Структра презинтации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

Владимирский  государственный университет 
 
 

Реферат

по  дициплине: «Информационные  технологии управления »

на  тему:

«Структура  презентации» 
 
 
 

Выполнил

ст. гр. ЗМНуд-110

Маурина А.А. 

Принял:

Моргунова Н.В. 
 
 
 
 

Владимир 2011

Содержание 

   Введение ……………………………………………………………………….3

1. Что такое презентация ……………………………………………………4

 

2. Виды и  цели Бизнес презентации ……………………………………….6

 

3. Структура презентации ……………………………………………………8

 

4. Подготовка  презентации …………………………………………………10

 

5. Анализ  аудитории ………………………………………………………11

 

6. Планирование  презентации …………………………………………….14
1. Планирование времени ……………………………………………14
2. Выбор стиля выступления …………............................................16
3. Разработка презентации ………………………………………....17
4. Выполнение презентации ………………………………………..19
5. Использование наглядных методов и материалов …………….24
6. Ответы на вопросы ………………………………………………24

Заключение  ………………………………………………………………….26

Список  используемой литературы ……………………………………….27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Согласно  одному из множества предложенных в  литературе определению, «Public Relation –  это организация общественного  мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации». Другими словами нужно создать для организации благоприятный образ в глазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу и в дальнейшем этот образ поддерживать.           Одним из средств создания благоприятного образа является презентация (Praesentatio (лат.) – представление, предъявление). Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, лицея, колледжа, выхода книги известного автора, основание нового банка, фирмы, появление на рынке новых товаров, технологий и т.д. Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманы и спланированы, поскольку гости воспринимают эти мероприятия как «смотрины» организации.    Презентация дает возможность пригласить нужных политических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм, как для укрепления старых связей, так и для установления новых деловых контактов. При этом тщательно продумывается список лиц, которым заранее посылают приглашения, определяются сроки ее проведения.       В моей работе пойдет речь именно о презентации и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно. Мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда  можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д. И, тем не менее, нужно сделать так чтобы она принесла максимально возможный эффект.  
 
 
 
 
 

1. Что такое презентация

 

     Презентация, как правило, необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить о своем существовании, это испытанный способ привлечения внимания. Кроме того, как было сказано в начале это одно из средств, используемых для создания имиджа.      Более благоприятное впечатление и более глубокое влияние на публику оказывает презентация, проходящая в хорошем темпе, в выразительной, энергичной и полной энтузиазма манере.        Для того чтобы начать готовить то или иное мероприятие необходимо очень четко определить, что мы хотим получить как результат его проведения. Презентация не является исключением. Можно сказать, что глобальной целью каждой презентации является убеждение ваших гостей в том, что вы именно такие, как хотите себя преподнести или, что ваш товар самый необходимый и качественный и т. д. За достаточно короткое время нужно сформировать у людей определенное мнение относительно того, кто вы? Чем занимаетесь? И как хорошо вы это делаете? Иногда, кроме этого вашей целью является подвигнуть людей на конкретные поступки, которые нужно совершить прямо в этот промежуток времени, что-то купить, заключить контракт и т. д.            Для того чтобы обеспечить себе успех необходимо заранее тщательно планировать свои действия. Тем самым можно избежать неприятных всевозможных сюрпризов и минимизировать неожиданности, которые могут помешать. Продумывая порядок необходимых действий, можно вовремя определить, сколько точно времени понадобиться на каждую часть, что более значимо, а от чего может быть вообще стоит отказаться.       Существует несколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить  и тип необходимой нам презентации.    Какова природа места: формальная, неформальная, деловая.  Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.   Язык определяет стиль и тон всего события, а так же задает темп презентации. Он должен подходить аудитории, необходимо почувствовать ее культурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристик аудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или иной вербальный стиль.       Не следует злоупотреблять: избитыми фразами и выражениями, избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленных выражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды и цели бизнес-презентаций 

     Под бизнес-презентацией понимают переговоры представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов презентации  могут иметь следующие цели:  SYMBOL 183 f "Symbol" Презентация фирмы. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.         SYMBOL 183 f "Symbol" Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

     *      Отчет о выполненных работах.  Цель -  ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

     *      Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.           SYMBOL 183 f "Symbol" Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Такие презентации могут быть внутренние и внешние презентации.     Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).          Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя.        Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными: Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.         Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего можно сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Структура презентации

 

   Можно определить презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий: 

   ·        Приглашение и встреча.  

   ·        Пресс-конференция.  

   ·        презентационная часть  

   ·        Неформальное общение.  

   ·        прощание.  

   Но  следует добавить следующие дополнения:    Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию.  Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.  Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:

   ·        Ключевые пункты или основные идеи.

   ·        Поддерживающий материал, объясняет  основные идеи и доказывает их верность.

   ·        Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.         Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте.   Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Подготовка  презентации

 

   Можно выделить следующие этапы, которые  должны быть выполнены для успешной подготовки к бизнес-переговорам: 

             Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

             Планирование и составление возможных  сценариев переговоров.

             Выбор, разработка вариантов использования  демонстрационно-наглядных материалов.

             Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

             Подготовка к ответам на возможные  вопросы аудитории.

     В процессе подготовки презентации нужно  определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения.            Если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами. Такие презентации могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль.         График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. 

5. Анализ  аудитории

 

   Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?   Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.       Можете добиться лучшего результата, если знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к бизнес-презентации.           Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.           Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (Рис. 1). Сначала уровень внимания высок, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.            Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.       Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:          Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?        Заботят ли их темы, через которые хотите убедить их принять участие в конкретном действии?           Какой у аудитории уровень понимания, образованность?  Сколько они знают о том, что им собираются преподнести?  Знают ли они вашу организацию?      Уважают ли они вашу организацию?