Формы деловой коммуникации

 

ПЛАН 
 
 
 

1. Понятие деловой коммуникации………………………………………….3

2. Формы деловой коммуникации………………………...…………………6

2.1 Деловая беседа…………………………………………………………….7

2.2 Деловая беседа по телефону……………………………………………...9

2.3 Деловое совещание……………………………………………………….11

2.4 Пресс-конференция……………………………………………………….12

2.5 Деловая дискуссия………………………………………………………..14

2.6 Деловой  спор……………………………………………………………...15

2.7 Публичная  речь…………………………………………………………..16

3. Вывод……………………………………………………………………….

4. Список  литературы………………………………………………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие деловой коммуникации 

      Коммуникация – это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. В то же время – это одно из сложных явлений в менеджменте и управлении. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать. Успешный руководитель только тот, кто успешен в коммуникациях.

      Деловая коммуникация - является самым массовым видом общения людей в социуме (обществе).

    Культура  деловой коммуникации содействует  установлению и развитию отношений  сотрудничества и партнерства между  коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения успешно  реализовываться в интересах  партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

    "Бизнес - это умение общаться с людьми", "единственный способ настраивать  людей на энергичную деятельность - это общение с ними", - считают  истинные руководители, предприниматели.  Современный человек должен в  этой связи владеть наукой  деловых отношений, уметь устанавливать  и поддерживать цивилизованные  отношения с людьми, преодолевать  противоречия, разрешать конфликты,  брать на себя в случае необходимости  роль посредника, должен уметь  обращать свою деятельность во  благо других людей, а так  же своей работы, своего дела.

     Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

     Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые  стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

     Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных  требований, ограничений временных  рамок общения.

     В зависимости от различных  признаков деловое  общение делится  на:

• устное - письменное (с точки зрения формы речи);
• диалогическое - монологическое (с точки зрения однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим);
• межличностное - публичное (с точки зрения количества участников);
• непосредственное - опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);
• контактное - дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

В зависимости  от различных признаков деловая  коммуникация делится на:

устную  - письменную (с точки зрения формы речи);

• диалогическую - монологическую (с точки зрения однонаправленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим);
• межличностную - публичную (с точки зрения количества участников);
• непосредственную - опосредованную (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);
• контактную - дистантную (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

     Деловая коммуникация существует в двух формах: письменной и устной.

Письменная  деловая речь, в которой реализуются  диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

Устная  деловая речь, в которой реализуется  диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т. п.

     Однако  деловая коммуникация может трактоваться и в более узком смысле - как деятельность, предполагающая достижение определенных интересов, целей в профессиональной сфере бизнеса.

Деловая коммуникация всегда возникает в  определенном контексте и оказывается  зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм проявления деловой  коммуникации. К ним относятся: деловая  беседа, деловое совещание, деловое  публичное выступление, или презентация. Наиболее распространенной и чаще всего  применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа.

     Значительную  роль в деловой коммуникации играет внешность, так как визуальный контакт  во многом формирует первоначальную оценку собеседника. Одежда может передавать информацию о социальном статусе  человека, его личностных характеристиках, самооценке.

     Существенным  фактором деловой коммуникации является расклад интересов и целей, преследуемых собеседниками, который часто приводит к конфликту и необходимости  его разрешения. Ключом разрешения конфликта интересов становится убеждение, осуществляемое разными  средствами на разных уровнях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Формы деловой  коммуникации 

     В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются  коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые  требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии  компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также  знаний потребительского рынка, финансового  рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникативных  стратегий, технологий, процедур и операций.

     Специфическими  жанрами деловой коммуникации можно  считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и  конференции, а могут иметь и  самостоятельное значение.

     Особенности каждой формы деловой коммуникации включают следующие критерии:

·  цель проведения (зачем?);

·  контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

·  регламент (как долго?);

·  коммуникативные средства реализации намерений (как?);

·  организация пространственной среды (где?);

·  ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

     Самым распространенным контактным методом  является разговор. В деловом разговоре  варьируются ясно осмысленные цели, интуитивные резоны и бессознательные  мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного  контакта. Цель такой коммуникации - обмен информацией по конкретному  вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит от степени  важности предмета и от возможности  участников разговора. Коммуникативные  средства, как правило, типичные для  любой беседы: обмен репликами, вопросами  и ответами, мнениями и оценками. 

     Ситуационный  контакт обычно включает следующие  элементы:

·  обращение;

·  запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации);

·  ответ (представление информации или описание ситуации);

·  согласование действий (взаимодействие);

·  ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения).

     Эффективность разговора, как и всех коммуникативных  жанров, может зависеть не только от компетентности его участников, но и от манеры держаться, двигаться, речевой  культуры и умения слушать, самоуправления и способности "вести свою линию", формулировать свое собственное  суждение, обосновывать возражения и  пр.

2.1 Деловая беседа

     К основным функциям любой деловой  беседы можно отнести следующие: начало инновационных мероприятий  и процессов; контроль и координирование  уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение  работников одной организации, межличностные  и деловые контакты; поддержание  деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых  идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

     Как правило, деловые беседы планируются  заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который  целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При  проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить  отработке хода беседы: продумать  вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и  место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой  и партнером; резко убыстрять  темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

     Правильное  проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда  на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом  имеют в своих штатах специалистов - бесседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

• начало беседы;
• передача информации;
• аргументирование;
• опровержение доводов собеседника;
• принятие решений.

     Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение  к собеседнику, так как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с  собеседником; создание приятной атмосферы  для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение  интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Факторы, позволяющие деловой  беседе пройти успешно:

• профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;
• ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;
• наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;
• постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника.

2.2 Деловая беседа по телефону

     Значение  телефонного общения трудно переоценить, так как это самый простой  способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют  его. Умение деловых людей вести  телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, которую они представляют.

Большинство специалистов в деловом мире не имеют  специальной подготовки для ведения  телефонных бесед и переговоров, зачастую не имеют ее и секретари  приемных, хотя отвечать на телефонные звонки является их первоочередной обязанностью. В последнее время за рубежом  широко практикуются внутрифирменные  краткосрочные курсы по овладению  основами работы с оргтехникой, где  особое внимание уделяется телефонам. Владение беседой по телефону рассматривается  как неотъемлемая часть образования "белых воротничков" новой формации. Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 минут. Следовательно, в общей сложности, например, руководитель, теряет в день на телефонное общение около 2-2,5 часа, а иногда - от 3 до 4,5 часа. Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут (а порой 5-10 минут), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда провоцирует стресс.