Регламент по работе с дебиторами

     Копия претензии с отметкой о получении  направляется лицом, вручившим претензию, юрисконсульту лично либо в отсканированном виде по электронной почте, затем – почтой в тот же день, когда претензия была доставлена контрагенту.

     8.8. Сроки, указанные в п. 8.8. могут быть продлены на время получения необходимых документов.

     Лицами, ответственными за сбор и передачу документов юрисконсульту являются: сотрудники Отделов учета и выписки, склада, супервайзеры и торговые агенты. Срок предоставления необходимых документов составляет 2 (два) рабочих дня с момента поступления запроса. За несоблюдение сроков, установленных настоящим пунктом на виновных лиц налагается штраф в размере 5 долларов США.

     Установление  вины ответственного лица и принятие решения о наложении штрафа осуществляется коммерческим директором по запросу юрисконсульта.

     9.1. Начальники региональных отделов продаж, супервайзеры, торговые агенты имеют право сделать досрочное (вне Еженедельного списка №1) письменное мотивированное обоснование юрисконсульту о необходимости направления претензии или взыскания долга в судебном порядке в отношении отдельных контрагентов, в следующих случаях:

     - отказ дебитора от долга;

     - отказ дебитора от расчётов с иными поставщиками;

     - информация о финансовых трудностях дебитора;

     - и иные подобные случаи.

     10. Начальники региональных отделов продаж, супервайзеры, а также подчиненные им торговые агенты в течение пяти дней после направления юрисконсультом претензии должнику, проводят с ним устные переговоры (по телефону или с выездом), чтобы убедить его в необходимости срочного расчета (исполнения своих обязательств).

     Отчет о проведенных переговорах указанные лица в течение двух дней с момента переговоров/посещения предоставляют супервайзерам, которые указанные отчеты в систематизированном виде направляют по электронной почте юрисконсульту с копиями финансовому и коммерческому директорам.

     11. Юрисконсульт каждую пятницу направляет коммерческому директору отчет о направленных претензиях, поданных исковых заявлениях, возбужденных исполнительных производствах. Несвоевременное предоставление отчета влечет наложение устного (первый раз) или материального (повторно) взыскания в размере 5 (пяти) $ в эквиваленте.

     12. В отношении контрагентов, у которых имелась просроченная задолженность, погашенная ими со значительным превышением сроков, установленных договором, работа с которыми прекращена ООО «Рога и копыта» и не осуществляется в течение последних трех месяцев подряд, юрисконсультом по представлению супервайзеров с подтверждением коммерческого и финансового директоров, осуществляется процедура взыскания штрафных санкций в судебном порядке за последний 3-х летний период работы. Первоочередным критерием для подачи документов в суд является сумма штрафных санкций. Размер минимальной суммы штрафных санкций для взыскания определяется юрисконсультом по согласованию с финансовым и коммерческим директорами. 

     Работа  с должниками, к  которым предъявлены  судебные иски о взыскании  задолженности.

     13.1. В день направления искового заявления в суд, а также непосредственно перед каждым судебным заседанием юрисконсульт проверяет сумму задолженности ответчика.

     13.2. Подписание любого мирового соглашения, отказа от иска, ходатайства об уменьшении (отказ от пени, предусмотренной договором, процентов за пользование чужими денежными средствами, либо уменьшение их размера) исковых требований, возможно, только после согласования условий их подписания с финансовым директором (в случае его отсутствия – с коммерческим.)

     Решение об отказе от штрафных санкций на сумму  до 100 000 юрисконсульт вправе принять самостоятельно.

     Решение об уменьшении исковых требований, отказе от иска, заключении мирового соглашения при сумме свыше 1 000 000 рублей принимается только после согласования условий их подписания с финансовым директором.

     13.3. По результатам судебного процесса юрист в течение одного рабочего дня с момента получения соответствующих документов предоставляют бухгалтеру по расчетам: копию решения/приказа суда; копию определения об утверждения мирового соглашения; копию определения о прекращении производства по делу – старая редакция (все хранится у меня, передается только судебный приказ).

     13.3. По результатам судебного процесса юрисконсульт в течение 2 рабочих дней с момента получения соответствующих документов предоставляет бухгалтеру судебный приказ, для выставления платежного требования к расчетному счету должника – новая редакция.

     13.4. В отношении должника, по которому возбуждено исполнительное производство, супервайзеры обязаны в течение трех рабочих дней с момента получения запроса об этом от юрисконсульта, лично посетить и (или) провести переговоры с соответствующим судебным исполнителем с целью получения информации о ходе исполнительного производства, в том числе о продаже имущества должника, снятии наличных денежных средств, и т.п.; а также - предоставить информацию (при ее наличии), которая позволит судебному исполнителю наиболее оперативно закрыть долг.

     13.5. Отчет о переговорах/посещении судебного исполнителя не позднее 2-х дней с момента переговоров/посещения направляется юрисконсульту, а также коммерческому и финансовому директорам по электронной почте.

     13.7. При нахождении лицами, указанными в пункте 13.4. Регламента, имущества должника, в отношении которого возбуждено исполнительное производство, и информация о котором отсутствовала у судебного исполнителя, им выплачивается вознаграждение в размере двух процентов (от оценочной стоимости имущества переданного в собственность ООО «Рога и копыта» либо от суммы его реализации поступившей на счет ООО «Рога и копыта»).

     13.8. В отношении должника, по которому открыта процедура банкротства/ликвидационное производство, супервайзеры либо торговые агенты обязаны в течение трех рабочих дней с момента получения запроса об этом от юрисконсульта, посетить управляющего по делу о банкротстве/председателя ликвидационной комиссии, а также присутствовать на собраниях кредиторов должника по поручению юрисконсульта - с целью получения информации о выявлении дебиторской и кредиторской задолженности дебитора, о ходе и итогах реализации его имущества, планируемых датах завершения процедуры банкротства/ликвидации, перспективах закрытия долга.

     На  супервайзеров и торговых агентов распространяются обязанности, указанные в пп.13.4.-13.5 настоящего Регламента.

     13.9. Информация об открытии в отношении должника процедуры банкротства/ликвидационного производства с указанием Ф.И.О., контактного номера телефона управляющего по делу о банкротстве/председателя ликвидационной комиссии предоставляется юрисконсультом супервайзерам либо торговым агентам.

     14.1. После получения судебного приказа юрисконсульт обязан в течение 2 (двух) рабочих дней передать данный документ бухгалтеру для выставления платежного требования к расчетному счету должника.

     Срок  нахождения платежного требования в  картотеке должника определяется юрисконсультом по согласованию с финансовым директором.

     14.2. В случае, если сумма задолженности должника не была взыскана на основании платежного требования в установленный срок, бухгалтер по запросу юрисконсульта в течение 2 (двух) рабочих дней направляет в банк заявление  на отзыв платежного требования и судебного приказа.

     14.3. После возвращения платежного требования и судебного приказа из банка, юрисконсульт в срок не позднее  3 (трех) рабочих дней с момента их получения составляет пакет документов и направляет его в суд для возбуждения исполнительного производства.