Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  АГЕНСТВО  ПО  ОБРАЗОВАНИЮ 
 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ  ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

УДМУРТСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 
 

Институт  права, социального  управления  и  безопасности 

Средний гуманитарно-юридический  колледж 
 
 
 
 
 
 
 

Современные  программные  средства,  используемые  в  процессе  создания  документов 
 

Курсовая  работа  по  дисциплине  «Документоведение» 
 
 
 
 
 
 

                                                           Семакиной Ирины  Владимировны

                                                                     студентки  группы  СПО-О-0611-21(к)

         специальности  «Документационное

                                                     обеспечение  управления  и

                                                                        архивоведение» 

                                                                        Руководитель

                                                старший  преподаватель

                                                                        Волкова  А.В.

                                                          

                                                                                       
 
 

Ижевск  2008

Оглавление 
 

Оглавление ……………………………………………………………………...   2

Введение ………………………………………………………………….……..   3

1.  Системы подготовки текстовых документов ………………………….   6

2.  Пакет прикладных программ Microsoft Office ………………….…..…   12

     2.1.  Прикладные программы, входящие в Microsoft Office .…....    12

     2.2.  Текстовый процессор Microsoft Word …………………….…..    14

     2.3.  Табличный процессор Microsoft Excel ……………………......    16

3. Системы автоматизации документационного обеспечения   управления ……………………………………………..…………….………..    21 

Заключение ……………………………………………………………...………   27

Список  использованных  источников  и  литературы …………………..…..    29

Приложения …………………………………………………………………….    30

Приложение  №  1 ………………………………………………………………   30

Приложение  №  2 ………………………...….…………………………………   31

Приложение  №  3 ………………………………………………………………   32

Приложение  №  4 ………………………………………………………………   33

Приложение  №  5 ……………………………………………………………....   34

Приложение  №  6 ………………………………………………………………   35

Приложение  №  7 ……………………………………………………………....   36

Приложение  №  8 ……………………………………………………………....   37

Приложение  №  9 ……………………………………………………………....   38

Приложение  №  10 …………………………………………………………......   39

Подпись студента, выполнившего курсовую работу ……………….….…….   40 
 
 
 
 
 

Введение 

     В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В какие-то периоды это развитие замедлялось и становилось практически незаметным, а в какие-то периоды, напротив, происходил качественный скачок, и человечество начинало использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информации. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов документов привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ различны – от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

     Тема  моей  курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде.  Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

     Целью моей курсовой работы является:

      –     Рассмотреть наиболее популярные программы, которые используются для создания документов.

      –    Выявить какие прикладные программы входят в  Microsoft Office.

   –    Определить и изучить системы автоматизации документационного обеспечения управления. 

     Задачами  моей  курсовой  работы  является: 

     –     Рассмотреть основные системы подготовки текстовых документов, дать понятие текстовым редакторам, текстовым процессорам и настольным издательским системам.

     –     Описать пакет прикладных программ Microsoft Office, программы, входящие в него, основные возможности текстового процессора Microsoft Word (далее MS Word) и табличного процессора Microsoft Excel (далее  MS Excel).

        –     Рассмотреть основные системы автоматизации документационного обеспечения управления: «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «DOCs Open», «Делопроизводство 2.5», «NauDoc».  

     Все программы для создания документов условно можно разделить на системы подготовки текстовых и табличных документов и на программы для автоматизации делопроизводства.

     Для достижения цели и решения задач  я пользуюсь в основном периодическими изданиями,  такими как: журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», которые рассказывают о внедрении программы «БОСС-Референт» в крупные организации, и как это повлияло на их работу, а также о компании «NAUMEN»  и ее программах.

     Также в написании моей курсовой работы я использовала автоматизированную систему по делопроизводству   "Делопроизводство 2.5"   и  ГОСТ Р  6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов».

     А также я использовала информацию из глобальной сети Internet , где сайт «www.document.ru» содержит информацию по автоматизации обработки документов и т.д.

     Курсовая  работа имеет такое строение, которое  позволяет очень  подробно раскрыть и обосновать выбранную мною тему. Также хочу   отметить, что структуру своей курсовой работы я обосновала, таким образом, чтобы оптимально достичь поставленные мною цели и решить поставленные задачи.   

     Данная  курсовая работа включает в себя: введение, три главы, заключение, список использованных источников. В первой главе рассматриваются системы подготовки текстовых документов. Вторая глава рассказывает о пакете прикладных программ Microsoft Office,  а третьей главе описываются автоматизированные системы управления, такие как: «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «DOCs Open», «Делопроизводство 2.5» и «NauDoc». 

     Также хочу отметить, что данная курсовая работа позволит мне закрепить знания, полученные в курсе теоретического обучения по дисциплине «Документоведение», а также отработать и сформировать практические навыки по данной теме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.  Системы  подготовки текстовых документов 

     Существующие  в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками,

способами ввода  и редактирования текста, его форматирования и вывода информации (печать), а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но, прежде всего, необходимо придерживаться

принципа разумной достаточности.

     Существующие  в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.  Например,  редактор текстов,  который обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требует форматирования, т. е. автоматического преобразования  расположения элементов текста, изменения шрифта и т. д.

     Редактор  текстов ( text  editor ) – это текстовый редактор, обеспечивающий достаточно сложное форматирование. По функциональности “Text editor” сравним со встроенной в Windows программой “Word Pad” (Прил. №  1) . С помощью данной программы можно открывать, редактировать, сохранять, печатать файлы следующих форматов: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT и т.д. Есть возможность выровнять текст по левому, правому краю или по центру, вставить абзац (пулю), произвести откат на 1 изменение, получить жирное, курсивное или подчёркнутое начертание текста, произвести выбор шрифта, его символов, видоизменение, цвет, кегль. Можно форматировать текст отступами первой строки и абзаца. Данная программа не работает с внедрёнными в текст картинками – внедрённые изображения, имеющиеся в открытом документе, например формата RTF, сохраняться не будут. Шрифт, которым набирается документ по умолчанию – ‘Times New Roman’. Его можно поменять на любой другой шрифт, доступный операционной системе. Документ печатается по принципу «что вижу, то и получаю» через вызов диалога драйвера принтера, что позволяет оптимальным образом выбрать принтер, настроить печать.

     Результат работы экранного редактора выражается в виде файла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых

больше 31, а также  символов новой строки. Такие файлы  называются         ASCII – файлами.

     Различаясь  способами управления и набором сервисных возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют: 

g   набирать текст с отображением на экране видеотерминала, используя до 200 символов;

g   исправлять ошибочные символы в режиме замены;

g   вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки:

g   удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

g   раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

g   вставлять группы строк из других текстов;

g   обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

g   заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

g   сохранять, набранный текст для последующих корректировок;

g   печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами

печати одним  шрифтом в пределах документа.

     Из  множества имеющихся экранных редакторов можно выделить   «Norton Editor» (фирма “Peter Norton Computing Inc.”), «SideKick» (фирма “Borland”), «Brief» (фирма “Solution Systems”), многофункциональный

многооконный редактор «Multi-Edit» (фирма “American Cybernetics Inc.”). К этой же категории относятся редакторы  Турбо-систем.  Разнообразные Турбо – системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках  программирования, как Бейсик,  Паскаль,  Си,  Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы «Word Star» и в высшей степени стандартизированы.