Управління інформаційними системами в аналізі та аудиті

–        константи, що впливають на алгоритми роботи програми;

–        генератор екранних форм;

–        генератор звітів;

–        мова запитів високого рівня.

     Захист БД, санкціонований доступ, адміністрування БД реалізуються у спрощеному вигляді.

     Особливість програмних засобів даного класу – "монолітність" функції КСБО в одному АРМ бухгалтера. Кількість користувачів таких КСБО, як правило, невелика. Для простоти експлуатації та супроводу програми встановлюються на одному комп'ютері; якщо є кілька комп'ютерів, інформаційний обмін між ними можливий за допомогою проміжних носіїв у режимі експорт/імпорт чи проводок по мережі. При цьому підсумкове оброблення облікових даних і формування бухгалтерських звітів виконується на центральному комп'ютері.

     Сфера доцільного застосування таких програм – це малі й середні підприємства, обсяг облікової роботи яких невеликий, кількість бухгалтерів – 1-3 особи. Типовими представниками програм даного класу є розроблення фірм "Парус" старих версій, "БЭСТ2+" ("Інтелект-Сервіс"), "Інфін", програми "Інтегратор".

    Комплексний бухгалтерський облік для середніх і великих підприємств. Комплексна КСБО – це набір функціональних АРМ, що працюють на централізовано збереженій БД у мережі. Комплексні КСБО відрізняються від набору ізольованих АРМ, насамперед, принципом системності, що вимагає виконання таких умов:

–        єдиний план рахунків;

–        єдина облікова політика;

–        загальносистемна нормативно-довідкова інформація (класифікатори, типові форми документів, довідники аналітичного обліку);

–        одночасність облікових періодів для різних АРМ;

–        твердий регламент функціонування окремих АРМ і взаємодії АРМ один з одним.

     Такі системи мають, як правило, галузеву орієнтацію (торгівля, виробництво, бюджетна сфера). Склад і функції окремих АРМ можуть набудовуватися на специфіку об'єкта керування. Кожний АРМ має функціональну повноту, функції не дублюються на різних АРМ, що можуть працювати як у комплексі з іншими АРМ, так і незалежно.

     Склад функцій конкретних АРМ орієнтовано на організаційні одиниці керування у складі бухгалтерій – ділянки бухгалтерського обліку. Для КСБО виконується спочатку загальносистемне налагодження, а потім для кожного АРМ – внутрішнє налагодження таких параметрів:

–        шаблонів проводок для типових господарських операцій;

–        форм уведення для первинних облікових документів і відповідних їм проводок;

–        значень параметрів типових алгоритмів розрахунків (податків, сум проводок, амортизаційних відрахувань тощо).

     Для кожного функціонального АРМ може створюватися своя нормативно-довідкова інформація, але при цьому рівень загальносистемної інформації є визначальним.

     Основна умова застосування комплексної КСБО – синхронізація облікових періодів у різних АРМ. Для цього використовуються організаційні та програмні методи.

     Комплексні КСБУ мають адміністраторів системи й окремих підсистем, що надають санкціонований доступ користувачам до АРМ, пунктів меню; виконують створення архівних копій БД, відновлення БД з архіву, обмін даними з іншими програмними системами та інші функції.

     Типовий склад АРМ комплексної КСБО:

1. АРМ головного бухгалтера – нормативно-довідкове забезпечення КСБО, ведення плану рахунків, робота з обліковим регістром – книгою господарських операцій, автоматизація фінансового обліку та звітності. Книга господарських операцій формується у функціональних АРМ, використовується як джерело для формування бухгалтерської звітності.

2. Облік основних засобів і нематеріальних активів – система автоматизації обліку наявності й руху основних засобів, нематеріальних активів, довгострокових фінансових і капітальних вкладень.

3. Облік матеріальних (виробничих) запасів – система автоматизації обліку наявності й руху ТМЦ на складі, вартісного обліку матеріальних запасів, обліку списання матеріалів за статтями витрат, формування собівартості матеріалу під час списання за методами FIFO, LIFO і середньозваженим, обліку малоцінних і швидкозношувальних предметів.

4. Система обліку руху товарів і готової продукції на складі у вартісному й кількісному вираженні. Калькуляція цін товарів (готової продукції) відповідно до моделі ціни, розрахунок собівартості під час списання товарів за методами FIFO, LIFO і середньозваженим, облік замовлень покупців, контроль за їх проходженням, відвантаженням та оплатою.

5. Облік касових операцій – система автоматизації обліку касових операцій у гривнях і валюті, обліку розрахунків із підзвітними особами, обліку депонентів.

6. Облік банківських операцій – система автоматизації обліку банківських операцій у гривнях і валюті, взаємодія з системами "клієнт-банк", що працюють у комунікаційному форматі.

7. Облік розрахунків із покупцями/постачальниками – система автоматизації обліку операцій за розрахунками з покупцями/постачальниками, що підтримує різні варіанти оплат і відвантажень.

8. Облік витрат на виробництво – система автоматизації пооб'єктного обліку та формування собівартості продукції.

9. Облік праці та заробітної плати – система автоматизації розрахунку оплати праці, ведення карток персонального обліку, особових рахунків і табелів робочого часу.

     Ядром комплексної КСБО є АРМ головного бухгалтера, що працює з єдиним обліковим регістром бухгалтерських проводок, використовуючи його для формування звітів і вихідних форм фінансової звітності.

