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также  ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

   1.  помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным,  не отапливаемым, лишенным естественной  вентиляции;

   2.  поблизости от архивного помещения  не должно быть пожароопасных  объектов и организаций, применяющих  пожароопасную технологию;

   3.  поблизости от архивных помещений  не должно быть промышленных  объектов, загрязняющих воздух агрессивными  газами и пылью

   4.  архив нельзя размещать поблизости  от помещения, занятого службами  общественного питания, пищевыми  складами. Их обитатели – как  микроорганизмы, так и грызуны  могут употребить в пищу архивные  документы.

   Основные  площади здания отводятся под  хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната  для приема и разбора поступающих  дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты  для сотрудников; читальный зал  с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для  обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости  может быть установлена дезинфекционная  камера; комнаты для реставрации  и переплета документов и другое9.  

   Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

   1.  совмещение хранилищ и рабочих  помещений любого назначения  не допускается;

   2.  не допускается размещение хранилищ  в не отапливаемых, сырых, неприспособленных  помещениях, а также в помещениях  с печным отоплением;

   3.  помещение хранилищ должны иметь  удобные для эвакуации выходы  к лифтам и лестничным клеткам,  запасной выход;

   4.  внутренняя отделка помещений  хранилищ должна проводиться  с использованием материалов, не  собирающих пыль и не являющихся  источником пыли или агрессивных  химических веществ. Аналогичные  требования должны предъявляться  ко всем материалам, применяемым  при изготовлении оборудования  хранилищ и средств хранения документов;

   5.  в помещениях хранилищ не допускается  прокладка труб водоснабжения  и канализации, а также технологические  или бытовые вводы воды;

   6.  помещение должно быть как  пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

   7.  электропроводка в помещениях  хранилищ должна быть скрытой,  штепсельные розетки герметичными  или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

   8.  хранилища отделяются от соседних  помещений архива несгораемыми  стенами и перекрытиями с пределом  огнестойкости не менее 2 часов;

   9.  вывода пожарного водопровода  должны находиться на лестничных  клетках; 

   10.  размещение хранилищ в помещении  без окон допускается только  при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

   11.  лабораторные и производственные  помещения должны быть максимально  удалены от помещений хранилищ  и не иметь общих с ним  вентиляционных каналов10.

   Размещение  документов в хранилище связано  не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в  целях использования. Хранить документы  на полу, подоконнике и в не разобранных  кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические  стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных  документов – сейфы и металлические  шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

   Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок и связок – 35-40, расстояние между полками по высоте – 40 см; при  вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между  полками – 35 см.

   Если  помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования  площади целесообразно устанавливать  двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи. 

   Эффективная эксплуатация помещений зависит  от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилищах применяются откидные и  легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

   Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища.

   Эффективная эксплуатация помещений зависит  от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах.

   Если  хранилище предназначено непосредственно  для сохранения документов, то в  архиве желательно отвести помещения  для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей  и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал  для работы с документами различных  размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования12.

   В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В  плане должна быть предусмотрена  первоочередная эвакуация особо  ценных документов и дел постоянного  хранения.

   Не  только само здание (помещение), но и  средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности  документов. Параметры этой среды  определяются соблюдением режимов  хранения. 

     

   3.Режимы  хранения документов

   Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

   Существуют  следующие режимы хранения:

   1.  световой

   2.  температурно-влажностный

   3.  противопожарный;

   4.  охранный.

   Световой  режим

   Свет  несет с собой энергию, под  влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света  буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и  многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

   Естественное  освещение в хранилище допускается  только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.  

   Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

   Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м  от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей  должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться  световой режим, как в хранилищах14.

   Температурно-влажностный  режим

   Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для  документов температурно-влажностный  режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный  режим определяет микроклимат данного  помещения.