Работа пресс-служб органов государственной власти муниципального и краевого уровня

В восьмом форуме приняли участие 100 вузов, а в девятом уже 147. Количество участников и партнеров в 2011-ом и 2012-ом годах отличалось, на девятом форуме организаторы приняли больше участников.

Данные о  поддержке мероприятия в 2011-2012-ых годах отражены в таблице 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1

	MPRW 2011	MPRW 2012
Организационная поддержка	Российская ассоциация по связям с общественностью (РАССО); Ассоциация компаний консультантов в области связей с общественностью (АКОС); Российское  отделение Международной ассоциации бизнес коммуникаторов IABC (International Association of Business Communicators) Российская  ассоциация электронных коммуникаций (РАЭК) Чайно-кофейная компания «ОРИМИ ТРЭЙД»	Российская ассоциация по связям с общественностью (РАССО); Ассоциация компаний консультантов в области связей с общественностью (АКОС); Российское  отделение Международной ассоциации бизнес коммуникаторов IABC (International Association of Business Communicators) Российская  ассоциация электронных коммуникаций (РАЭК) Чайно-кофейная компания «ОРИМИ ТРЭЙД»
Генеральный партнер	ОАО «МегаФон»	ОАО «МегаФон»
Официальные партнеры	ОАО «Газпромбанк»; Коммуникационное  агентство 3,14R; «Кока-Кола ЭйчБиСи  Евразия»; Компания «ABBYY»; MPRW 2011	«Кока-Кола ЭйчБиСи  Евразия»; Коммуникационное агентство 3,14R; Коммуникационная группа  «Гуров и партнеры»; Компания «ABBYY»; MPRW 2012
	Компания AVON.	Компания L’OREAL; Издательство  «Альпина паблишер»; Портал SuperJob
Генеральный информационный партнер Форума	Газета «Акция»	«Риановости»
Официальные информационные партнеры	Профессиональный  журнал «Советник»; Журнал «Justmarketing»; Журнал «Пресс-служба»; Социальная  сеть ROCID; Журнал «Интернет  в цифрах»	Газета «Акция»; Профессиональный  журнал «Советник»; Журнал «Пресс-служба»; Школа интернет-маркетинга «Нетология»

 

В целом, картина по двум годам изменилась незначительно. Дирекция форума считает, что проблеме поиска спонсоров было уделено недостаточно внимания. Как известно, форум – некоммерческая структура, а это значит, что поиск и привлечение партнеров мероприятия является неотъемлемой частью его организации. Привлечение новых партнеров должно стать первостепенной задачей организаторов.

Организационный комитет преследует цель как можно шире показать студентам российский коммуникационный рынок изнутри. Для этого организуются экскурсии в ведущие рекламные и PR-агентства, департаменты по связям с общественностью крупных компаний, госструктур, некоммерческих организаций и средств массовой информации. В течение восьмого коммуникационного форума участников мероприятия принимали 46 ведущих российских коммуникационных и консалтинговых компаний. В следующем же году число компаний возросло до 70. В лучшую сторону изменились не только количественные показатели, но и качественные.

В форуме MPRW2012 приняли участие такие компании как SPN Ogilvy, Никколо М,Grayling, Ernst & Young, RedKeds, аэропорт Внуково, WWF, Edelman Imagleland и многие другие, а так же телеканалы «Дождь», «2х2» и Mtv.

В таблице № 2 сведены количественные данные по двум форумам.

