Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

  В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

  1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу организации;

  2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ. 

2.3. Аналитический и  синтетический учет

     В МАОУ ДОД ДЮСШ «Заря» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 8.1».

     Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

     71.01 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

     71.11 «Расчеты с подотчетными лицами  в валюте». В 2008 и 2009 гг. данный субсчет не использовался, так сотрудники не были направлены в командировки за рубеж.

     Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»                   Таблица 2.3.1

 

     Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

    В МАОУ ДОД ДЮСШ «Заря» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса"

- на  выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды) 

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена  сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71

- на суммы,  возвращенные в кассу подотчетным  лицом, неиспользованные во время  командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы,  удержанные из зарплаты подотчетного  лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача  будет удерживаться в течение  нескольких отчетных периодов;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу  по расчетам с подотчетным  лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник  не отчитался за выданные ему  денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена  лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом;

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит оборотно-сальдовая ведомость и карточка счета по по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» – комбинированные регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

     Используемая  программа, позволяет детализировать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

     На  основании разнесенных расходных  кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов – на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

     Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

     Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

     Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа  сформирует отчет и выведет его  для просмотра 

     Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

     Стандартный отчет «Анализ счета по субконто»  содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

     Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и  остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

     Для получения оборотов счета надо выбрать  пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

     Установив нужные параметры настройки, нужно  нажать на кнопку «Сформировать». Программа  сформирует отчет и выведет его для просмотра.

     Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета – подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д – дебетовое, К – кредитовое) (приложение К7).

     Также существует стандартный отчет «Карточка  счета с выбранным значением субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

     Ежемесячно  итоги по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

     Движение  документов в учреждении представлено на рисунке 2.3.1

                                                                                                                    

 
 

 
 

       

     Рис.2.3.1 Схема движения документов 

     Рассмотрим  несколько примеров расчетов с подотчетными лицами на практике:

     Пример 1

   Завскладу Бордиловской Ф.Г. было выдано под отчет по расходному кассовому ордеру (Приложение 1) 1000 руб. на приобретение материалов. Работник закупил материалы на сумму 1180 руб., что подтверждается соответствующими документами продавца. Работником составлен и представлен в бухгалтерию школы авансовый отчет (Приложение 2). Перерасход по авансовому отчету выдан работнику по расходному кассовому ордеру (Приложение 3) из кассы учреждения.

Таблица 2.3.2

     Учетные записи по расчетам с подотчетными лицами  к   примеру 1

 

     Пример 2

     Старшему  тренеру-преподавателю по настольному теннису Мулланурову Ф.Ш. было выдано под отчет 1000 руб. (Приложение 4)  на проезд в город,   Казань для участия в соревнованиях по настольному теннису. Работник отчитался на сумму 800 руб. (Приложение 5), что подтверждается предъявленными проездными билетами. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет. Неизрасходованный остаток денежных средств не был вовремя возвращен работником в кассу учреждения, а потом удержан из его заработной платы.