Электронный документооборот на предприятии

     Для каждого из пользователей ведутся  индивидуальные списки доступной адресации  при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при  прохождении документа.

     Система автоматически отслеживает и  сопоставляет плановые (нормативные) и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, который позволяет автоматически формировать «хронологическое дерево» событий в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д.

     Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить – кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.

     В платформе OPTIMA-WorkFlow реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

     Типовые решения на платформе OPTIMA-WorkFlow (представляют собой преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, а также инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала):

• Решение «Делопроизводство» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации функций ведения делопроизводства и обеспечивает обработку документов на протяжении всего жизненного цикла — от создания проекта документа до его списания в архив.
• Типовое решение «Согласование договоров» предназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.
• «Контроль исполнительской дисциплины» на платформе OPTIMA-WorkFlow — это полнофункциональное решение для автоматизации постановки и контроля исполнения поручений.
• Типовое решение «Архив бумажных документов» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации деятельности архивных служб организации в соответствии со всеми требованиями.
• Типовое решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для организации и управления электронными архивами, библиотеками и базами знаний. Решение содержит приложения для массового (потокового) сканирования, распознавания, привязки документов и полнотекстового поиска документов с учетом морфологии.

     Архитектура OPTIMA-WorkFlow – это открытая архитектура. Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия платформы OPTIMA-WorkFlow с любыми другими средствами обработки данных, например, с системами управленческого учета, средствами электронной почты, факсимильной связи, системами гарантированной доставки сообщений и т. д.

     Платформа OPTIMA-WorkFlow обладает полноценным набором  инструментов для создания или развития существующих комплексных систем управления документами, средствами для интеграции со сторонними информационными системами:

• отсутствие ограничений по совместимости с любым офисным и прикладным программным обеспечением;
• поддержка LDAP: наличие средств взаимодействия с Microsoft Active Directory;
• штрих-кодовая или радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов;
• развитой инструментарий для формирования отчетности — SAP Crystal Reports и Microsoft Reporting Services;
• применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической значимости документов, резолюций и решений по документам;
• использование встроенных средств сканирования и распознавания документов, индексирования, морфологического анализа и контекстного поиска;
• простые визуальные средства настройки и адаптации решений на платформе OPTIMA-WorkFlow к специфике применения;
• документированный объектно-ориентированный API (Application Program Interface) и открытая модель хранения данных, позволяющие расширить базовые возможности OPTIMA-WorkFlow, дополнив ее своими собственными прикладными разработками;
• поддержка средств создания и обработки документов, соответствующих стандартам ОLE (Object Link and Embedding), в частности, Microsoft Office;
• поддержка исполнения программных сценариев, разработанных на скриптовых языках Microsoft Visual Basic и Java Script;
• функциональные блоки для встраивания в Web-порталы (в частности, Microsoft SharePoint).

3. Система электронного документооборота «Дело»

     Система «Дело», разработанная компанией «Электронные офисные системы», – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

     Система «Дело» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами.

     Задачи, решаемые с помощью СЭД «Дело»:

• Канцелярия – регистрация любых типов документов в соответствии заявленными требованиями.
• Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.
• Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений
• Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов.
• Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов.
• Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа
• Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
• Сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
• Создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
• Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль их исполнения.
• Электронная цифровая подпись – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

     К целям СЭД «Дело» относятся:

• автоматизация процесса ведения архивов;
• упорядочивание процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) документов, техническая поддержка регламента подготовки и оформления документации;
• упорядочивание процессов контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов, техническая поддержка регламента контроля исполнения поручений;
• снижение трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение документации, высвобождение ресурсов;
• повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

     Внедрение СЭД «Дело» позволяет обеспечить:

• объединение в единый цикл процессов регистрации, исполнения, контроля исполнения и хранения документов структурных подразделений;
• эффективный контроль над ходом исполнения документов и поручений, обеспечивающий сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;
• упрощение маршрутов прохождения документов, повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;
• возможность коллективной работы с документами при достижении высокой степени ее независимости от личных качеств персонала;
• сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов;
• достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доведения их до исполнителя;
• повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения поручений.

Заключение

     Роль  систем автоматизации бумажного  делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

     В заключение отметим, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию деятельности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемых материалов:

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 818 с.
3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
4. http://www.doc-system.ru
5. http://www.documoborot.ru
6. http://www.optima-workflow.ru