Электронный документооборот на предприятии

 

Министерство Образования и Науки  Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Российский Государственный Университет Туризма  и Сервиса» 
 

Экономический факультет

Кафедра «Корпоративное управление и электронный  бизнес» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине

Информационные  технологии в антикризисном управлении

на тему

«Электронный  документооборот  на предприятии» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Москва 2011

Содержание

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Актуальность  внедрения систем электронного документооборота определяется объективными факторами  – активизация и рост информационного  потока, необходимость в принятии руководителями оперативных решений по широкому кругу вопросов, увеличение объема «бумажной» работы, возрастающая трудоемкость получения отчетов, снижение уровня безопасности информации и корпоративных данных, повторение информации.

     Все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Электронный документооборот:  понятие, предпосылки  возникновения, цели, задачи

     В самом общем случае документооборот  — это движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

     Электронный документооборот — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

     Задачи, решаемые с помощью  систем электронного документооборота:

• Обеспечение более эффективного управления, а так же прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
• Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии.
• Исключение необходимости или существенное упрощение хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

     Цели  автоматизации процесса документооборота:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов.

     Внедрение СЭД способствует:

• повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;
• созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;
• сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, при одновременном повышении качества и надежности решений за счет полноты и своевременности предоставляемой информации;
• упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;
• максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде;
• введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
• обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

     При этом эксплуатация СЭД  позволяет исключить  риски:

• несвоевременной доставки информации;
• невыполнения или несвоевременного выполнения выданных руководством поручений;
• потерь информации при передаче и хранении;
• длительного согласования проектов документов и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;
• несвоевременного выполнения деловых обязательств;
• внедрения единой корпоративной культуры.

     Основные  принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
• Непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.
• Единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

     Внедрение системы автоматизации  документооборота обеспечивает:

• регистрацию, учет и хранение документов;
• оперативный доступ к документам и отчетной информации;
• эффективное управление процессами движения документов;
• сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
• повышение исполнительской дисциплины;
• снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

     В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий  спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

     Существует  множество различных СЭД: некоторые  предназначены для крупных предприятий, какие-то ориентированы на работу мелких организаций, другие предназначены для фирм, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и т. д.

     Среди прочих можно назвать: «Docs Fusion», «Docs Open», «Documentium», «LanDocs», «Microsoft SharePoint Portal Server», «БОСС-Референт», «Евфрат», «1С:Документооборот» и другие. Ниже пойдет речь о таких СЭД как «OPTIMA-WorkFlow» и «Дело». 

2. Программная платформа OPTIMA-WorkFlow

     OPTIMA-WorkFlow — это программная платформа  для создания комплексных автоматизированных  систем управления документами,  применяющаяся для автоматизации:

• документационного обеспечения управления;
• контроля исполнительской дисциплины;
• архивного хранения бумажных и электронных документов;
• управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;
• преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;
• межтерриториального и межведомственного обмена документами;
• формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;
• защиты информации от несанкционированного доступа.

     OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в  число лидирующих систем управления  документами на российском рынке.

     Область применения и функциональные возможности OPTIMA-WorkFlow:

• Делопроизводство и канцелярия;
• Электронный документооборот организации;
• Поручения и контроль исполнительской дисциплины;
• Отчетность и поддержка процессов принятия управленческих решений;
• Массовое (потоковое) сканирование и распознавание документов;
• Архивное хранение бумажных и электронных документов;
• Межтерриториальный и межведомственный обмен документами;
• Информационная безопасность.

     OPTIMA-WorkFlow обеспечивает визуальное проектирование  и модификацию маршрутно-технологических  схем любых деловых процессов  прохождения и исполнения документов.