6. Выполните одно из следующих действий:
• Чтобы заменить записи, выделите их, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .

• Чтобы добавить данные как новые записи, на вкладку  Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку на кнопке Вставить и выберите Добавить из буфера.

Импорт  в Access данных Excel

Чтобы в базе данных Access сохранить содержащиеся в Excel данные, а затем продолжать работать с ними в приложении Access, данные можно импортировать. При  импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя содержащихся в Excel данных. За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.

Далее описаны обычные ситуации, в которых производится импорт в Access данных Excel:

• Сотрудники долго работали с Excel, однако решили через некоторое время использовать для этого Access. Им нужно переместить данные из одного или нескольких листов Excel в одну или несколько новых баз данных Access.
• Отдел или рабочая группа работают с Access, но иногда сотрудники получают данные в формате Excel, которые необходимо ввести в базы данных Access. При получении этих листов Excel их нужно импортировать в базу данных.
• Сотрудник обрабатывает данные с помощью Access, но получает от своих коллег еженедельные отчеты в виде книг Excel. Имеет смысл автоматизировать процесс импорта, чтобы каждую неделю в определенное время эти данные были импортированы в базы данных.

Установление  связи из Access с данными Excel

Диапазон в Excel можно связать с базой данных Access как таблицу. Этот метод полезен, если нужно продолжать хранить данные этого диапазона в Excel, но также  иметь возможность обратиться к  ним из Access. Такая связь устанавливается из базы данных Access, а не из Excel.

При установлении связи с листом или именованным  диапазоном Excel приложение Access создает  новую таблицу, которая связана  с ячейками в файле источника. Вносимые в эти ячейки в Excel изменения  отражаются в связанной с ними таблице. Однако, из приложения Access невозможно вносить изменения в содержимое этой таблицы. При необходимости добавить, изменить или удалить данные необходимо делать это в исходном файле.

Далее описаны  ситуации, в которых, как правило, нужно установить связь из Access с данными на листе Excel.

• Сотрудник желает продолжать хранить данные в листах Excel, но при этом пользоваться мощными средствами создания запросов и отчетов, имеющимися в Access.
• Отдел или рабочая группа пользуются приложением Access, но данные из внешних источников поступают в виде листов Excel. Нужно работать с ними в Access, не создавая копии внешних данных.

2.2. Копирование данных или диаграмм Excel в PowerPoint.

Копирование данных листа в  презентацию PowerPoint

1. В Excel выберите данные, которые следует скопировать в презентацию PowerPoint.
2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

3. Откройте  презентацию PowerPoint, в которую следует  вставить копируемые данные.
4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.
5. Нажмите кнопку Параметры вставки^* рядом с данными и выполните одно из следующих действий.
• Чтобы сохранить исходное форматирование копируемых данных, щелкните Сохранить исходное форматирование.
• Чтобы использовать тему документа, используемую в презентации PowerPoint, щелкните Использовать конечную тему.
• Чтобы вставить табличные данные в виде текста, щелкните Сохранить только текст.

 

 Советы

• Чтобы вставить данные в другом формате (например, в качестве объекта листа, формата HTML, графического изображения, рисунка или текста) или вставить ссылку на источник данных в Excel, на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку на кнопке Вставить, затем щелкните Специальная вставка в списке Как и выберите формат, который необходимо использовать.
• Если впоследствии в лист будут вноситься изменения, щелкните Лист Microsoft Office Excel. Выбор элемента Лист Microsoft Office Excel предоставит доступ в презентации ко всему листу, включая данные, которые могут оказаться конфиденциальными. Чтобы автоматически обновить таблицу в презентации при внесении в исходные данные изменений, щелкните Связать. При использовании обоих параметров сохраняется форматирование Excel, даже если эти возможности форматирования не поддерживаются в PowerPoint. Если исходная книга была сохранена перед копированием данных, можно щелкнуть Присоединить гиперссылку , чтобы вставить в презентацию гиперссылку, с помощью которой можно будет перейти к исходным данным в Excel.
• Чтобы вставить содержимое как значок приложения PowerPoint (вместо вставки непосредственно данных), щелкните Лист Microsoft Office Excel и установите флажок Как значок. Можно щелкнуть этот значок, чтобы открыть приложение и просмотреть данные.
• Если необходимо использовать HTML для копирования данных в таблицу PowerPoint, щелкните Формат HTML.
• Чтобы вставить статическое изображение, щелкните Рисунок (DIB) или Точечный рисунок; чтобы вставить рисунок, который может быть разгруппирован, щелкните Рисунок (EMF) или Рисунок (метафайл Windows).
• Чтобы вставить данные как форматированный или неформатированный текст, щелкните Форматированный текст (RTF) или Неформатированный текст.
• Чтобы вставить данные как гиперссылку, позволяющую перейти к исходным данным в Excel, щелкните стрелку на кнопке Вставка, затем выберите Вставить как гиперссылку. Если книга, в которой содержатся исходные данные, еще не была сохранена, этот параметр будет недоступен.
• Если необходимо, чтобы диапазон данных, вставленный в презентацию как лист Microsoft Excel, расширялся при расширении соответствующих данных в листе Excel, можно определить название этого диапазона данных в Excel, прежде чем копировать данные. Затем можно вставить ссылку на именованный диапазон с помощью команды Специальная вставка. На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку на кнопке Вставка, затем последовательно выберите Специальная вставка и Связать. Это применимо только в том случае, если копируются данные, хранящиеся в Excel не в табличном формате.

