Модели коммуникаций и факторы, влияющие на них

Межличностная и личностная коммуникация. Эти два  типа можно объединить в один, так  как в них много общих черт и отличаются они лишь типом обрабатываемой информации. При межличностной коммуникации основной объем информации приходится на получение и передачу заданий и прочая информация, связанная в основном с рабочим процессом. На долю личностной коммуникации приходится общение на отвлеченные темы.

Коммуникация  в малой группе отличается небольшим  количеством участвующих в ней  индивидов, обычно их число не превышает 10-12 человек. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же, в связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе.

Общественная  коммуникация. При этом типе коммуникации выступающий обращается к большой аудитории. Общественная коммуникация возникает когда группа слишком большая и эффективность работы каждого отдельного члена группы падает. Возможности обратной связи при этом ограничены [9, 197].

Также помимо моделей и типов коммуникаций существует множество факторов влияющих на них. Можно выделить следующие основные факторы, которые непосредственным образом влияют на процесс коммуникации в организации:

1. Должностное положение. Коммуникации в формальной организации связаны с положением работника. Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, т. е. идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени [15, 165].

Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых и относящихся к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к высшим. Этот упрощенный взгляд на коммуникации в организациях не учитывает коммуникаций между работниками на одном уровне и между подчиненными и руководителями.

Наряду с использованием официальных  каналов коммуникаций работники  организации удовлетворяют свою потребность в советах и поддержке  путем взаимного консультирования. Консультация между лицами на одном уровне нередко имеет важные последствия для организации; постоянное обращение друг к другу за советом увеличивает уверенность в собственных решениях. Как показывает опыт, полная зависимость от руководителей в получении информации и консультировании является ограничением и в большинстве случаев его можно избежать. По-видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован в циркулировании потоков информации во всех трех направлениях – вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (разумеется, в разном объеме) по каждому из трех направлений осуществляются одновременно [8, 143].

Восприятие работниками любой  коммуникации определяется многими  организационными и личностными  факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано  изменением получаемой информации или рабочего окружения. На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются. Процесс фильтрации представлен на рис. 3.

Рисунок 3 Процесс фильтрации.

2. Стиль управления. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности. Как показывает опыт, наиболее успешно функционируют те организации, где руководители стремятся, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными [7, 163].

Потребность в коммуникациях в  направлении снизу вверх и  в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации.

3. Разделение труда. Разделение труда на облегчает коммуникации между работниками на предприятии. Это происходит по ряду причин: работники лучше понимают свою работу; цели подразделения являются общими; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие технологические и кадровые перемены, можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций. Здесь должна передаваться нерутинная информация (например, связанная с освоением на предприятии новой продукции с уникальными техническими характеристиками), что нередко требует изменения сети коммуникаций [19, 174].

Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения информации является весьма оперативной, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения отчетности и ответственности [18, 237].

Таким образом, можно сказать, что коммуникация является неотъемлемой и важнейшей частью работы организации. В современных условиях доверительные отношения становятся важной предпосылкой качественной работы всех уровней организации, важно упрощение процесса коммуникации там, где это возможно.

Глава 2. Анализ коммуникаций  ОАО «Алексеевский  мясокомбинат»

2.1. Организационно-экономическая  характеристика организации

Алексеевский  мясоптицекомбинат был  образован в 1934 году на базе маслозавода  как цех по выращиванию и убою птицы. В 1956 году цех был реконструирован и  построен холодильник, а в 1959 году построен мясожировой цех. Колбасный цех построен в 1969 году. В 70-е годы были построен столовая и материальные склады, гараж и здание стройцеха с прачкой, линии электропередач, административное здание с проходной, здание мойки и дезинфекции транспорта. В 1977 году построен новый птицеубойный цех. В   1979  году  на  месте  старого  птицеубойного  цеха     начато  строительство холодильника на 500 тн единовременного хранения мясопродуктов и реконструкция колбасного цеха – отделения  обвалки мяса, которые были закончены в 1981 г. В дальнейшее время были построены  гараж для легковых автомобилей; здание механического и электроцехов с бытовыми помещениями; пробурены скважины и установлена водонапорная башня. Электроснабжение предприятия осуществляется от районной электрической сети. В 80-е годы мясоптицекомбинат перерабатывал крупный рогатый скот, свиней, мелкий рогатый скот, птицу, производил колбасные изделия. Начиная с 1994 года,  проходила переориентация производства на выпуск готовых изделий.  В 1999 году начата реконструкция птицеубойного цеха в консервный и частично компрессорного цеха; сделана насосная станция с резервуаром и подающими и отводящими водопроводами, которая позволила решить проблему с водоснабжением и создать аварийный запас воды. В 2000, 2001, 2002 гг. - реконструкция мясожирового цеха с выделением цеха пищевых полуфабрикатов [21].

