Коммуникации в управлении организацией

      Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи шумом называют, то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования информации.

      Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать установление информационного обмена.

      Выше было указанно, что целью коммуникации является обеспечение понимания информации. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. Особое внимание остановим на проблемах, связанных с использованием слов в качестве символов.

      Поскольку слова могут иметь разные значение для разных людей, то, что некто намеривается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации[17, с. 272]. Символ не имеет неповторимого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку, каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

      Хотя вербальные символы - основное наше средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщения. Невербальная передача может усиливать или изменять смысл слов.

      Эффективный коммуникационный процесс возможен, когда одинаково точен, отправляя и принимая сообщение. Необходимо уметь слушать. Наша система образования подчеркивает важность чтения, письма и умения общаться с числами, при этом почти не уделяется внимания развитию умения слушать. 

      1.3 Структура коммуникаций 

      Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами.

      Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами[2, с. 36]. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

      Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей (рис. 2.).

      Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

      Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

      Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными.

      Сеть этих связей создает реальную структуру организации.

      Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

      Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же численности.

      В сетях типа “кружок” члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними.

      В сетях типа “колесо” представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре “колеса”, имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы:

      он получает больше посланий,

      чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции,

      больше оказывает социальное влияние на других членов группы,

      обычно несет большую ответственность за передачу информации,

      от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

      Аналогичная картина наблюдается в сетях типа “Y”. Такие сети называются централизованными и могут быть эффективными, если решаются простые проблемы.

      Другой тип властной иерархии представляют сети типа “цепочки”, в которых появляются горизонтальные связи - элемент децентрализации.

      ”Всеканальные” сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

      Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что скрытие или централизация информации поддерживает властные отношения[7, с. 112].

      Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети.

      Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей.

      Сложная взаимозависимость требует “командного” подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

      Коммуникационный стиль - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими [7, с. 128].

      Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

      За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость по отношению к другим и адекватность обратной связи.

      Первое измерение включает открытие или раскрытие себя для других и принятие ответной реакции от других, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия.

      Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них.

      Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации.

      В первом квадранте будет находиться коммуникационный стиль индивидов, который может быть определен как открытие себя.

      Этот стиль характеризуется:

      высокой степенью открытости себя другим,

      низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль.

      Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.

      К сожалению, этот стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

      Во втором квадранте коммуникационный стиль индивида определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе, и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

      В третьем квадранте коммуникационный стиль характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

      В четвертом квадранте коммуникационный стиль связан с защитой себя и, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят осуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

      В середине располагаются индивиды, “продающие” себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется “торговля за себя” и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

      Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций [3, с. 321].  

 

       Раздел 2. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ 

         2.1 Методы управления коммуникациями 

      АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ. Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

      В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации, Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ [16, с. 112].

      Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

      Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

      Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы [16, с. 115].

      Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. Напомним, что наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной. Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:

      своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

      минимальное время ответа, на запросы пользователя;