Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Негосударственное образовательное учреждение высшего

профессионального образовательного учреждения

МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ

Кафедра государственного муниципального управления и документоведения

(ГМУ и Д)

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

на тему: « Современные программные средства, используемые в процессе создания документов»

 

 

 

                                                                 

                                                                                                     

                                                                                                                        Выполнил: студентка

                                        

 

 

 

 

 

Москва

2011 г.

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение ……………………………………………………………………………3

Глава 1. Системы подготовки текстовых документов……………………...……5

Глава 2. Пакет прикладных программ Microsoft Office …………………..……17

        2.1. Прикладные программы, входящие в Microsoft Office ………………17

        2.2. Текстовый процессор Microsoft Word …………………...……………35

        2.3.Табличный процессор Microsoft Excel…………………………………28

Глава 3. Системы автоматизации документационного  обеспечения

        управления………………………………………………………………..….29

Заключение ………………………………………………………………………..45

Список источников литературы …………………………………………………48

Приложение ………………………………………………………………….……49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В какие-то периоды это развитие замедлялось и становилось практически незаметным. В какие-то периоды, напротив, происходил качественный скачок, и человечество начинало использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информации. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов документов привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Тема курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы  хранятся и создаются в электронном  виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

Цель курсовой работы рассмотреть наиболее популярные программы, которые используются для создания документов.

Выявить какие прикладные программы входят в Microsoft Office.

Определить и изучить системы автоматизации документационного обеспечения управления.

Задачи курсовой работы:

1.Рассмотреть основные системы подготовки текстовых документов, дать понятие текстовым редакторам, текстовым процессорам и настольным издательским системам.

2.Описать пакет прикладных программ Microsoft Office, программы, входящие в него, основные возможности текстового процессора Microsoft Word и табличного процессора Microsoft Excel.

3.Рассмотреть основные системы автоматизации документационного обеспечения управления.

Все программы для создания документов условно можно разделить  на системы подготовки текстовых и табличных документов и на программы для автоматизации делопроизводства.

 При написании курсовой работы использовались в основном периодические издания такие, как журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело». Также использовала автоматизированную систему по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации». Также использовалась информация из глобальной сети Internet.

Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, список использованных источников и приложения. В первой главе рассматриваются системы подготовки текстовых документов. Вторая глава рассказывает о пакете прикладных программ Microsoft Office. В третьей главе описываются автоматизированные системы управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1

Системы подготовки текстовых документов

 

Информация является одним из ценнейших  ресурсов человеческой деятельности. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» записано: «Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Своевременное получение и обработка полной, достоверной информации определяют эффективность управления предприятием, учреждением или организацией. Большая часть информации, используемой в управленческой деятельности, фиксируется в документах. «Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [2].

Современный уровень развития компьютерной техники обеспечивает существование и повсеместное распространение информационных технологий, позволяющих преобразовывать документную информацию в электронный вид. От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит эффективность работы организации в целом. В последнее время на смену бумажным документам стремительно приходит электронный документооборот и вводится понятие электронного документа как документа, «в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [3].

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные  системы подготовки текстов позволяют  эффективно использовать компьютер  тем специалистам, которые связаны  с информационными технологиями. При этом наиболее важной для практического  пользователя характеристикой программы  этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.

Существующие в настоящее  время системы подготовки текстовых  документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

- текстовые редакторы,

- текстовые процессоры,

- настольные издательские системы.

1.1.Текстовые редакторы.

Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.) [4].

Программный текст исторически  первым стал обрабатываться с помощью  компьютера. Набор операций текстовых  редакторов определяет особенности  построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор  и весьма широк.

Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором  сервисных возможностей, позволяют:

- набирать текст с отображением на экране дисплея, используя до 200 символов;

- исправлять ошибочные символы в режиме замены;

- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

- удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего  текста, чтобы вставить туда новый  фрагмент;

- вставлять группы строк из других текстов;

- обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

- заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

- сохранять набранный текст для последующих корректировок;

- печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся  текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы WordStar и в высшей степени стандартизированы [4].

В настоящее время текстовые  редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей.

Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

1.2.Текстовый процессор.

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов [4].

В текстовых процессорах  есть специальные функции для  облегчения ввода текста и представления  его в напечатанном виде, среди  которых можно выделить следующие:

- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

- автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

- ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

- объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые  процессоры имеют уникальную структуру  данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т.п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики [4].

Существующие в настоящее  время текстовые процессоры значительно  отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:

- текстовые процессоры начального уровня,

- мощные профессиональные текстовые процессоры;

- специализированные текстовые процессоры.

К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известны C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer и отечественная система «Байкал». Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа.

Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter и отечественный текстовый процессор Лексикон.

Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word - приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word - одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ - от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

- набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

- форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;