Анализ работы архива

Анализ  работы архива. 

Статус  архива.

Архив данной организации (Департамента образования) является  структурным подразделением муниципального органа, т.е. муниципальный архив, так как он входит в состав Департамента.

Нормативно-правовая основа.

Нормативно-правовую основу архива составляют документы такие как:

1. ФЗ от 22.10.04 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.08) "Об архивном деле в РФ" (принят ГД ФС РФ 01.10.04);
2. Постановление Правительства РФ от 17.06.04 N 290 (ред. от 15.06.10) "О Федеральном архивном агентстве";
3. Постановление ГД ФС РФ от 22.05.2003 N 4052-III ГД "О проекте ФЗ N 97700196-2 "О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации "Об АФ РФ и архивах";
4. Постановление Правительства РФ от 22.07.2003 № 449 «О внесении изменении Положения о Федеральной архивной службе России»
5. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059);

Или:

1. ФЗ от 22.10.04 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.08) "Об архивном деле в РФ" (принят ГД ФС РФ 01.10.04);
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М. 2010 г.;
3. Основные правила работы архивов организации М.2002.;
4. Регламент делопроизводства в мэрии г.о. Тольятти (утвержден Постановлением мэра от 25.08.2008 « 2166-1/П «О внесении изменений в постановление  мэра от 14.07.2008 № 1726-1/П»);
5. Инструкция по делопроизводству в мэрии г.о. Тольятти (утверждена распоряжением мэра от24.09.2007 № 6408-1/р, распоряжением мэра от 08.04.2008 № 1917-1/р).

Структура архива. 
 

Или:

• Отдел хранения документов временного хранения;
• Отдел хранения документов по личному составу;
• Отдел хранения документов по личному составу учреждений предшественников;
• Отдел хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений, посредственно подчиненных Департаменту образования Тольятти;
• Отдел хранения справочного аппарата (описи, картотеки).

Направление работы.

Основными задачами архива являются:

1. Комплектование архива документами;
2. Обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
3. Организация практической работы, связанной с использованием  документов, хранящихся в архиве;
4. Подготовка и своевременная передача документов АФ РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
5. Контроль  над правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение (совместно с ЭК).

В соответствии с выполняемыми задачами, архив осуществляет следующие функции:

1. Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит, образовавшиеся в деятельности Департамента образования документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
2. Организует совместно с ЭК работу по подготовке описей заверенных делопроизводством документов временного хранения ми по личному составу.
3. Составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК Управления государственной архивной службы Самарской области;
4. Обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, соблюдение должного порядка и чистоты в хранилище;
5. Создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
6. Организует использование хранящихся в архиве документов:

• Информирует руководство т работников организации о составе и содержании документов архива;

• Выдает в установленном порядке  хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;
• Исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, с соблюдением действующих правил выдает архивные справки, копии документов и выписки из них;
• Ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль над своевременным их возвращением в хранилище.
7. Проводит ЭЦД, которые хранятся в архиве,  своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, участвует в работе ЭК организации;
8. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив, оказывает методическую помощь службе делопроизводства Департамента образования  в составлении номенклатуры дел;
9. В установленные сроки передает в государственный архив документальные материалы, подлежащие государственному хранению;
10. Ежегодно высылать в Управление по делам архивов мэрии г.о. Тольятти отчет об изменениях в состав и объеме фондов архива Департамента образования, предоставляет паспорт архива организации, который хранит управленческую документацию для централизованного учета документов АФ РФ.

Состав  документов архива.

В архив  Департамента образования г.о. Тольятти передаются такие документы как:

• Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности Департамента Образования и его структурных подразделений;
• Дела временного хранения срока хранения;
• Документы по личному составу (лицевые счета, тарификационные списки, приказы по личному составу);
• Документы по личному составу учреждений предшественников;
• Документы по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Департаменту образования;

Сроки хранения:

• Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в итоге деятельности Департамента – постоянного срока хранения;
• Дела временного срока хранения – свыше 10 лет;
• Лицевые счета – 5 лет;
• Тарификационные списки- 25 лет;
• Приказы по личному составу – 75 лет.
• Документы по личному составу учреждений предшественников – 75 лет.
• Документы по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Департаменту образования – 75 лет.

Направление использования документов.