Административный контроль и контрольная служба исполнитель

Исходя из того, что сплошной контроль административной деятельности представляет собой достаточно трудоемкий процесс, руководство организации, как правило, использует в своей деятельности выборочные методы осуществления контрольной деятельности.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели, как:

* количество выполненных операций;

* скорость выполнения конкретных операций;

* количество обработанной документации;

* затраты рабочего времени;

* качество управленческого труда (число ошибок);

* экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.

В системе административного контроля особенно важно правильно разработать методы количественной оценки контролируемых показателей.

Достаточно легко можно оценить значения тех показателей, которые выражены в каком-либо едином эквиваленте, например, количество обработанной документации или скорость выполнения управленческих операций (время, затрачиваемое на принятие и реализацию управленческих решений).

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления органами государственной власти как организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.

Для сбора и обобщения информации, необходимой для осуществления административного контроля, в органах исполнительной власти создаются специальные системы наблюдения. Указанные системы подразделяются на два основных вида: визуальные и автоматизированные.

Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.

Для некоторых видов работ такая оценка осуществляется довольно просто. Хронометраж конкретных процессов позволяет с достаточной степенью точности определить количество времени, затрачиваемого на выполнение конкретной работы. Например, оценить производительность работы оператора персонального компьютера можно в соответствии с количеством ударов по клавишам в течение рабочего дня. Кроме того, можно вывести абсолютные или относительные показатели количества ошибок и отказов в работе в течение определенного времени,

На других видах работ, где невозможно точно определить количество совершенных действий, необходимо использовать другие методы оценки.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:

модификацией целей;

внесением изменений и корректив в плановые задания;

реструктуризацией системы управления (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).

Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления органа исполнительной власти,

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах органов исполнительной власти. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов данными институтами.

Бюджеты служат эталоном финансовой деятельности органов исполнительной власти и используются для проверки соответствия фактических финансовых результатов деятельности органов исполнительной власти запланированным показателям.

Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления.

Основными объектами административного аудита являются:

миссия, цели и задачи;

законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;

стратегии организации;

функции организации;

структура организации;

технологии управления;

внутренние и внешние коммуникации;

управленческие решения;

информационные технологии;

системы документооборота.

Административный аудит дает руководителю возможность правильного использования финансовых, материальных, энергетических и человеческих ресурсов, выделенных для создания и функционирования системы управления органов исполнительной власти.

Административный аудит должен осуществляться в строгом соответствии с его основополагающими принципами. Рассмотрим основные принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.

Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.

Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1) система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам;

2) система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления органов исполнительной власти;

3) система контроля должна быть экономична, т. е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;

4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;

5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде органов исполнительной власти.

Глава 2. Система государственного контроля

2.1 Система органов исполнительной власти осуществляющие государственный контроль

 

Контроль осуществляется всеми государственными органами повседневно в ходе исполнения поставленных перед ними и подчиненными им подразделениями задач. Он называется государственным, так как осуществляется от имени государства с использованием государственно-властных полномочий, а при необходимости используются меры государственного принуждения.

Среди способов обеспечения законности и дисциплины в исполнительной власти, государственном управлении особое место принадлежит контролю. Систематичность и действенность контроля является эффективным средством укрепления законности и дисциплины. Контроль является составной частью государственного управления, одной из его функций.

Органы исполнительной власти, осуществляя государственное управление, широко реализуют предоставленные им контрольные полномочия. Они организуют деятельность подчиненных им подразделений (звеньев), контролируют выполнение ими поставленных задач, проверяют исполнение решений вышестоящих органов.

Государственный контроль подразделяется на два вида общий и специальный.

Общий контроль охватывает всю деятельность подконтрольных подразделений.

Специальный контроль, осуществляется по отдельному какому-либо вопросу.

Государственный контроль исходя из принципа разделения власти осуществляется органами законодательной, исполнительной и судебной властью с учетом разграничения предметов ведения и полномочий Российской Федерацией и ее субъектами.

Создание государственной системы контроля связано с необходимостью совершенствования как организационно-правовых форм осуществления контроля в каждой из ветвей власти, так и законодательной базы реализации контрольных функций. Решение этой задачи, однако, не должно отождествляться с образованием какого-то единого и всеобъемлющего контрольного органа, стоящего как бы над всеми ветвями власти, -- это противоречило бы принципу разделения властей.

Контроль в сфере исполнительной власти согласно действующему законодательству осуществляется:

* внешний контроль осуществляется со стороны Президента РФ, органов законодательной и судебной власти РФ;

* внутренний контроль (внутри самой системы) осуществляется органами исполнительной власти (органами общей, межотраслевой и отраслевой компетенции).

Основные цели контроля - соблюдение органами исполнительной власти и их должностными лицами законодательства, целесообразного и экономного расходования средств, поддержание стабильности государственного устройства, повышение эффективности государственного регулирования, а основными принципами должны быть: законность, объективность, независимость, гласность, экономичность, сохранение государственной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. [28]

Контроль законодательных органов в сфере деятельности исполнительной власти регламентирован Конституцией РФ, конституциями республик и уставах субъектов РФ. Например, для осуществления контроля за исполнением федерального бюджета Совет Федерации и Государственная Дума ФС РФ образуют Счетную палату, состав и порядок деятельности которой указаны в Федеральном законе о ней от 11 января 1995 г.

Задачами Счетной палаты являются:

* организация и осуществление контроля за своевременным исполнением доходных и расходных статей федерального бюджета и бюджетов внебюджетных фондов по объемам, структуре и целевому назначению; определение эффективности и целесообразности расходов государственных средств и использования федеральной собственности;

* оценка обоснованности доходных и расходных статей проектов федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов;

* финансовая экспертиза проектов федеральных законов и нормативных правовых актов федеральных органов государственной власти;

* анализ отклонений от показателей федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов и подготовка предложений по их устранению и совершенствованию бюджетного процесса в целом;

* контроль за законностью и своевременностью движения средств федерального бюджета и средств федеральных внебюджетных фондов в Центральном банке России и иных финансово-кредитных учреждениях;

* регулярное представление Совету Федерации и Государственной Думе информации о ходе исполнения федерального бюджета.

Контрольные полномочия Счетной палаты распространяются не только на государственные органы (в том числе их аппараты) и учреждения, но и на органы местного самоуправления и вообще на все организации и объединения вне зависимости от видов и форм собственности, если они получают, перечисляют, используют средства из федерального бюджета или используют федеральную собственность либо управляют ею, а также имеют какие-либо официально предоставленные льготы и преимущества.

Счетная палата проводит ревизии, проверки и иные контрольные мероприятия. Проверяемые организации обязаны обеспечивать условия для этого и предоставлять все необходимые документы и информацию под угрозой юридической ответственности. По результатам проверок Счетная палата направляет проверяемым организациям представления, которые должны быть рассмотрены в определенные сроки с уведомлением Счетной палаты о принятых мерах. В случае выявления признаков преступлений материалы проверки передаются в правоохранительные органы. Счетная палата, кроме того, уполномочена также давать предписания; предусмотрен механизм их обязательного исполнения и обжалования в судебном порядке.