 

Таблица 2

Количество:	Форум MPRW2011	Форум MPRW2012
Официальных партнеров	7	8
Спикеров	43	50
Компаний принявших студентов на экскурсии	46	70
Мест на экскурсии	750	1089
Вузов	100	147
Зарегистрировавшихся участников	1014	1250
Участников, посетивших форум	350	550

 

В рамках Форума MoscowPRWeek из года в год проходит ряд  мероприятий, каждое из которых преследует свою цель:

• Проведение мастер-классов ведущими специалистами PR способствует расширению кругозора студентов в сфере PR, получению знаний от профессионалов-практиков и появлению возможности заведения деловых знакомств в коммуникационном бизнесе;
• Участие в коммуникационных тренингах дает возможность задействовать весь личный опыт участников, который помогает им приобретать новые знания и в то же время корректировать отрицательные реакции группы; все знания тесно взаимодействуют с практикой, а значит, усваиваются без особых усилий;
• Студенческая научно-практическая конференция позволяет обменяться научными результатами и исследовательским опытом, а также стимулирует студентов дополнительно изучать вопросы развития коммуникаций в сфере PR;
• Всероссийская открытая студенческая олимпиада по связям с общественностью открывает возможность для студентов применить свои теоретические знания на практике, а также наглядно продемонстрировать уровень подготовки специалистов в том или ином вузе;
• Экскурсии в ведущие российские коммуникационные и консалтинговые компании, рекламные и PR-агентства, департаменты по связям с общественностью крупные компании, госструктуры, некоммерческие организации и средства массовой информации помогают участникам форума как можно шире показать студентам российский коммуникационный рынок изнутри;
• Конкурс рекламных видеороликов развивает творческие способности и позволяет выразить свою жизненную позицию, либо привлекает внимание к определенной проблеме.

Теперь разберем вечернюю программу форума. Это вечер знакомств, на котором участники могут завести друзей, обменяться контактами, ближе познакомится и расслабиться после первого долгого дня форума. Такая программа проводится один раз по ряду причин. Во-первых, по девятилетнему опыту организаторов, на второй день приходит мало участников, следовательно, тратить время и средства на организацию второго вечернего мероприятия нецелесообразно. Во-вторых, свободных средств на организацию второго вечернего мероприятия не хватает. Но в этом году Дирекции форума удалось договориться с руководством коммуникационной группой «MadMedia » о помощи в проведении вечернего мероприятия. Торжественную часть вечерней программы вел ди-джей Русского Радио Вадим Воронов.

Также в 2012 году была организованна вечерняя экскурсия по Москве с дирекцией форума, которую провел Антон Москаленков - президент форума.

Среди новых мероприятий в рамках форума можно выделить следующие:

• MosQwest – это приключенческая игра, от английского слова quest — поиски. Игрокам предлагался определенный маршрут по Москве, для продвижения по которому нужно было решать определенные задачи, связанные с PR-деятельностью. Победители были награждены кубком.
• В рамках Квеста проводился еще один конкурс – «PR-охота». Это конкурс фотографий. Команда, сделавшая самый привлекательный снимок, получила кубок за победу в этом конкурсе.
• Деловая игра – это еще одно нововведения форума MPRW2012 .

Игра представляла собой смоделированную игровую ситуацию тендера, в рамках которой команды (для проекта - пиар-агентства) боролись за право проведения пиар-кампании одного из продуктов компании.

Игра состояла из 2х туров: презентации компании и разработки PR- кампании командами. Бриф для проведения пиар-кампании команды получали на 1 туре конкурса от компании-заказчика.

3.2. Участие пресс-служб органов государственной власти в работу Красноярского экономического форума

 

Подготавливая любое мероприятие, организаторы действуют по определенному алгоритму. В подготовке этапов к девятому молодежному коммуникационному форуму MoscowPRWeek2012 дирекция соблюдала определенную последовательность действий. Можно обозначить разное количество этапов в подготовке: выделить большие блоки или разделить всю работу на небольшие разделы. Несмотря на это, самым важным и всегда первым этапом в подготовке любого мероприятия, в том числе и форума MPRW2012, стоит определение целей.

1 этап. Определение целей и формата мероприятия

Постановка целей - первое, с чего начала дирекция форума. Так как данный проект проходил уже в девятый раз, то ответить на вопрос, что конкретно организаторы хотели добиться проведением этого мероприятия, довольно просто. Форум создавался девять лет назад по инициативе Российской ассоциации связей с общественностью с целью привлечения большего количества студентов в ряды студенческого отделения РАССО, а также для подготовки грамотного специалиста. В свою очередь Российская ассоциация студентов по связям с общественностью (РАССО) ставит перед собой задачу преодолеть негативные тенденции в профессиональной среде, дополняя и расширяя возможности российской системы PR-образования.