     Як правило, функції комплексних КСБО ширші від чисто бухгалтерських. Так, додатково ведеться для розрахунку зарплати облік кадрів, для обліку руху товарно-матеріальних цінностей – керування продажем, керування закупівлями. У ряді систем зроблено акцент на електронний документообіг і сполучене з цим діловодство. Таким чином, КСБО забезпечують реалізацію як фінансового, так і управлінського обліку, оперативного обліку, статистичного обліку та звітності. Ці КСБО наближаються до ІС масштабу підприємства що охоплюють такі модулі: "Керування продажем", "Керування закупівлями", "Торговий зал" тощо.

     Типовими представниками систем даного класу є розробки фірм "Інтелект-Сервіс" (БЭСТ-4, БЭСТ Рго), "Компас" ("Компас Гігант"), Ай-Ти (комплекс програмних продуктів "БОС"), "Атлант-Информ" ("Галактика") тощо.

2.      Організація технології вирішення завдань фінансового обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: зведений облік і звітність.

     Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Автоматизоване формування оперативної звітності забезпечує щоденний контроль за господарськими операціями підприємства.

     Створення статистичної звітності забезпечує формування відомостей за окремими показниками господарської діяльності підприємства в натуральному й вартісному вираженні.

     Фінансова звітність базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку та складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

     Автоматизований комплекс задач зведеного обліку і складання звітності забезпечує:

–        послідовність;

–        узагальнення інформації на аналітичних і ситнетичних рахунках із наступним групуванням даних на одному або кількох рахунках;

–        відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства, і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку;

–        автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, півріччя, рік) бухгалтерського балансу та звітності, завершального етапу облікового процесу.

     Автоматизоване оброблення задач зведеного обліку та складання звітності сприяє:

–        якісному контролю за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

–        збереженню грошових коштів і контролю за використанням їх за цільовим призначенням;

–        визначенню фінансових результатів діяльності підприємства та контролю за розподілом прибутку;

–        систематизації та узагальненню даних в аналітичному й синтетичному розрізах про виробничо-господарську діяльність підприємства для забезпечення прийняття управлінських рішень.

     Організацію та методологію автоматизованого зведеного обліку та складання звітності регламентують відповідні нормативні документи, чинні в Україні: Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність"; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 "Баланс"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 "Звіт про фінансові результати"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 "Звіт про рух грошових засобів"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 "Звіт про власний капітал"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 "Виправлення помилок і змін у фінансовій звітності"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 19 "Об'єднання підприємств"; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 20 "Консолідована фінансова звітність".

     Вхідна інформація для автоматизованого розв'язування задач зведеного обліку та складання звітності – це первинна інформація, що утворюється в процесі фінансово-господарської діяльності, а також інформація, що повністю формується в процесі задач інших ділянок обліку.

     Розв'язання задач цієї ділянки обліку формує та використовує таку нормативно-довідкову інформацію:

–        довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

–        довідник рахунків бухгалтерського обліку;

–        довідник допустимої кореспонденції рахунків;

–        довідник формування показників звітності (номер і найменування форми, періодичність, код форми, номери рядка та графи, синтетичний рахунок, субрахунок основного рахунка, код аналітичного обліку, структурний підрозділ, кореспондуючий рахунок, субрахунок кореспондуючого рахунку, код аналітичного обліку, операція, знак суми);

–        довідник взаємозв'язків показників звітності (номер і найменування показника, номер форми звітності, номери рядка та графи звітності, відпо­відність номерам іншої форми звітності, рядка, графи) використовується для автоматичного контролю правильності відображення показників у звітності;

–        довідник групування статей звітності (найменування узагальненого показника, умовне позначення, найменування статей балансу, умовне позначення, номер рядків балансу, що входять у статтю балансу, рахунок, найменування рахунка);

–        довідник розрахунку показників підприємства (найменування показника, його умовне позначення, спосіб розрахунку, оптимальне співвідношення);

–        довідник-календар (рік, поточний місяць, дні) дає можливість визначити період отримання інформації;

–        довідник типових господарських операцій;

–        довідник підприємств;

–        довідник структурних підрозділів.

     Вихідною інформацією є:

–        проміжна звітність (місячна та квартальна);

–        фінансова звітність (календарний рік).

     Основне завдання автоматизації зведеного обліку та складання звітності – надання інформації, що задовольняє вимоги таких груп користувачів:

–        внутрішніх користувачів, тобто тих користувачів, які здійснюють облік;

–        управлінського складу підприємства;

–        зовнішніх користувачів.

     Організаційний розподіл автоматизованого введення зведеного обліку та складання звітності передбачає три рівні.

     Головне меню цієї автоматизованої ділянки обліку має такий вигляд (рис. 1).

     Функція "Вхідна інформація" передбачає:

–        бухгалтерську довідку;

–        книгу обліку господарських операцій (основне джерело формування бухгалтерської звітності, з усіма бухгалтерськими операціями, що змінюють стан рахунків. Бухгалтерські записи виконуються: безпосереднім введенням господарських операцій із формуванням бухгалтерських проводок; для генерації бухгалтерських проводок під час формування первинної інформації через використання Довідника типових господарських операцій; за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМ бухгалтера);

–        інформацію, що надходить з інших АРМ бухгалтера.

Рис. 1. Схема діалогу автоматизованого зведеного обліку та складання звітності

     Функція "Нормативно-довідкова інформація" пропонує користувачеві весь перелік нормативно-довідкової інформації.