Технология интеграции офисных приложений

Как правило, в организациях создается множество  повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя  специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную  записку, подготовить научно-технический  отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Word предлагает  встроенные средства графики,  позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.

Важной  особенностью программы является возможность  поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

В Word 2007 реализованы также новые возможности  доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

На рисунке 5 изображено окно работы в Microsoft Word 2007.

 

Рисунок 5 – Окно работы в Microsoft Word 2007.

 
В последнее время появился ряд  новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2007 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в  Интернет-магазинах.

Число подобных сервисов будет постоянно  расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2007 формата файла XML позволяет  сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая  при этом форматирования Word. При  сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство  для работы с персональной  информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

Outlook можно  использовать и для планирования  групповой работы. Например, при  работе в корпоративной сети  можно посмотреть расписание  свободного времени сотрудников,  которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

В последней  версии (Outlook 2007) программа существенно  изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в  виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

Появились новые возможности управления письмами. Функция «интеллектуальной группировки» почты позволяет упорядочить  письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям.

Еще одно новшество позволяет более эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2007 появился настраиваемый фильтр спама. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку «Нежелательная почта» (Junk e-mail folder).

Microsoft Power Point - это популярная программа  подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

Power Point позволяет создавать наглядные  презентации, интегрируя текст,  графику, видео и другие элементы  на отдельных страницах, называемых «слайдами» по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы  между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут  быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные  элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, Power Point предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft Power Point позволяет транслировать презентации  на широкую аудиторию через  Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office.

На рисунке 6 изображено окно работы в Microsoft Power Point 2007.

 

Рисунок 6 – Окно работы в Microsoft PowerPoint2007

 
В Power Point 2007 появилось усовершенствованное  средство просмотра (Power Point Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен Power Point, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как Power Point - презентации.

Microsoft Excel - это идеальное средство для  решения учетных задач, обработки  экспериментальных данных, составления  отчетов и т.п.

Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых  может храниться числовая и текстовая  информация. Такая книга служит хорошим  организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. На рисунке 7 изображено диалоговое окно работы в Microsoft Excel 2007.

 

Рисунок 7 – Окно работы в Microsoft Excel 2007

 
Таблицы Excel удобны для хранения и  сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с  текстом, позволяющие создавать  документы практически любой  сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Microsoft Excel имеет массу встроенных функций  для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает  мощный аппарат для решения  задач подбора параметров, статистического  анализа данных и т.д. Программа  имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2007 позволяет  считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы.

Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2007 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная  СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий  спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные  компоненты MS Access:

- построитель  таблиц;

- построитель  экранных форм;

- построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

- построитель  отчётов, выводимых на печать.

Они могут  вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или  написать оболочку для внешней БД.

MS Access является  файл-серверной СУБД и потому  применима лишь к маленьким  приложениям. Отсутствует ряд  механизмов, необходимых в многопользовательских  БД, таких, например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

Microsoft Publisher – это удобная настольная издательская  система, предназначенная для  бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher широко используется на предприятиях малого бизнеса и в домашних условиях, позволяя быстро и без проблем создавать высококачественные бюллетени, объявления, буклеты, веб-узлы и другие публикации. Благодаря расширению возможностей профессиональной печати и усовершенствованию функций печати и работы с Вебом, Publisher может теперь предоставить бизнес-пользователю полный набор эффективных инструментов маркетинга и организации процесса продаж. Кроме того, в рамках программы Publisher Service Provider пользователям приложения Publisher оказывается содействие в поиске типографий, в которых могут печататься материалы, подготовленные с помощью приложения Publisher.

На рисунке 8 изображено окно работы в Microsoft Publisher.

 

Рисунок 8 – Окно работы в Microsoft Publisher 2007

 
Publisher позволяет существенно повысить  производительность труда и упростить  работу пользователей. Этому способствуют следующие особенности данного приложения:

- включение  хорошо знакомых пользователям  средств из пакета Office. Благодаря  этому упрощается освоение данного  приложения пользователями, знакомыми  с другими приложениями Office;

- использование  согласованных друг с другом элементов управления – пользовательского интерфейса, меню, панелей инструментов и новой области задач – формирует привычную для пользователей среду пакета Office, одновременно поддерживая уникальные возможности создания публикаций, имеющиеся в приложении Publisher;

- обеспечение  большего числа вариантов открытия, редактирования и форматирования  основных документов Word в приложении Publisher с помощью мастера импорта  документов Word;

- улучшенная  поддержка вставки текста в  документы Publisher из других приложений Office с сохранением исходного форматирования – с помощью буфера обмена Office и смарт-тега параметров вставки.

 

 

2.2 Интеграция приложений MS Office

  Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить  другие составляющие пакета.

Следует отметить, что пользователям, имеющим  подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, которая расположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам и т.п.

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик.