Организация пресс-конференции

Содержание

 

 

 

Введение

 

Актуальность  темы. Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

Пресс-конференции  – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации  связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

Пресс-конференции  целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

- проинформировать  свою общественность, о каком  либо важном и неординарном событии в своей жизни;

- продемонстрировать  достижения фирмы или ее новую  продукцию;

- представить  новую концепцию развития, вызывающую  массовый общественный интерес;

- решить спорные  вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

- наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами  проведения пресс-конференции в  подавляющем большинстве случаев  являются руководители и специалисты  различных структур, организации  и компании, а иногда работники  СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос.

Проведение  пресс-конференции в неформальной обстановке может дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в  отношения коллег и деловых партнеров. Основной плюс – это живое общение участников между собой. Нередко оно продолжается и после завершения мероприятия – например, на последующем банкете. Творческий подход и оригинальные идеи могут пригодиться и при организации конференций, выставок, когда важно не только общение между партнерами, презентация новой продукции. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному проведению переговоров и укреплению корпоративного духа. Немаловажную роль в этом играют и такие детали как подбор места проведения, цветовое и звуковое оформление, разработка дизайна сувениров и другой сопутствующей продукции.

Степень изученности. В работе были использованы труды авторов:  Алешиной И.В., Бортника Е.М., Никитаевой А.Ю., Варакуты С.А., Катлипа С.М., Кондратьева Э.В.,  Корнеева А.С., Кочетковой А.В., Филиппова В.Н., Скворцова А.Я., Макарова М.Л., Мирошниченко А.А., Почепцова Г., Чумикова А.Н., Шумовича А., Яковлева И.П.  

Цель работы: охарактеризовать проект организации и проведения пресс-конференции в системе медиапланирования.

Задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты  проведения пресс-конференции.

2. Изучить практические аспекты  планирования и проведения пресс-конференций.

 

1.  Организация  пресс-конференции

 

Пресс-конференция – это  встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую (цифры, имена, фамилии и т.д.), проблемную и комментирующую информацию. Организация пресс-конференции отнимает много времени и сил. От того, насколько удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет на пресс-конференцию и, конечно их реакция. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов. Организация пресс-конференций, конечно, не ограничивается арендой конференц-залов и требуемого технологического оборудования. Прежде всего, нужно четко представлять, каким средствам массовой информации будет интересно и удобно присутствовать на пресс-конференции. Следует также подготовить пресс-релиз и разослать с приглашениями в выбранные СМИ. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов¹.

Анализ Российского рынка  PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как "разогревающая" информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

Когда есть время для "разгона", первый анонс стоит дать за неделю, дубль – за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее, чем  за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ (в соответствии с составленным списком). Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ².

Аренда зала для пресс-конференции  – одна из важнейших задач, которая  стоит перед организаторами при  планировании подобного мероприятия. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

Аренда зала для пресс-конференции  в пресс-центре, словом, решает большинство  задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед организаторами подобного мероприятия. Сотрудники группы по работе со СМИ в случае необходимости помогут и ответят на возникшие вопросы, касающиеся правил проведения пресс-конференции, подготовки и размещения пресс-релизов.

До начала пресс-конференции необходимо подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не исключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроенных изданий.

Представителям ежедневных изданий  приглашения для участия в  пресс-конференции рекомендуется  высылать примерно за неделю до ее проведения, с тем, чтобы у них было несколько  дней для планирования собственной работы и подготовки к мероприятию. Если в работе пресс-конференции предполагается участие журналистов из ежемесячных и ежеквартальных изданий, то сроки рассылки приглашений должны быть скорректированы соответствующим образом³.

В самом приглашении следует указать:

- место, день и время проведения  пресс-конференции, ее примерную  продолжительность;

- общую тематику пресс-конференции  и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

- фамилии и должности основных  участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется  слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы  не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию⁴.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпадал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

Руководители СМИ ежедневно получают большое количество приглашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конференцию. Некоторые приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.

Функции группы:

- поприветствовать пришедшего;

- попросить его представиться  и сделать отметку о явке  в заранее подготовленном списке  приглашенных;

- выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

- представить (при необходимости)  директору предприятия или ответственному  за проведение пресс-конференции;

- указать дорогу или даже  проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно для  оценки действенности пресс-конференции  по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в других СМИ⁵.

Каждому участнику пресс-конференции  желательно предоставить минеральную  воду, стакан, бумагу и ручку для  записей. Ньюсмейкеры появляются после, того как основная часть представителей СМИ займет свои места.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания  будущих материалов. Такой набор  может включать в себя:

- Пресс-релиз;

- Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

- Копии речей, произнесенных  на пресс-конференции;

- Буклет о компании или о  спонсоре события;

- Фотографии.

Все это укладывается в специальную  папку с двумя кармашками. Можно  ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков – визитная карточка. Основной элемент такого комплекта – буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Можно положить также, если есть, копии предыдущих статей об организации. Это поможет сделать журналистам расширенный материал⁶.

Необходимо продумать продолжительность  вступительной речи модератора (ведущего), последовательность выступлений участников, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно постараться сделать так, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались.

Президиум не должен быть перегружен. Необходимо четкое разделение ролей  среди участников пресс-конференции на модератора (ведущего) и ньюсмейкера⁷.

 

2.  Мероприятия  медиапланирования, направленные  на установление отношений

 

Пресс-конференция представляет собой  заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе. По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди  редакции СМИ. Целенаправленная встреча  с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей (в развитии, в связи с другими событиями)⁸.

Всесторонние комментарии предлагаемой информации представители СМИ получают, во-первых, за счет приглашения признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, благодаря самому регламенту пресс-конференции, предусматривающему уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Самым сложным  и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия является формирование информационного повода. Это творческий процесс, требующий креативных решений.

Информационный  повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.

Грамотный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

- владеть текущей  общественной, политической и экономической  ситуацией;

- определить  возможные риски и критические  моменты;

- исходя из  всего этого определить тему мероприятия⁹.

В некоторых случаях  выбора нет, поскольку заявление  должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность  выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, например вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т. д. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, так как последующие заявления, разъяснения организаторов уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации¹⁰.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.).