Анализ Фхд

На сегодняшний  день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация  бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во–первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее  важны, чем материальные. Во–вторых, утеря информации или ее попадание  в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Но прежде чем  принимать решение об автоматизации  делопроизводства, необходимо правильно  понимать терминологию. Иногда для  сугубо делопроизводственных задач  обращаются к совершенно не предназначенным  для этого решениям. Поэтому необходимо остановиться на определении ключевых понятий.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)–  деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Выделяют три  основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

• входящие документы, поступившие из внешних организаций;

• исходящие документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

• внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.

Входящие документы  подвергаются следующим операциям:

• экспедиционной обработке;

• регистрации;

• рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

• ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

• контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

• отслеживанию хода исполнения;

• составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

• снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры  обработки исходящих документов:

• разработка проекта документа в структурном подразделении;

• согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

• утверждение документа руководством;

• регистрация документа;

• экспедиционная обработка документа.

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют  следующие операции:

• подготовка проекта внутреннего документа;

• обеспечение согласования документа;

• утверждение;

• регистрация;

• рассылка по подразделениям;

• контроль исполнения документа.

Цели автоматизации  делопроизводства всех организаций, вне зависимости от их организационно–правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

а) повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;

б) объединение  в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений  организации, включая территориально отдаленные;

в) обеспечение  оперативного и в то же время разграниченного  доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

г) снижение трудовых и временных затрат и накладных  расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

д) заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения  задач автоматизации делопроизводства организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1) Подготовка  и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать  форму документов.

2) Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3) Организация  контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии  исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения  документов в подразделениях организации  с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4) Организация  хранения документов, поисковая  система по документам. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости  определения уровня автоматизации  делопроизводства применительно к  каждой конкретной организации, следует  определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации делопроизводства:

• всю организацию, включая ее территориально удаленные  подразделения;

• головной офис организации целиком;

• ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба делопроизводства + бухгалтерия  и др.);

• структуры, отвечающие за организацию делопроизводства (управление делами, служба делопроизводства, секретариат, канцелярия и т.п.);

• специальные  структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.).

Определив необходимый  уровень автоматизации, организация  подбирает систему, которая удовлетворяла  бы потребностям организации в автоматизации.

Под системой автоматизации  понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения  задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган  государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая  другая организация. Важно, чтобы в данной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач.

Выбирая систему  автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

• автоматизация делопроизводства;

• автоматизация документооборота.

Системы автоматизации  делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно–распорядительных  документов, учета выданных резолюций  и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться  не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно–контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы  на работу с электронными документами, их движением по организации или  между организациями, что практически  вытекает из самого словосочетания "электронный  документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всем жизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга.

Сегодня можно  выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с  документами:

• разработка оригинальной системы автоматизации;

• инсталляция типовой системы автоматизации;

• настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системы автоматизации работы с документами подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой  системы автоматизации работы с  документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании – производители  систем автоматизации делопроизводства – разрабатывают типовые программные  продукты, которые с минимальной  адаптацией можно использовать в  различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с  документами является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны – такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

В идеале, система  должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес–процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы  управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов).

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, – это возможности масштабирования  программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в  системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, – возможность работы с документами  за несколько лет. В некоторых  программах ежегодно документы за прошедший  год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой – может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2–3–месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы  программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог  сам осуществлять некоторые настройки  системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и  действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как  организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи  и шифрования, интеграция с антивирусными  пакетами.

Не последнюю  роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и  средства разработки. Чем распространен СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами.

Еще один вопрос, который должен учитываться при  подготовке технического задания, –  это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так  называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто  и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.