Копирование диаграммы в презентацию PowerPoint

1. В Excel выберите внедренную диаграмму или, которые необходимо скопировать в презентацию PowerPoint.
2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

3. Щелкните  область в презентации PowerPoint, в  которую необходимо вставить скопированную  диаграмму.
4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.
5. Нажмите кнопку Параметры вставки рядом с диаграммой и выполните одно из следующих действий.
• Чтобы вставить диаграмму со ссылкой на исходные данные, щелкните элемент Диаграмма (связанная с данными Excel).
• Чтобы вставить диаграмму и предоставить доступ в презентации ко всей книге, щелкните Диаграмма Microsoft Excel (вся книга).
• Чтобы вставить диаграмму в виде статического изображения, щелкните Вставить как рисунок.
• Чтобы вставить диаграмму в исходном формате, щелкните Сохранить исходное форматирование.
• Чтобы вставить диаграмму и отформатировать ее, используя тему документа, примененную к презентации, щелкните Использовать конечную тему.

Советы

• Чтобы вставить диаграмму в другом формате, щелкните стрелку на кнопке Вставка, затем щелкните Специальная вставка. В списке Как выберите необходимый формат.
• Чтобы вставить диаграмму в качестве статического изображения, выберите параметр Рисунок или Точечный рисунок. Формат рисунка обычно обеспечивает лучшее качество, чем формат точечного рисунка.
• Щелкните Графический объект Microsoft Office, чтобы вставить диаграмму как графический объект, который можно изменить с помощью средств работы с диаграммами в PowerPoint. Этот параметр недоступен при работе PowerPoint в режиме совместимости.
• Щелкните Диаграмма Microsoft Office Excel, затем выберите Связать, чтобы вставить диаграмму как, связанный с источником данных исходной диаграммы Excel. Таким образом, диаграмма будет обновляться при изменении исходных данных. Пункт Диаграмма Microsoft Office Excel недоступен при работе PowerPoint в режиме совместимости.
• Чтобы вставить диаграмму в качестве значка приложения PowerPoint Объект OLE (вместо вставки самой диаграммы), щелкните Диаграмма Microsoft Office Excel и установите флажок Как значок. Можно щелкнуть этот значок, чтобы открыть приложение и просмотреть диаграмму. Пункт Диаграмма Microsoft Office Excel недоступен при работе PowerPoint в режиме совместимости.
• Можно также создать диаграмму Microsoft Office Excel 2007 непосредственно в Microsoft Office PowerPoint 2007, щелкнув кнопку Диаграмма на ленте (вкладка Вставка, группа Иллюстрации), и используя средства работы с диаграммами для изменения или форматирования диаграммы. Диаграммы, созданные в PowerPoint, будут внедрены в презентацию PowerPoint, а исходные данные будут храниться в книге Excel, содержащейся в файле PowerPoint.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

 

 
 

_Т

аким образом, обмен данными в Microsoft Office является очень важной и нужной операцией, так как с помощью нее можно значительно облегчить себе работу. Благодаря обмену можно не выходя из одного приложения, использовать данные другого приложения.

Например, работая в книге Excel с данными Access, можно воспользоваться функциями анализа данных, построения диаграмм, гибкими средствами отбора и представления данных и другими полезными функциями, которых нет в приложении Access. Или, например, с помощью мастера экспорта Access можно экспортировать в лист Excel объект Access, например, таблицу, запрос, форму или выделенные записи. При выполнении операции экспорта можно сохранить ее параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.

Сделать эти  и другие операции, как мы выяснили, можно различными способами. Это  использование буфера обмена, статическое  перемещение и копирование данных, внедрение данных, связывание данных 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложения

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

 
 

1) Эффективная работа: Microsoft Office system 2007.-СПб.: Питер. 2004-1232 с

2) Microsoft Office 2007 для "чайников" ;Уоллес Вонг, Диалектика, 2008.-356 с.

3) Microsoft Office 2007. Самоучитель  Автор: Сергеев А.П.  Издательство: Вильямс . Год издания: 2007  

4) 1000 новых современных  рефератов/ Сост. Э.В.Белик, Т.И.Водолазская,  О.В.Завязкин, М.П.Ильяшенко.-Москва: ЗАО  «БАО-ПРЕСС» 2004.-896с.