Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

     1) создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением «.doc») и затем изменять в нем переменную часть текста;

     2) создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением «.dot») и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. 

     Шаблон  – это некий трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением «.dot».

     Шаблоны используются  для:

~   стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением «.dot»), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.

~   повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния.

Путем слияния  создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией

2.3.  Табличный  процессор   Microsoft  Excel 

     Область применения Microsoft  Excel (Прил. №  6) весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инженерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс – листов, а также многое другое.

     При работе с Microsoft Excel для Windows соблюдается принцип «что вы видите, то и получаете», или в английском варианте «WYSIWYG» (What You See Is What You Get). Это придает работе с Excel несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

     Кроме того, MS Excel обладает большим набором сервисных функций. Это ввод текста и проверка правописания, создание рисунков, экспорт и импорт данных. Средства печать также весьма гибки. Вы можете напечатать все страницы сразу, можете напечатать только часть страниц рабочей книги.

     Основные  возможности MS Excel: 

•   Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или

нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

•   Справочная система. Она организована в виде гипертекста и

позволяет легко  и быстро осуществлять поиск нужной темы.

• Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех – четырех способов, из которых

пользователь  выбирает наиболее удобный.

• Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент собирается работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.
•   Пиктографическое меню. Командам, с которыми работают чаще

всего, соответствуют  пиктограммы, расположенные под  строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

• Рабочие группы, или рабочие папки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части

электронной таблицы  расположен алфавитный указатель (регистр), который

обеспечивает  доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит, облегчает поиск и переход от документа к документу.

• Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. Среди таких возможностей – разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.
• Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.
• Средства оформления рабочих листов. Excel предоставляет широкие возможности по форматированию таблиц,  шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.). А также автоформатирование – в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся способов.
• Шаблоны MS Excel, как и MS Word, позволяет создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы.
• Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения, и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг.
• Вычисления. Для удобства вычисления в MS  Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.
• Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в MS Excel. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются такие мощные средства построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.
• Выполнение MS Excel функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, включает в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате «dBase» или «PARADOX».
• Моделирование. Подбор параметров и моделирование –  одни из самых важных возможностей табличного процессора. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.
•   Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто

повторяемых действий удобно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается работа с MS Excel и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции и таким образом, расширяют набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос – это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как

магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например, организовать цикл, переход, подпрограмму. 

     Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные

документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и т.д. То есть MS Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря программе встроенной в Microsoft Word и  MS Excel программы «Visual Basic» пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.  Системы  автоматизации   документационного   обеспечения управления 

     Каждое  предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности создание

современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии.

Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.

     Внедрение системы автоматизации документационного обеспечения управления «БОСС – Референт» (Прил. № 7) значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций.

     Результатами  внедрения системы являются:

• сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации;
• экономия рабочего времени на работу с документами;
• ускорение процедур согласования, визирования документов;
• повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений;
• быстрая и удобная регистрация документов (Прил. №  8);
• улучшение процессов планирования мероприятий.

 

     Опыт  внедрения системы автоматизации  делопроизводства и

документооборота  «БОСС – Референт», разработанной компанией «АйТи», показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект.

     Недавно на сравнительно небольшом рынке  систем автоматизации делопроизводства появилась фирма «NAUMEN» со своим программным продуктом «NauDoc», имеющим ряд существенных отличий оттого, что ранее предлагалось пользователям. Программа обеспечивает создание документов на основе хранящихся в системе шаблонов, содержащих заранее заданное оформление и типовые (трафаретные) тексты для основных управленческих ситуаций, что упрощает и ускоряет создание документов, обеспечивает их унифицированное оформление в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов».

     Графический интерфейс пользователя «NauDoc» позволяет оперативно переключаться с одного вида работ на другой и включает в себя следующие компоненты:

1.Блок основного  содержания.

   2.Панель навигации.

       3.Панель инструментов для работы с документами. 

     Программа предусматривает то, что любой  документ может быть поставлен на контроль: по нему назначаются ответственные за выполнение, ответственные за контроль, поддерживается итоговый контроль исполнения.

     Разграничение прав пользователей позволяет обеспечить дополнительную защиту для конфиденциальных документов. Безусловно, программа «NauDoc», как и любая другая программа, не является идеальным решением. Например, в ряде случаев ее терминология расходится с традиционными терминами, используемыми в отечественном делопроизводстве.

     Там, где нужно обрабатывать большие  объемы документов, вести в них сложные поиски, поддерживать распределенные архивы, – вне конкуренции «DOCs Open».  
 

     «DOCs Open» позволяет решать следующие задачи: 

~   интеграция с программами создания документов;

~   регистрация всей поступающей и создаваемой документации;

~   контроль движения документов и выполнения работ;

~   ускорение движения документов между исполнителями;

~   обеспечение сохранности документации;

~   улучшение информационно справочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из архива по запросу;

~   автоматизация составления отчетных документов.

     Особенность этой системы электронного делопроизводства –

полная интеграция со всеми распространенными офисными программами. Осуществляя учет, хранение и быстрый поиск документов. «DOCs Open» в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми распространенными офисными приложениями.

Компания «ИнтерТраст» предлагает корпоративную информационную систему «CompanyMedia», построенную на базе «Lotus Notes»  (Прил. № 9).

     «CompanyMedia»  позволяет решать большое количество прикладных задач в области документационного обеспечения управления. Она предназначена для государственных учреждений и коммерческих организаций, деятельность которых регламентирована; идеально подходит для компаний со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. «CompanyMedia» позволяет наладить «сквозное» делопроизводство в сети предприятий любой сложности, причем система будет отслеживать движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними.

     Предусмотрена возможность:

–  проведения глобального визирования;

–   создания приказов, распространяющихся на любую глубину иерархии управления;

–   отбор  документов по определённой и не сложной системе (Прил. №  10);

–   контроля над исполнением документов и поддержания горизонтальных информационных связей между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий. 

     Система "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом режиме. Программный комплекс  позволяет автоматизировать процесс делопроизводства предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Программа помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов.