Технологии создания успешной бизнес-презентации

 

Министерство образования  Республики Беларусь 
Белорусский национальный технический университет 
Автотракторный факультет 
Кафедра «Экономика и логистика»

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине «Информатика» 
На тему: «Технологии создания успешной бизнес-презентации»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент 1 курса группы 101041-12

Шупенич К.В.

 

Приняла:

старший преподаватель 

Стефанович Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2012

 

Оглавление

Введение 3

Составляющие презентации 4

Подготовка презентации 5

Дизайн слайдов 6

Заключение 11

Список использованных источников 12

 

Введение

Ещё десять лет назад слайдовые  презентации не были так распространены. Сегодня их становится всё больше. Сейчас слайдовые презентации везде. Однако в современном бизнесе они играют исключительную роль. С помощью хорошо поставленной презентации можно добиться успеха: получить одобрение на какой-либо бизнес-проект, патент.

Слайдовая презентация постепенно становится языком бизнеса. Стандартная  презентация экономит  много времени  и сил. В программе по подготовке презентаций есть масса вещей, о  которых не приходится думать самим. За нас уже много чего придумали. Нам не нужно думать о порядке  слайдов, есть сортировщик. Не нужно  думать над цветом – есть шаблоны. Не нужно искать картинки – есть встроенный клипарт. Не нужно думать о структуре текста – есть буллиты. В шаблонах есть позитивное свойство – они экономят наше время.

 Однако те, кто постоянно  сталкиваются с презентациями  понимают, что помимо знания общепринятых техник требуются наработанный подход и особые приемы, которые на практике не раз доказали свою эффективность. Поэтому в данной работе будут рассмотрены наиболее распространённые ошибки, методы разработки презентаций, приёмы для акцентирования внимания во время бизнес-презентаций.

 

Составляющие  презентации

Сегодня мы часто слышим слово «презентация», но при этом не всегда представляем что это такое. Так что же такое «презентация»? Презентация — это выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации. Сферы применения многообразны, начиная с урока в школе и заканчивая презентацией бизнес-проекта. Презентации можно увидеть и по телефизору, и как приложение к какому-либо товару. Однако основной функцией презентаций было и будет продвижение и реклама разного рода товаров, изделий и проектов.

И чтобы ваша презентация  имела успех вней должны присутствовать 3 основые части:

- Проецируемые слайды – визуальные, насколько это возможно. Минимум текста, максимум изображений. Наглядно и просто.

- Текстовое содержание презентации (аргументы, факты, доказательства, примеры) – должны быть  в устной речи, но никак не слайдах

- Раздаточные материалы должны обеспечивать ту же глубину и охват, что и живое выступление. Они необходимы для того, чтобы аудитория имела возможность отслеживать ваше выступление на бумаге. Это обеспечивает лучшее усвоение информации.

Существует несколько  типичных ошибок при подготовке презентаций:

• Слишком много информации. На один слайд должна приходиться одна мысль. По возможности, выраженная максимально коротко. Не гонитесь за количеством слайдов. Чем быстрее вы скажете все главное, тем больше времени у вас останется для того, чтобы взаимодействовать с аудиторией. Вместо того, чтобы показывать массив данных с большим количеством слов или цифр, подумайте, какой вывод можно сделать на основании всей этой информации, и обращайте внимание на него.
• Мало визуальной информации. Презентация это в первую очередь наглядные примеры в виде изображений, старайтесь использовать больше графической информации.
• Плохой дизайн. Презентация должна нести в первую очередь наглядную информацию, дизайн и прочее лишь средства для выражения. Дизайн должен быть прост и не резать глаз, но при этом  и совсем уж примитивным он тоже быть не должен.
• Недостаток времени на подготовку. Хорошая презентация не делается за час или два, на подготовку уходит около 30 часов. Только 25% руководителей тратят 2 и более часов на подготовку презентаций.

