Використання запитів

ЗМІСТ

 

1. Вступ ………………………………………………………………… 3

2. Створення та використання запитів……………………………. 5

2.1. База даних (БД)……………………………………………………. 5

2.2. Реляційна модель даних (РМД)………………………………… 5

2.3. Система керування базами  даних (СКБД) ………………………. 6

2.4. Створення та збереження таблиць……………………………… 7

2.5. Редагування та друк  таблиць:………………………………… 9

3. Запити………………………………………………………………12

3.1. Типи запитів: ……………………………………………………. 12

3.2.Робота з вікном  запиту…………………………………………… 13

3.3. Формування критеріїв  пошуку………………………………….. 14

3.4. Форма, їх застосування…………………………………………….15

3.5.Операції з елементами  форм……………………………………….17

3.6.Відкриття та копіювання  форм…………………………………….20

4. Звіти…………………………………………………………………. 21

4.1. Додавання графічних  зображень до звіту……………………… 22

4.2. Створення запитів на вибірку даних …………………………… 23

4.3. Вибір даних з однієї таблиці……………………………………. 24

4.4. Введення умов відбору…………………………………………….27

5. Використання параметрів  запиту……………………………… 30

5.1. Багатотабличні запити……………………………………………. 30

5.2. Створення запиту на основі іншого запиту…………………… 32

5.3. Відкриття, копіювання, збереження, перейменування і видалення  запитів………………………………………………………………… 34

5.4. Використання обрахунків  в запитах …………………………… 35

5.5. Підсумкові запити……………………………………………… 38

5.6. Перехрестні запити…………………………………………….. 39

5.7. Створення перехресних  запитів за допомогою майстра…….. 42

5.8. Настройка властивостей  запиту……………………………….. 42

5.9.Запити на зміну  даних…………………………………………… 44

6. Запит на додавання……………………………………………… 46

6.1. Помилки при виконанні запитів на зміну……………………… 49

6.2. Видалення групи  записів………………………………………… 50

Висновки……………………………………………………………… 52

Техніка безпеки під  час роботи з комп'ютером…………………. 54

Список використаної літератури………………………………….. 56

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН

 

1. Вступ 

2. Створення та використання запитів

3. Запити

4. Звіти

5. Використання  параметрів запиту

6. Запит на  додавання

7. Висновки

8. Техніка безпеки  під час роботи з комп'ютером

9. Список використаної  літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища і адреси друзів або клієнтів. Можливо, зберігати всі свої листи, і вони згруповані по адресатам, або набір файлів з даними по фінансовим справам: отримані або виставлені рахунки, витрати по чековій книжці або балансам. Один з типів баз даних – це документи, які набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Другий тип – файли електронних таблиць, які об’єднані в групи по характеру їх використання. Щоб керувати даними, які розкидані по сотням таблиць і файлів використовуються системи керування базами даних (СКБД). Microsoft Access 97 саме є такою системою.

Майже всі сучасні  системи побудовані на реляційній моделі керування базами даних. Назва “реляційна”  пов’язана з тим, що кожний запис  в такій базі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного об’єкту. В реляційній СКБД всі дані представлені в вигляді таблиць. Інформація про об’єкти визначеного виду представляється в табличному вигляді – в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об’єктів – атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величин всіх атрибутів окремого об’єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта). В випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації з однієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломної роботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можна виконати запит із використанням результатів іншого запиту. Можна об’єднати інформацію з декількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру і опис даних, роботу з ними і організацію колективного користування інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих об’ємів інформації, яка зберігається в численних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій: визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

В базі даних Access основними  об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Таблиця  – об’єкт, який використовується для збереження даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в яких зберігаються різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана вся інформація про деякий об’єкт. Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE(запит по зразку) або інструкцію SQL. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані з одної або декількох існуючих таблиць. Форма – об’єкт, призначений в основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку. Звіт – об’єкт, призначений для створення документа, який в подальшому може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Створення та використання запитів

