Техническое обеспечение современного офиса

К устройствам вывода графической информации относятся  плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального  компьютера на бумажный или иной вид  носителя большого размера. Они предназначены  для вывода различных схем, сложных  технических и архитектурных  чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

Они редко могут  иметь решающее значение, но, учитывая, что этот вид техники является незаменимым для художников, дизайнеров, оформителей, инженеров-проектировщиков, докладчиков, современный секретарь  должен иметь представление об этом техническом средстве информатизации. Размеры выходных документов на плоттере гораздо больше по размерам документов, которые можно вывести из компьютера, используя принтер. Максимальная ширина печати определяется шириной рулона. Плоттеры так же, как и принтеры, можно классифицировать по различным  признакам: по принципу формирования изображения  на бумаге; принципу действия; конструкции.

По конструкции  плоттеры подразделяются на планшетные и барабанные (рулонные). В планшетных плоттерах бумага лежит неподвижно, а печатающий узел перемещается относительно нее по двум направлениям. В барабанных плоттерах по одной из координат  перемещается печатающая головка, а  по другой, с помощью системы прижима, движется бумага22.

К основным характеристикам  плоттеров относятся скорость вычерчивания изображения (мм/с); скорость вывода изображения.

В настоящее время  большое внимание уделяется единому  порядку оформления документов. Под  порядком оформления понимается придание документам вида, удобного для наглядного представления и практического  использования информации, содержащейся в документе, а также способы  защиты документов от влаги и пыли с целью дальнейшего их хранения. Для этого все документы после  работы с ними комплектуются, переплетаются, некоторые уничтожаются, а некоторые  передаются пользователям или на архивное хранение. Современному работнику  необходимо иметь представление  о наборе различных технических  средств.

Машины для защиты документов от небрежного хранения подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы23.

Бумагорезательное оборудование классифицируется на три  категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное  оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских  форм. Промышленное бумагорезательное  оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза резаки могут быть стационарные и переносные.

1.3 Средства связи

Телефонная связь. Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений  не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть —  это самый распространенный тип  оперативной связи. Абонентами сети могут являться как физические лица, так и юридические: офисы, предприятия  и организации.

Принцип действия телефонной сети основан на передаче звукового  сигнала по электрическим проводам. Сегодня же телефонная сеть — это  совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих  их каналов связи. АТС соединяются  друг с другом по так называемым соединительным линиям. Современная  АТС — это программно управляемая  коммутационная система, работающая с  цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской  линии, преобразуется в цифровой вид. В этой форме он распространяется далее по телефонной сети, превращаясь  снова в аналоговую форму при  попадании к абоненту.

Важной характеристикой  современной АТС считается коэффициент  концентрации абонентов — отношение  числа абонентов АТС к числу  ее внешних каналов24. Дело в том, что при обращении к АТС  внутреннего абонента ему выделяется определенный внешний канал, так  как количество внешних каналов  у АТС намного меньше количества подключенных к ней абонентов.

Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены оконечные  АТС, к которым подключаются абонентские  терминалы. Такая АТС имеет номер, обычно совпадающий с первыми  цифрами номера абонента. Если АТС  коммутирует более 10000 абонентов, то она делится на несколько подстанции, имеющих свой уникальный номер. Совокупность АТС, обслуживающих некоторый географический регион, имеет свой уникальный номер  внутри страны. Связь между зонами осуществляется с помощью АТС  более высокого уровня — междугородных. Чтобы на нее выйти, необходимо сначала  набрать единый ее номер для всех географических регионов, а лишь затем  набрать номер той зоны, куда вы хотите позвонить. Таким образом, структура  междугородной АТС аналогична структуре  АТС нижнего уровня. По такому же принципу междугородные АТС подключаются к АТС верхнего уровня — международному.

Следовательно, полный, всемирно уникальный номер абонента состоит из кода страны, кода региона  внутри страны, номера АТС внутри региона, номера абонентского терминала внутри автоматических телефонных станций.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так  и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты-коммутаторы  секретаря. Секретарь принимает  по этому телефону все звонки внешних  абонентов и обрабатывает их в  соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного  аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие  электронного справочника.

В офисах целесообразно  использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной  АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефо ном дело дорогостоящее25.

Основными достоинствами  современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически  бесплатное пользование внутренней телефонной связью. При выборе офисной  АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских  и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста  абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата  на подключение АТС к отечественным  телефонным линиям. Это, кстати, важно  и при выборе телефонного аппарата. Телефонная связь — это не автоматическая, а человеко-машинная система. Связь  осуществляется автоматически с  помощью устройств АТС, но работой  этих устройств управляет человек (пользователь), набирающий соответствующий  номер.

Телеграфная связь. Телеграфная связь предназначена  для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам  связи коротких текстовых документированных  сообщений. Телеграф является одним  из старейших видов связи26.

