Информационные технологии в системе документационного обеспечения управления

    Основной  особенностью программных продуктов  западной технологии является моделирование  процессов документооборота и настройка  уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально  полное использование электронных  документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

    При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются  только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью  каждого работника в документообороте организации.

    К системам данного направления относятся:

• русифицированные версии популярных западных систем:

• DocsOpen (PC DOCS);
• LinkWorks (DEC);
• Staffware (Staffware PLS)
• Lotus Notes (Lotus-IBM);

• программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

• система Office Media (Lotus Notes);
• комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);
• система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);
• решения компании АО «Весть» (DocsOpen);
• система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);

• собственные разработки российских компаний: система LanDocs; Effect Office; КАДО; «Документ2000»; «Крон»; поисковая система «Евфрат».

    Для сравнения приведем рекламируемые  авторами возможности систем разного  направления.

    Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные  системы» предназначена для автоматизации  делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях  и документационного обеспечения  управленческой деятельности государственных  организаций.

    Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих  возможностей:

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения граждан;
• ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
• пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

    Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который является средством проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:

• учетная обработка всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль прохождения документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа;
• уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;
• поддержка работы с текстом документа. Возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;
• связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;
• согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;
• распределенный документооборот. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;
• ограничение доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

    Выбор конкретного пакета программных  продуктов (систем) для более или  менее полной автоматизации документационного  обеспечения управления и их установка  в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация  сама приобретает их на рынке офисных  программных продуктов и услуг. Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства  и недостатки каждой из перечисленных  систем в области организации  документационного обеспечения  управления трудно выяснить.

    Для конкретной организации часто важна  не вся совокупность потребительских  свойств систем, а только некоторые  из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать  основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или  иные возможности, отсутствовавшие  в более ранних версиях.

    Результаты  сравнения различных программных  продуктов по автоматизации документационного  обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать  об абсолютных преимуществах и недостатках  той или иной системы. Поэтому  при выборе системы автоматизации  следует производить:

• оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
• оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
• тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.

Список  литературы

1. Кублашвили О.В. «Документационное обеспечение управления», М., - 2009
2. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №2
3. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФА-М, 2001.
4. http://www.hi-edu.ru
5. http://it.hse.ru/sdou