Анализ Фхд

Отдельная работа – это определение порядка  доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

• сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

• сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

• сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

• сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что  режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf.

При выборе программы  важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и  недорогую программу, организации  сталкивались с тем, что фирма, разработавшая  программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической  поддержки. Кроме того, далеко не все  разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может  выпустить программу автоматизации  делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы  следует учитывать также и  распространенность программы, сложившуюся  репутацию компании–разработчика, широкий круг пользователей, время  существования на рынке.

Любая более или  менее сложная корпоративная  система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении  требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При  закупке любой программы как  минимум необходимо предусмотреть  обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть  обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость  обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно  в течение года с момента покупки  программы. Некоторые производители  позволяют даже спустя несколько  лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость.

В настоящий момент потребителей программных продуктов  трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять  продукт с функционалом больше, чем  у конкурента и лучше ориентированным  на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена–качество.

Рассмотрим известные  автоматизированные системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1.

Примеры систем автоматизации делопроизводства

 

Наименование  системы иорганизации-разработчика	Основные функции  системы
1	2
«ДЕЛО» (электронный документооборот) ООО «Электронные офисные системы»	Регистрация в  автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов Сканирование  и распознавание бумажных документов Прикрепление  к регистрационной карточке электронного образа документа Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов Обеспечение доступа  должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции Рассылка электронных  документов и поручений по ним  по сети Полнотекстовый  и атрибутивный поиск электронных  документов Отправка по электронной  почте электронных исходящих  документов Архивное хранение электронных документов организации
«БОСС–Референт» Компания АйТи	Автоматизация процессов  создания, обработки, хранения, регистрации  документов, быстрый поиск нужных документов Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов Передача визированных документовна ознакомление и исполнение Создание и  хранение шаблонов стандартныхдокументов Создание поручений  с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение  о просроченном или исполненном  поручении Согласование  документов с возможностью делегирования  полномочий и оповещения о принятом решении
«Делопроизводство»  Компания «ИнтерТраст»	Регистрация и  поиск входящих, исходящихи внутренних документов Контроль исполнения документов и поручений Ведение архива официальных  документов Ведение различных  библиотек рабочих документов Управление доступом Формирование  повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям Оформление протоколов Выдача поручений  по протоколам и контрольих исполнения Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование Контроль исполнения ОРД Сканирование  и распознавание ОРД Ведение картотеки Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам
«Документооборот» — программный модуль корпоративной  системы «Флагман» Компания «ИНФОСОФТ»	Разработка экранных форм ввода реквизитов документов Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов Автоматический  расчет реквизитов документов по заданным формулам Разработка макетов  печати документов Определение этапов обработки и операций по документам Ведение истории  исполнения документов Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах Автоматическое  создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой  схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе  документа Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов Поиск документов по их реквизитам
Электронная канцелярия («Золушка») НТЦ ИРМ	Регистрация корреспонденции  в регистрационно-контрольной карточке Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию Выдача поручений  и напоминаний о сроках исполнения документов Контроль исполнительской  дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров Организация доступа  к электронным копиям документов Автоматическое  формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные  и сопроводительные документы, переписка  «во исполнение» Возможность разделения прав доступа по подразделениям и  исполнителям Автоматическая  отправка поручения и напоминаний  по электронной почте Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том  числе ведущих самостоятельную  переписку Формирование  истории движения документов

 

Проиллюстрируем пример комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2.

 

Таблица 2.

Отличия традиционной технологии обработки  документов от автоматизированной технологии.

Традиционная  технология	Технология системы  «ДЕЛО»
Ручной прием  документов, поступивших по электронным  каналам (факс, телеграф, электронная  почта)	Автоматизированный  прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	Автоматическая  печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Размножение документов и карточек, транспортировка и  передача их исполнителям	Автоматическая  рассылка необходимого числа электронных  версий документов и карточек по компьютерной сети
Ручная, часто  необязательная, регистрация факта  передачи документов и резолюций  должностному лицу	Автоматическая  регистрация фактов пересылки и  получения документов и резолюций  по компьютерной сети
Многократная  регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	Однократная первичная  регистрация документа в любом  подразделении и последующее  автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных  картотеках подразделений
Ручной поиск  документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	Автоматический  поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей
Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения	Автоматизация функций  оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной  почты

 

 

Таким образом, несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

Системы автоматизации  делопроизводства охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным предприятием.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы/ А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. -2-е изд., перераб. и доп.. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 624с.
2. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. Г.А.  Титаренко. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
3. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник / Под ред. проф. В.В. Трофимова. – М.: Высшее образование, 2009. – 480с.
4. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. Издание 4-е, перераб. и доп. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2005г.
5. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд.2-е, доп. и перераб. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003г.
6. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. - 3-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2006г.
7. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003г.
8. Глухов В. В Менеджмент: Учебник для вузов.3-е изд. - СПб.: Питер, 2007г.
9. Менеджмент / Автор - составитель Г.Б. Казначевская - Ростов н/Д: "Феникс", 2000г
10. Основы менеджмента: учеб. пособие для студентов эконом. специальностей учреждений, обеспечивающих получение высш. образования/В.Ф. Володько. - Минск: Адукацыя и выхаванне, 2006г.