Задачи РАССО:

• повышение профессиональной подготовки членов Ассоциации;

• защита их профессиональных интересов;

• развитие профессиональных отношений между членами Ассоциации и ведущими PR-практиками;

• развитие международных контактов с аналогичными зарубежными организациями;

• создание благоприятных условий для трудоустройства после окончания учебы³².

Таким образом, форум MoscowPRWeek был создан для решения задач, стоящих перед студенческой ассоциацией.

Вопрос целевой аудитории  тоже остается абсолютно понятным и  прозрачным. Мероприятие проводится для студентов гуманитарных факультетов, увлеченных сферой PR, активных, думающих. В 2012 году было принято решение включить в целевую аудиторию студентов и других специальностей.

Формат мероприятия  остается традиционным – s2s. Организацией форума, наполнением программы, определением концепции того или иного мероприятия занимаются сами студенты. В подготовке и проведении Форума принимают участие представители как МГИМО, так и других вузов из разных регионов страны. Важно отметить, что студенты Сибирского государственного аэрокосмического университета на протяжении многих лет входят в состав организационного комитета.

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности³³.

2 этап. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, необходимо найти исполнителя. Исполнителем может выступить агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности).

Исходя из формата мероприятия и того факта, что форум является некоммерческой организацией, воспользоваться услугами агентства было бы нецелесообразно.

Но в этом году был  изменен подход к поиску сотрудников. Из года в год директора форума сталкиваются с одной и той же проблемой – студенты МГИМО неактивны, слабо принимают участие в организации. На этот раз организаторы предоставили возможность создания собственного мини- мероприятия в рамках MPRW, что вызвало интерес и вылилось в проект «Деловая игра».

Воспользовавшись современным  коммуникационным средством - социальными сетями, нам удалось набрать сотрудников из других вузов и регионов. В 2012 году оргкомитет представляли:

Президент форума: Антон  Москаенков (г. Москва)

Директора форума: Марина Ионина (г. Красноярск)

Алена Губанова (г. Москва)

Координаторы форума: Татьяна Деменишина (г. Красноярск)

Мария Мишукова (г. Новосибирск)

Юлия Боднер (г. Одесса)

Юлия Махова (г. Санкт-Петербург)

3 этап. Поиск площадки

После того, как дирекция форума определилась с формой мероприятия, нужно было выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, с помощью которых можно не только подкорректировать, но даже изменить формат мероприятия.

Площадкой для MoscowPRWeek вот уже девять лет служит университет МГИМО. Она является престижной и отвечает всем требованиям форума.

Но есть и некоторые недостатки, например, сложная система охраны. Участники коммуникационного форума MoscowPRWeek могли пройти только при наличии специального пропуска, который был подготовлен организационным комитетом, и паспорта, также все участники были занесены в специальную электронную базу вуза. Но главный недостаток такой системы, если рассматривать пропускной режим через призму мероприятия, состоял в доставке сувенирной продукции, полиграфии, подарков и многого другого, что было невероятно трудно и отняло много времени.

Еще одним недостатком  площадки является расположение кабинетов. , В связи с тем, что здание периодически перестраивается, их нумерация запутана. Про МГИМО даже ходит анекдот: университет часто сравнивают с лабиринтом Минотавра.

Поэтому были рассмотрены и другие варианты. Велись переговоры с ректоратом Международного Университета (МУМ), но, к сожалению, помещения университета не отвечали требованиям Форума. Хорошей альтернативной площадкой мог бы быть Международный государственный университет (МГУ), но по техническим причинам и от этой площадки пришлось отказаться.

 

4 этап. Детальное планирование мероприятия

 

Теперь, когда известны базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, необходимо составить его детальный план. Безусловно, чем масштабнее мероприятие, тем более тщательно составляются планы и тем больше конкретных документов приходится делать.