Телетайпы появились  позднее телеграфов, в конце XIX в. Телетайп — это буквопечатающий  телеграфный аппарат. Сегодня в  офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются  исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

В качестве канала связи  для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как  телеграфный, так и телефонный каналы (в последнем случае применяется  модем). Передачу документированной  текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной  связью. Она использует для передачи информации телефонные каналы связи, а  в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная  телетайпная аппаратура совместно  с модемом, так и специальная  аппаратура. Таким образом, телеграфная  связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и  телетайпную дейтефонную связь. Следует, однако, заметить, что все  виды телеграфной связи неуклонно  вытесняются факсимильной связью.

Факсимильная связь. Факсимильная связь — это процесс  дистанционной передачи неподвижных  изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя27. Составляется обычное электронное  письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного  узла, занимающегося факсимильными  операциями. Текст этого письма в  виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все  современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений.

Цифровые видеокамеры. Цифровая видеокамера предназначена  для записи цветного (черно-белого) изображения и звука на стандартные  видеокассеты или компакт-диски. Цифровая видеокамера содержит следующие  основные узлы и блоки: объектив с  двигателями фокусировки, трансфокации и ирисовой диафрагмы; блок распознавания  изображения; блок цифровой обработки  изображения; тракт обработки видеосигнала; микрофон и тракт обработки звукового  сигнала; блок управления; электронный  видоискатель; блок питания; дисковод; линейный выход и высокоточный оптико-электронно-механический блок.

Изображение фокусируется объективом на матрице прибор с зарядовой  связью (ПЗС) и в блоке распознавания  преобразуется в электрический  сигнал, который проходит в блок цифровой обработки изображения, где  трансформируется в сигнал яркости  и два стандартных цветоразностных  сигнала. При этом сигнал, поступающий  из блока распознавания, проходит схему  взаимосвязанной двойной выборки  и преобразуется схемой аналогово-цифровой преобразователь (АЦП) в цифровой код. Процессор цифровой обработки изображения  осуществляет необходимые операции с цифровым сигналом и совместно  с микросхемой цифроаналогового преобразователя (ЦАП) формирует стандартный  сигнал яркости и два цветоразностных  сигнала. Процессор автоматической фокусировки следит за качеством  изображения и передает команды  процессору управления объективом. Цифровой стабилизатор изображения устраняет  дрожание, возникающее при съемке без штатива28. Блок управления контролирует состояние клавиш и в зависимости  от выбранного режима вырабатывает управляющие  сигналы для остальных блоков видеокамеры. Отдельной задачей  блока управления является формирование сигналов для процессора управления двигателями загрузки. Электронный  видоискатель (монитор) позволяет осуществлять визуальный контроль записываемой информации, просмотр отснятого материала, а  также отображает режим работы видеокамеры. Современные видеокамеры оснащены цветным электронным видоискателем, получающим из тракта обработки видеосигнала сигнал яркости с добавленными к  нему синхроимпульсами и сигналом цветности. Каскады видоискателя преобразуют  эти сигналы б цветное изображение, выводимое на экран матрицы ЖКИ (жидкокристаллическое изображение).

Цифровые фотокамеры. Цифровые фотокамеры по сравнению с  обычными фотоаппаратами обладают рядом  принципиально новых возможностей: не требуется никакой фотопленки, а следовательно, и проявки, если есть цветной принтер, то результат  можно получить мгновенно; неудачные  кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает  накладные расходы; фотографии можно  просмотреть на экране телевизора или  компьютера, часть из них можно  не распечатывать, а просто хранить  в памяти компьютера; многие камеры позволяют сильно приближать удаленные  объекты, записывать звуковые комментарии  и даже видео (правда, с невысоким  качеством и в течение короткого  времени), возможна и панорамная съемка; просмотр отснятого материала прямо  в «походных условиях» на встроенном цветном ЖК дисплее. Перспективы  компьютерной реставрации или трансформации  просто неисчерпаемы. Конечно, это можно  проделать и с обычным фото, но в этом случае необходимо перевести  его в цифровую форму, пропустив  через сканер. Возможности же спецэффектов графических компьютерных программ практически неисчерпаемы29.

Системы видеоконференций. В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач  компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С  точки зрения оснащения оборудованием  решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные – оборудование устанавливается  на рабочем столе сотрудника, и  индивидуальные – организуемые в  отдельной, специально оборудованной  комнате.

Индивидуальные системы  обычно более дорогие, более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее  техническое качество изображения  и проведения конференции.

Настольные системы  менее дорогие, они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео  по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания, для эффективной поддержки функционирования настольных систем необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика.

Типичная система  видеосвязи состоит из мультимедийного  компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, устройствами оцифровки  изображения и звука30. Канал связи  должен быть достаточно широкополосным, обеспечивающим высокую скорость передачи без прерывания и существенных задержек сигнала. Кроме того, необходимо программное  обеспечение.