 

Подготовка  презентации

Мыслительная карта –  лёгкий способ сохранить план на одной  странице. В зависимости о продолжительности  презентации всегда можно, взглянув на карту, решить, нужно ли её сократить  или увеличить. Сами по себе мыслительные карты могут быть в виде плакатов на стенах, слайдов, раздаточных материалов.

Для создания успешной презентации  можно применять не только PowerPoint, но и обычные бумагу с карандашом. Для начала достаточно карандаша и стикеров. Один листок – одна идея. Если идея не помещается на один стикер, значит, она слишком сложна. Основной критерий – простота. Кроме того, стикеры облегчают выстраивание структуры – отдельные фрагменты содержания можно переклеивать с места на место до тех пор, пока каждый из них не окажется на своём месте.

Этапы создания презентации

• Четко сформулировать цель презентации
• Отобрать всю содержательную часть для презентации и выстроить логическую цепочку
• Определить ключевые моменты в содержании текста, выделить их
• Определить виды визуализации (картинки) для отображения их на слайдах в соответствии с логикой, целью и спецификой материала
• Подобрать  дизайн и форматировать слайды
• Проверить визуальное восприятие презентации

 

Дизайн  слайдов

При подготовке презентации, дизайн слайдов и презентации  в целом играет важную роль. Именно на оформление обращают большое внимание, оно должно заинтересовать слушателя  и также способно скрасить некоторые  шероховатости остальных частей вашего выступления. Важно понимать для какой аудитории будет  подготавливаться данная презентация  и исходить из этого, то, что уместно  в одном случае не подойдёт для  другого. Нужно помнить, что в  презентации изображения запоминаются лучше, чем слова. Слова и картинки вместе запоминаются лучше, чем по отдельности, а главная цель дизайна слайда – сосредоточить внимание на ключевых объектах.

Существует четыре основных правила для любой презентации, относительно дизайна:

• Делайте слайды красочными и выразительными.
• Размер - лучше 5 слов крупным шрифтом, чем страница вашего доклада мелкими буквами.
• Следует использовать только мягкие цвета, которые не будут ослеплять или раздражать аудиторию.
• Равномерность - слайд следует заполнять информацией таким образом, чтобы избежать скопления символов в одном углу и белых пятен в другом.

Ну а теперь подробнее  о «специальных принципах» дизайна  для бизнес-презентаций.

Семь  основных принципов дизайна слайдов:

1. Принцип соотношения сигнал/шум - сокращение лишних элементов
2. Принцип читабельности - выбор цветов и шрифтов
3. Принцип пустого пространства - выделение главного элемента
4. Принцип выравнивания - наличие визуальной взаимосвязи всех элементов на слайде
5. Принцип контрастности - демонстрация иерархии между элементами слайда (за счёт цвета, размера линий, формы, расположения в пространстве)
6. Принцип повторения - сохранение единого стиля во всех слайдах
7. Принцип близости - расположение взаимосвязанных элементов на слайде

 

А теперь подробнее о каждом из принципов дизайна.

Принцип соотношения сигнал/шум

Принцип соотношения «сигнал/шум» заимствован из технических областей, но его можно применить и в случае создания бизнес-презентаций. Презентация предполагает создание, передачу и приём информации. На каждом этапе качество передаваемой информации (сигнал) снижается, а посторонняя информация (шум) – добавляется. Чёткость информации зависит от соотношения оставшегося сигнала к добавленным шумам. Цель применения соотношения «сигнал/шум» - сохранение первоначального смысла сообщения при помощи ясности и простоты дизайна слайдов. Например, график без лишних элементов будет иметь высокое соотношение «сигнал/шум», в то время как график со многими посторонними элементами – наоборот низкое.

Ухудшение визуального  сообщения происходит, например:

• При выборе перегруженных графиков.
• При использовании неоднозначных символов.
• При избыточном выделении линий, фигур, символов, логотипов.

