ИНСТИТУТ  БИЗНЕСА И МЕНЕДЖМЕНТА  ТЕХНОЛОГИЙ БГУ

 
 
 

Кафедра бизнес-администрирования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Контрольная работа по теме

«Специфика  коммуникационного  процесса в системе  INTRANET» 
 
 
 

 

Введение

     На сегодняшний день информация, ее  достоверность и своевременность приобретает всё большее значение, особенно в деятельности различного рода компаний. Оптимизация коммуникационного процесса, связанная с минимизацией потери и искажения информации становится одной из наиболее актуальных и приоритетных задач для любой компании. В этой связи возникает необходимость создания налаженной системы внутриорганизационной коммуникации с широкими возможностями, в том числе - обеспечение обратной связи.

     Решение данной задачи во многом стало возможным  благодаря стремительному развитию информационных технологий и повсеместному их внедрению в различные области бизнеса и производства.

     Так, появление системы Intranet стало важным шагом в оптимизации информационных потоков как внутри отдельных подразделений компаний, так и в рамках всей компании, независимо от месторасположения ее структурных подразделений. Более того, использование Intranet позволило упростить систему взаимодействия с заказчиками и клиентами, сделало обмен информацией более открытым, своевременным и надежным.

     Целью данной работы является рассмотрение специфики системы Intranet как механизма оптимизации коммуникативных процессов в организации.

     В соответствии с поставленной целью  в работе решаются следующие задачи:

• рассмотрение коммуникационного процесса, а также барьеров, препятствующих реализации эффективной коммуникации в организациях;
• изучение специфики и структуры системы Intranet;
• выявление задач, решаемых с помощью системы Intranet;
• определение преимуществ использования системы Intranet, в том числе и для разных категорий пользователей.

     При подготовке данной работы автором использовались материалы корпоративных интранет-порталов, а также публикации ведущих IT-изданий, посвященные рассматриваемой проблеме.

 

     1. Особенности коммуникационного процесса

     В самом общем виде процесс коммуникации можно определить как процесс и результат обмена информацией. Эффективные коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.

     Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в том, что зачастую сотрудники и руководители забывают, что коммуникация – это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее [7]  

     Главная цель коммуникационного процесса заключается  в обеспечении понимания передаваемой информации. 

     В классическом определении коммуникационного  процесса выделяют восемь основных категорий:

• отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
• сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
• канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
• код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
• контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
• получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
• шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
• обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

 

     Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

• формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;
• выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;
• передача закодированного сообщения отправителем;
• восприятие закодированного сообщения получателем;
• расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
• реакция на воспринятое сообщение [3, c.54].

 

     Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различий в интерпретации контекста  и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл  воспринятого сообщения может существенно отличаться от первоначального, сформулированного отправителем.

     Различают межличностные и организационные  коммуникации. Если проблемы межличностных  коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте  передачи сообщения, то основным фокусом  организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.

     Так, среди барьеров на пути организационных коммуникаций встречаются следующие:

• искажение сообщений

Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

• информационные перегрузки – превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;
• неэффективная структура организации – чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;
• некомпетентность персонала – коммуникативная, профессиональная и методологическая;
• неэффективный способ организации работ и распределения задач;
• конфликты как между подразделениями, так и между людьми.

     Как становится очевидно, организация коммуникативных  процессов в организации должна быть изначально поставлена эффективно, таим образом, чтобы минимизировать искажения сообщений и потерю информации.

     Среди путей повышения эффективности организационных коммуникаций специалисты выделяют следующие:

• создание системы обратной связи;
• регулировка информационных потоков;
• реализация управленческих действий, способствующих облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.
• развертывание системы сбора предложений;
• применение достижения современных информационных технологий
• использование внутриорганизационных информационных систем: Интранет [6].

     Таким образом, в виду наличия ряда препятствий, снижающих не только восприятие информации, но и усиливающих искажение и потерю фактов становится очевидной необходимость создания системы повышения эффективности информационных потоков внутри организаций. 
 

2. Специфика коммуникационного процесса в системе INTRANET  

     Появление внутриорганизационных корпоративных сетей, в частности Интранет, во многом упростили и сделали более эффективными информационные потоки внутри организаций. Более того, наличие в организации Интранет стало определяющим критерием, по которому эту организацию начали считать готовой к новому тысячелетию.

     Обычно  Интранет определяют как частную  компьютерную сеть, в которой используются стандарты и протоколы интернета. Интранет, также, можно назвать web-системой, локализованной в пределах одной  организации. Для преобразования в  Интранет локальной или региональной компьютерной сети не потребуется распродавать старое оборудование, можно обойтись уже существующими ресурсами. В отличие от обычных компьютерных сетей, Интранет основан на открытых стандартах, технологиях и протоколах [1].

     Система Интранет предполагает многоцелевое применение и может распределить общую стоимость коммуникаций, совместно используемую информацию, систему управления данными, процесс обучения или структуру сотрудничества, как для самой организации, так и для ее проверенных внешних партнеров.

     В рамках Интранет решается широкий спектр задач:  

     

• Доступ  к последним новостям о деятельности компании;

 
     

• Получение информации о корпоративной политике;

 
     

• Управление  проектами;

 
     

• Обслуживание  документооборота;

 
     

• Создание  хранилища знаний;

 
     

• Интерактивное обучение;

 
     

• Предоставление  информации о товарах и ценах;

 
     

• Предоставление  сведений об отгрузке и складировании  товаров;

 
     

• Публикация  отчетов о продажах;

 
     

• Ответы  на претензии клиентов;

 
     

• Объявления  о рабочих местах и требованиях  к сотрудникам;

 
     

• Вывод сведений о платежах [6].

 

В системе  Интранет существует пять основных функций:

1. электронная почта
2. совместное использование файлов
3. каталогизация
4. поиск
5. управление сетью [4].

 

     Эти функции позволяют организации  публиковать, хранить, извлекать и  управлять информацией, причем формируется единое информационное пространство, сотрудники могут находиться на различных этажах здания центрального офиса компании, в различных регионах и даже в разных странах.

     Обычная компьютерная сеть имеет те же самые  функции, однако они реализуются через различные пользовательские интерфейсы, которые характерны для каждой из компьютерных платформ. В Интранет все эти функции формируются на основе единых стандартов технологий Интернета.  

Преимущества  Intranet для различных групп пользователей 

     Система Intranet является также и элементом корпоративной культуры компании, позволяющим осуществлять контроль над критериями и результатами работы каждого сотрудника, определять вклад каждого сотрудника и подразделения в общий результат [2, c.17].

     Для пользователей офисных приложений в первую очередь важны простота использования, простота публикации и  доступа к данным, достоверность  полученной информации, сокращение срока  ожидания затребованных данных.

     Оказывается, что многие задачи решаются в Интранет гораздо проще, чем в обычных локальных или региональных сетях. Единый интерфейс позволяет получать любые данные, находящиеся в различных местах Интранет. Люди не будут бояться Интранет, поскольку в ней используются унифицированные программы. Они смогут быстро провести поиск нужных данных и получить именно то, что им необходимо.

     Для сотрудников отдела информационных технологий Интранет обеспечивает упрощение администрирования и обслуживания сети, простоту модификации; сокращение объема поддержки пользователей.

     Управляя  корпоративной сетью, сотрудники отдела обязаны сбалансировать нагрузку на сеть, обеспечить техническую поддержку рядовых пользователей системы и защитить эту систему от нежелательного вторжения. Все это легко реализовать в межплатформенной интегрированной системе на основе браузера [4].