На  предприятии сложилась линейно-функциональная структура управления. Предприятие  объединяет несколько специализированных цехов, разделенных на участки, которые  являются первичными звеньями управленческой структуры. Аппарат управления построен по следующей  системе, в которой соподчиненность следующая: генеральный директор - заместители генерального директора по производству - начальник цеха - мастер. 

Предприятие возглавляет генеральный директор, который выполняет функцию общего руководства, организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц, участков и других структурных подразделений.         Генеральному директору подчинены: технический, финансово-экономический, коммерческий директор, директор по производству, директор по строительству, а также юрисконсульт, секретарь-референт, начальник службы безопасности.        Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется финансово-экономическому директору. В функции отдела входит: организация и общее руководство разработкой проектов планов предприятия, организация работы по формированию и ценообразованию, контроль за выполнением годовых, квартальных, суточных планов и заданий.        Бухгалтерия возглавляется главным бухгалтером. В бухгалтерии формируется информация о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, обеспечивается контроль за наличием и движением имущества, организуется учет основных фондов, сырья, материалов, топлива, готовой продукции, денежных средств.   Отдел материально-технического обеспечения подчинен непосредственно коммерческому директору. В отделе определяется потребность в сырье и материалах, оборудование, топливе, устанавливаются наиболее рациональные формы снабжения, обеспечивается завоз материальных ресурсов (таблица 2.1)

Таблица2.1.                                     Уровни управления

Итак, проанализировав организационную структуру ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат», можно выделить ее положительные моменты, ее простота и надменность, отсутствие бюрократической цепочки, так как основные специалисты подчинятся генеральному директору. Недостатками же являются детальное и полное отражение более низких уровней управления и дублирование функций и полномочий некоторых руководителей и работников.

В своей деятельности ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат»  руководствуется уставом, где отражены все сферы деятельности организации, её управление, органы контроля и прочая необходимая информация.

2.2. Исследование  моделей и типов коммуникаций  организации

В современных  условиях резко возросло внимание к такому социальному феномену, как коммуникация. Коммуникация становится объектом исследования на различных уровнях и в различных концептах: социологическом, кибернетическом, политологическом, социобиологическом, философском, психологическом, лингвистическом, культурологическом и т.д. Такое положение является вполне закономерным и объяснимым. Происходящая в современном мире глобальная трансформация индустриального общества в информационно-коммуникативное общество сопровождается не только проникновением коммуникации во все сферы жизнедеятельности общества, возникновением и развитием качественно нового типа коммуникативных структур и процессов, но и глубоким переосмыслением коммуникативной природы социальной реальности, современных изменений в социально-коммуникативной сфере, места и роли коммуникаций в развитии общества [16, 209].

Можно рассмотреть, как протекают информационные потоки на предприятии ОАО «АМПК» на примере отдела снабжения и сбыта. Информационные потоки, связанные отделом снабжения и сбыта перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Данный отдел взаимодействует не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей продукции, как реально существующих, так и потенциальных, поставщиков сырья для ее изготовления.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями. Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Исходя из организационной структуры можно, сделать вывод о том, что коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат» происходит обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно. В свою очередь с отделом кадров генеральный директор взаимодействует прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

Также, исходя из схемы, можно сделать вывод о том, что входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово-экономическому отделу, также отделу снабжения и сбыта и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии. Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору. Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.