Выбирая между функционально  равными дизайнами, следует отдавать предпочтение самому простому дизайну. Визуальная перегруженность  снижает  эффективность презентации. Все  ненужные графики, строки, символы отвлекают  внимание от главного пункта. Например, видимые линии сетки таблицы должны быть практически обесцвечены, а возможно, даже убраны совсем. Колонтитулы и логотипы в большинстве случаев тоже можно удалить.

Два наиболее частых шума используемых в бизнес-презентациях: трёхмерные графики и корпоративные логотипы. Визуально трёхмерная графика менее  точна, так как угол обзора затрудняет понимание того, где именно мы находимся  на оси.

Принцип читабельности

Размер

Для текста на слайде обычно используется как минимум 30-ый размер шрифта. Если же необходимо использовать мелкий шрифт, то, скорее всего, ваш слайд перегружен. В этом случае, всю дополнительную информацию нужно перенести в раздаточные материалы.

Шрифт

В презентации следует  использовать наиболее простые и  распространённые шрифты. Предпочтение отдаётся шрифтам Arial, Verdana, Tahoma.

Контрастность

Лучше всего использовать светлый текст на тёмном фоне.

• Тёмный текст на тёмном фоне приводит к визуальному ослеплению – из-за большого количества света идущего от фона.
• Использование белого текста на чёрном фоне удаляет рамку вокруг показываемого изображения или текста.
• Лазерная указка более заметна на тёмном фоне.
• Когда проектор установлен некорректно, искажаются слайды. На белом фоне неточность заметна сразу, поскольку белый фон проявляется на стене или экране, как искажённая трапеция. С чёрным фоном искажения менее очевидны, так как кадра нет как такового.

Оптимально, когда уровень  контрастности между фоном и  текстом превышает  70%. Цветовые комбинации фон/надпись, как правило, не влияют на читабельность при сохранении минимального уровня контрастности. Нетипичные сочетания следует выбирать тщательно  и проверять, не раздражают ли они  глаз. Узорный фон может плохо  повлиять на читабельность, и его  лучше избегать.

Буллиты

Буллит – увеличенная  точка, используется для перечисления пунктов перечня.

• Буллиты хорошо работают в письменных документах, но в презентации они не эффективны.
• Буллиты могут быть лучшим выбором в письменных документах при перечислении элементов, не находящихся в иерархической связи  между собой.

Буллиты организуют, направляют и облегчают чтение. Визуально  разделяя текст, они позволяют читать осмысленными порциями. Кроме того, они создают благоприятные условия  для выборочного чтения, когда  читателю нужны какие-то конкретные материалы.

Нередко, способ, когда мы описываем проблему с помощью  буллитов, он сам становится проблемой:

• Идеи, представленные в виде списков буллитов, слишком безлики и абстрактны.
• Списки буллитов не определяют важные взаимосвязи элементов.
• Списки буллитов не учитывают специфику конкретного бизнеса.

 

Принцип пустого пространства

Часто на слайдах слова, фразы, графики забивают и заполняют  каждый угол. Многие, как правило, не любят оставлять пустое пространство, «белые пятна».

Пустое пространство вносит ясность и элегантность, оно несёт  определённую функциональную нагрузку, например усиление отдельных элементов. Чем больше  загружен слайд, тем  менее он эффективен. Пустота сама по себе достаточно мощный элемент.

Принцип выравнивания

Согласованность отдельных  элементов создаёт ощущение цельности. Часто текст на слайдах, графики, изображения размещаются там, где  остаётся свободное место, без учёта  остальных элементов слайда. Получается неразбериха.

Принцип выравнивания гласит: ничто не должно быть расположено на странице произвольно. Каждый элемент должен находиться в визуальной связи с чем-либо ещё на слайде.

Ключевая идея принципа выравнивания – дизайн слайдов должен выглядеть как нечто, размещённое в случайном порядке.

Размещать края элементов  следует по одной линии: вертикально, горизонтально или по центру.