Теорія баз даних і їхнє створення в середовищі Microsoft Access

      Екран відеомонітора повинен знаходитися  від очей користувача на оптимальній  відстані:

• (600 – 700) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 14"/15",
• (700 – 800) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 17",
• (800 – 900) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 19",
• (900 – 1000) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 21",

але не ближчі 500 мм з урахуванням розмірів алфавітно-цифрових знаків і символів.

      У приміщеннях з персональним комп'ютером щодня повинне проводитися вологе прибирання. Приміщення з персональним комп'ютером повинні бути оснащені аптечкою першої допомоги і углекислотнимі (або порошковими) вогнегасниками .

      Клавіатуру  слід розташовувати на поверхні столу на відстані (100  –  300)  мм від краю, зверненого до користувача, або на спеціальній регульованій по висоті робочій поверхні – столешнице.

• для операторів комп'ютерного набору слід призначати регламентовані перерви для відпочинку тривалістю 10 хвилин після кожної години роботи за комп'ютером.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ІІ  ОСНОВНА  ЧАСТИНА 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. МОДЕЛІ БАЗИ ДАНИХ  

    Основа  інформаційної системи, об'єкт її обробки – база даних.

    Що  таке база даних (БД)? У широкому змісті слова можна сказати, що база даних – це сукупність зведень про конкретні об'єкти реального світу в якій-небудь предметній області. Синонім терміна «база даних» – «банк даних».

    Щоб забезпечити швидкість і якість пошуку даних у базі, цей процес повинний бути автоматизований. Комп'ютерну базу даних можна створити декількома способами:

• За допомогою алгоритмічних мов програмування, таких як Basic, Pascal, і т.д. Даний спосіб застосовується для створення унікальних баз даних.
• За допомогою прикладного середовища, наприклад Visual Basic. З його допомогою можна створювати бази даних, що вимагають якихось індивідуальних особливостей побудови.
• За допомогою спеціальних програмних середовищ, що називаються системами керування базами даних.

    У даний час існує кілька видів  систем керування базами даних ( СКБД ). Найбільш відомими і популярними СКБД є Access, FoxPro і Paradox.  

    1.1 Реляційна модель 

    База  даних може бути заснована на одній моделі або на сукупності декількох моделей. Будь-яку модель даних можна розглядати як об'єкт, що характеризується своїми властивостями (параметрами), і над нею, як над об'єктом, можна робити які-небудь дії.

    Існують три основних типи моделей даних  – реляційна, ієрархічна і мережна.  

    Термін  «реляційний» (від латинського relatio – відношення) указує насамперед на те, що така модель збереження даних побудована на взаємовідносинах складових її частин. У найпростішому випадку вона являє собою двомірний масив або двомірну таблицю, а при створенні складних інформаційних моделей складе сукупність взаємозалежних таблиць. Кожен рядок такої таблиці називається записом, а стовпчик – полем.

    Реляційна модель даних має наступні властивості:

• Кожен елемент таблиці – один елемент даних.
• Усі поля в таблиці є однорідними, тобто мають один тип.
• Кожне поле має унікальне ім'я.
• Однакові записи в таблиці відсутні.
• Порядок записів у таблиці може бути довільним і може характеризуватися кількістю полів, типом даних.

       1.2 Ієрархічна модель 

    Ієрархічна  модель бази даних являє собою сукупність елементів, розташованих у порядку їхнього підпорядкування від загального до частки й утворююче перевернене дерево (граф). Дана модель характеризується такими параметрами, як рівні, вузли, зв'язки. Принцип роботи моделі такий, що кілька вузлів більш низького рівня з'єднуються за допомогою зв'язку з одним вузлом більш високого рівня.

    Вузол – інформаційна модель елемента, що знаходиться на даному рівні ієрархії.

    Властивості ієрархічної моделі даних:

• Кілька вузлів нижчого рівня зв'язано тільки з одним вузлом вищого рівня.
• Ієрархічне дерево має тільки одну вершину (корінь), не підлеглу ніякій іншій вершині.
• Кожен вузол має своє ім'я (ідентифікатор).
• Існує тільки один шлях від кореневого запису до більш приватного запису даних.

 

 

    1.3 Мережна модель 

    Мережна модель БД схожа на ієрархічну. Вона має ті ж основні складові (вузол, рівень, зв'язок), однак характер їхніх відносин принципово інший. У мережній моделі прийнятий вільний зв'язок між елементами різних рівнів.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОСНОВИ РОЗРОБКИ  БАЗИ ДАНИХ 

    Перш  ніж приступати до роботи з базою  даних, у першу чергу необхідно вибрати модель представлення даних. Вона повинна відповідати наступним вимогам:

• Наочність представлення інформації;
• Простота введення інформації;
• Зручність пошуку і добору інформації;
• Можливість використання інформації, введеної в іншу базу;
• Можливість швидкого пере настроювання бази даних (додавання нових полів, нових записів, їхнє видалення).

    При розробці БД можна виділити наступні етапи роботи. 

    I етап. Постановка проблеми 

    На  цьому етапі формується завдання по створенню БД. У ньому докладно описується склад бази, призначення і мети її створення, а також перелічується, які види робіт передбачається здійснювати в цій базі даних (добір, доповнення, зміна даних, печатка або висновок звіту і т.д.). 

    II етап. Аналіз об'єкта 

    На  цьому етапі необхідно розглянути, з яких об'єктів може складатися ваша БД, які властивості цих об'єктів. Після розбивки БД на окремі об'єкти необхідно розглянути властивості кожного з цих об'єктів, іншими словами, установити, якими параметрами описується кожен об'єкт. Усі ці зведення можна розташовувати у виді окремих записів і таблиць. Далі необхідно розглянути тип даних кожної окремої одиниці запису (текстовий, числовий і т.д.). Зведення про типи даних також варто занести в таблицю, що складається. 

    III етап. Синтез моделі 

    На  цьому етапі по проведеному вище аналізі необхідно вибрати визначену модель БД. Далі розглядаються достоїнства і недоліки кожної моделі, зіставити них з вимогами і задачами вашої БД і вибрати ту модель, що зможе максимально забезпечити реалізацію поставленої задачі. Після вибору моделі необхідно намалювати її схему з указівкою зв'язків між таблицями або вузлами. 

    IV етап. Способи представлення інформації, програмний інструментарій 

    Після створення моделі необхідно, у залежності від обраного програмного продукту, визначити форму представлення інформації. У більшості СКБД даних можна зберігати в двох видах:

• З використанням форм;
• Без використання форм.

    Форма – створений користувачем графічний інтерфейс для введення даних у базу. 

    V етап. Синтез комп'ютерної моделі об'єкта і технологія його створення 

    Після розгляду інструментальних можливостей обраного програмного продукту можна приступити до реалізації БД на комп'ютері. У процесі створення комп'ютерної моделі можна виділити деякі стадії, типові для будь-якої СКБД.

    1. Запуск СКБД, створення нового файлу бази даних або відкриття створеної раніше бази (мал. 1)

    

    Мал.1 Загальний вид нової бази даних

    2. Створення вихідної таблиці або таблиць.

    Створюючи вихідну таблицю, необхідно вказати ім'я і тип кожного поля. Імена полів не повинні повторюватися усередині однієї таблиці. У процесі роботи з БД можна доповнювати таблицю новими полями. Створену таблицю необхідно зберегти, давши їй ім'я, унікальне в межах створюваної бази. (мал.2)

    

    Мал. 2 Створення нової таблиці в режимі таблиці

    3. Створення екранних форм.

    Спочатку  необхідно вказати таблицю, на базі якої буде створюватися форма. Її можна створювати за допомогою Майстра форм або самостійно, указавши, який вид вона повинна мати (наприклад, у виді стовпця або таблиці). При створенні форми можна вказувати не всі поля, що містить таблиця, а тільки деякі з них. Ім'я форми може збігатися з ім'ям таблиці, на базі якої вона створена. На основі однієї таблиці можна створити кілька форм, що можуть відрізнятися видом або кількістю використовуваних з даної таблиці полів. Після створення форму необхідно зберегти. Створену форму можна редагувати, змінюючи місце розташування, розміри і формат полів.

    4. Заповнення БД.

    Процес  заповнення БД може проводитися в двох видах: у виді таблиці й у виді форми. Числові і текстові поля можна заповнювати у виді таблиці, а поля типу МЕМО і OLE – у виді форми. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. РОБОТА  З ТАБЛИЦЯМИ БАЗИ ДАНИХ НА ПРИКЛАДІ

СКБД MICROSOFT ACCESS  

    Таблиці – фундаментальні об'єкти реляційної бази даних, у яких зберігається основна частина дані додатки. Окрема таблиця найчастіше зберігає інформацію з конкретної теми (наприклад, зведення про компанію, що служить, або адреси замовників). Інформація в таблиці організується в рядки (запису) і стовпці (поля). Таблиці властиві два компоненти: структура таблиці і даних таблиць. 

    3.1. Структура таблиці 

    Структура таблиці (також називається визначенням таблиці) специфіцируєтся при створенні таблиці. Структура таблиці повинна бути спроектована і створена перед введенням у таблицю яких-небудь даних. Вона визначає, які дані таблиця буде зберігати, а також правила, асоційовані з уведенням, зміною або видаленням даних (бізнесу-правила, або обмеження). Структура таблиці доступна через вікно конструктора таблиць. Щоб відкрити це вікно для існуючої таблиці, потрібно відкрити вкладку Таблиці вікна бази даних, вибрати таблицю і натиснути кнопку Конструктор. 

    Структура таблиці включає наступну інформацію: ім’я таблиці, стовпці таблиці, табличні стовпцеві обмеження. (Додаток № 1)

    Вікно конструктора таблиць використовується як для визначення структури таблиці при її створенні, так і для наступної зміни структури таблиці. 

    3.2. Дані таблиці 

    Дані  таблиці – інформація, що збережена  в таблиці. Усі дані таблиці зберігаються в рядках, кожна з яких містить порції інформації в стовпцях, визначених у структурі таблиці. Дані – та частина таблиці, до якої звичайно повинні мати доступ користувачі додатка (наприклад, дані таблиці можуть виводитися в елементах керування, розміщених у формах і звітах, або надаватися в режимі таблиці). 

    3.3. Створення таблиці

    Таблиці – об'єкти, що будуть зберігати велику частину даних , тому підходити до проектуванню таблиць необхідно з усією старанністю. Правильна розробка таблиць включає багато аспектів, що гідні глибокого розгляду.

1. Необхідно уникати дублювання інформації. Для кожної категорії інформації варто використовувати окрему таблицю. Наприклад, не варто зберігати опису відділів у таблиці, що зберігає інформацію про службовців. Процес проектування таблиць, що дозволяє виключати дублювання даних, називається нормалізацією. Нормалізація також дозволяє заощаджувати простір бази даних і допомагає запобігти помилки, що можуть виникати при наявності дубльованої інформації. У Access процедури нормалізації допомагає виконати майстер аналізу.
2. Не слід зберігати значення, що можуть бути легко обчислені з існуючих значень. Наприклад, не потрібно зберігати суму всіх позицій товарного замовлення, тому що її можна обчислити за допомогою простої формули.
3. Для полів необхідно вибирати підходящий тип даних. Це допоможе зменшити розміри бази даних і збільшить швидкість виконання операцій. При описі поля варто встановлювати для нього тип даних найменшого розміру, що дозволяє зберігати потрібні дані.
4. У кожній створюваній таблиці потрібно намагатися включати стовпець або набір стовпців первинного ключа. Первинні ключі необхідні для встановлення між таблицями відносин один-до-багатьох. Крім того, багато баз даних підтримують обмеження по первинному ключі, використовуючи індекс, що може значно підвищувати швидкість пошуку й операцій сортування. У складеному ключі, що включає кілька полів, потрібно використовувати рівно стільки полів, скільки для нього необхідно.