2.1. База даних (БД)– поіменована сукупність взаємопов’язаних даних, організованих за певними правилами, що передбачають спільні принципи опису, зберігання та маніпулювання інформацією, що не залежить від представлення (прикладних програм). Файл БД можна представити у вигляді прямокутної таблиці, рядки її називаються записами, а стовпці – полями запису. Отже, файл бази даних можна представити у вигляді прямокутної таблиці наступного вигляду:

 

Поле 1	Поле 2	Поле3		Поле К
Запис 1
Запис 2
Запис 3
… …
Запис N

 

2.2 Реляціна модель даних (РМД) – модель представлення даних, що застосовує один із самих природних способів представлення у вигляді двовимірної таблиці. Таблиця має наступні властивості:

• кожен елемент таблиці – перетин рядка та стовпця являє собою один елемент даних;
• всі стовпці (або атрибути) в таблиці однорідні, мають однакову природу;
• рядки таблиці носять назву рядків або кортежів, при чому в таблиці не може бути жодних двох однакових рядків;
• при виконанні операцій з таблицею її рядки та стовпці можуть переглядатися у будь-якому порядку та у будь-якій послідовності безвідносно до їх інформаційного змісту.

2.3. Система керування базами даних (СКБД) – сукупність програм та мовних засобів, призначених для створення, ведення та використання БД. Розглядувана СКБД Microsoft Access for Windows являє собою нову повністю 32-розрядну версію популярної системи керування реляційними базами даних.

Початок роботи з Access: Екран Access є стандартним вiном оболонки MICROSOFT WINDOWS i робота з ним абсолютно аналогiчна будь-якій роботi з графічними вiкнами у цій операційній системі. Пiсля завантаження системи є можливiсть вiдкрити базу даних чи створити нову.

Вiдкриття бази даних: у Access база даних є множиною об'єктiв, таких, як таблицi, форми, запити, звiти, макроси тощо. Щоб використати iнформацiю, яка зберiгається у базi даних, необхiдно iї вiдкрити. Вiдкриття бази даних робиться таким чином:

1) з меню File позначити опцiю Open Database(Відкрити базу даних) (на екранi формується дiалоговий блок Open Database).

2) позначити у списковому  блоцi iм'я потрiбної бази даних  та натиснути кнопкою мишi на  прямокутнику "ОК" (Access формує  вiкно бази даних).

Вiкно  бази даних: Коли вiдкрита база даних, Access формує вiкно бази даних. За допомогою цього вiкна можливо створювати та керувати об'єктами бази даних. Вiкно бази складається з наступних компонент :

1. Пiктограм, що позначають  типи об'єктiв та забезпечують  перехiд до визначеного типу об'єктiв бази даних.

2. Вiкно бази даних.

3. Кнопки команд, якi дозволяють  редагувати таблиці бази даних.  Крiм того, над вiкном бази даних  розташованi:

1) горизонтальна смуга  меню (Menu Bar), що мiстить команди для створення та керування об'єктами бази даних;

2) інструментальна смуга  (Tool Bar), що вмiщує пiктограми, якi забезпечують ефективне та швидке виконання операцiй та надання допомоги для виконання поточних операцiй. Коли створюються об'єкти чи вiдкривається нове вікно, Access змінює Menu Bar i Tool Bar таким чином, аби вони вмiщували меню та пiктограми, що дозволяють працювати з поточним об'єктом.

Завершення  роботи з Access: аналогічне завершенню роботи з будь-якою програмою Windows : із меню File (Файл) потрібно обрати опцiю Exit (Вихід).

Предметна область – частина реального світу, властивості та склад якої відтворюватимуться.

Створення нової бази даних: Коли створюється нова база даних, формується словник предметної області. Але слід зазначити, що в розглядуваній СКБД база даних - один файл, що вмiщує таблицi, запити та iншу iнформацiю, що є у базi даних. Для створення БД є необхiдними наступні кроки:

. з меню File(Файл) обрати  опцiю New Database(Нова база даних). На цей запит Access формує вiдповiдне вікно.

. обрати iм'я майбутньої БД.

. підтвердити введену  інформацію, натиснувши лiвою кнопкою  мишi на ОК(буде створена порожня  база даних).

 

2.4. Створення та збереження таблиць:

Основна iнформацiя, з  якою працює Access, є у таблицях. Послідовність  дій для створення нової таблицi наступна :

1. вiдкрити iснуючу базу даних чи створити нову(див. вище);
2. у вiкнi бази даних позначити кнопку Table(Таблиця), якщо вона iснує, потiм кнопку New(Нова). Створюється вiкно Table(Таблиця). У цьому вiкнi можливе створення ( змiна ) структури таблицi;
3. надалi визначаємо назви та типи полiв. Слід ввести iм'я поля у першому стовпчику таблицi. Далі вказiвник перемiщується у другий стовпчик. Щоб Access вiдобразив перелiк можливих полiв, необхiдно натиснути лiву кнопку мишi на пiктограмi. У цьому випадку зi списка можливо обрати тип поля.

У Access можливi наступнi типи полiв:

а) Text (Текстовий)- для зберiгання текстової iнформацiї.

б) Number (Числовий)- для зберiгання чисел, якi можуть бути використаннi при обчисленнях.

в) Date/Time (Дата/Час)- для зберiгання дати та часу.

г) Currency (Грошовий)- для зберiгання значень у валютах.

д) Yes/No (Логічний)- для зберiгання вiдповiдей типу "Так/Нi".

є) AutoNumber (рахівник) – число, що відповідає кількості записів у таблиці.

ж) Memo (коментар) – комбінація текстових або числових даних довжиною до 64000 символів.

з) OLE-оbject (поле об’єкту OLE) – розміщення таких об’єктів, як, приміром, EXEL-таблиця, BMP-графіка, що оброблюються OLE-сервером.

Третiй стовпчик вмiщує  необов’язкові коментарi до полiв, якi можуть допомогти при роботi з БД. Пiсля заповнення третього стовпчика Access готовий до введення наступного поля.

Access визначає такi параметри,  як довжина поля, допустимi значення, формати вводу, якi можливо змiнювати. Наприклад, для змiни довжини  текстового поля потрiбно натиснути кнопкою мишi на Field Size, що розмiщено пiд iм'ям полів, після чого ввести нову довжину поля.

Щоб зберегти таблицю, необхідно:

1. З меню File виберіть опцiю Save as (Зберегти як).
2. Ввеcти iм'я.
3. Натиснути мишею на ОК. Access збереже таблицю. Зараз ви маєте можливiсть iї заповнювати.
4. Для повернення у вiкно бази даних натиснiть F11.

 

 

 

 

 

2.5. Редагування та друк таблиць:

1. Встановіть режим перегляду таблицi.
2. Перейдiть на запис, який потрiбно редагувати.
3. Введiть iнформацiю в перше поле запису, потiм натиснiть клавiшу "Tab". Вказiвник перемiщується у наступне поле, яке також необхiдно заповнити. Коли буде заповнено останнє поле, вказiвник перемiщується до першого поля наступного запису. Для додавання нового запису введiть iнформацiю у запис, який позначено символом "*".

Щоб надрукувати таблицю, необхiдно:

1. Видiлити таблицю у вiкнi Database чи вiдкрити таблицю у Database View.
2. З меню File позначити опцiю Print та виконати необхідні настанови для друку.

Пошук і сортування даних.

Для забезпечення швидкого пошуку у Access та зв’язування  таблиць БД між собою потрібно вказати ключове поле, тобто поле, яке буде використовуватись для пошуку. Необхiдно, аби вмiст цього поля був унiкальним, тобто у базi даних не було двох записiв з однаковим значенням поля. Щоб встановити Primary Key(Ключове поле), потрібно: