Теорія баз даних і їхнє створення в середовищі Microsoft Access

    Щоб створити індекс для одного поля треба:

1. У режимі конструктора в панелі структури таблиці (верхня частина вікна) вибрати поле, для якого потрібно створити індекс.
2. У панелі властивостей (нижня частина вікна) для властивості Індексоване поле установити значення "Так (Допускаються збіги)" або "Так (Збіги не допускаються)".

 Переконатися, що в даному полі співпадаючих записів  ні, можна, вибравши значення "Так (Збіги  не допускаються)". (мал. 8)

    Мал.8 Створення індексу для одного поля таблиці  

    Щоб створити складений індекс:

1. У режимі конструктора на панелі інструментів натиснути кнопку Індекси. 
2. У першому порожньому рядку Індекс ввести ім'я індексу. Для індексу можна використовувати або ім'я одного з індексуємих полів, або інше підходяще ім'я. (мал. 9)

Мал. 9 Створення складеного індексу 

    За замовчуванням, установлений порядок сортування "По зростанню". Для сортування даних полів по убуванню в поле Порядок сортування у вікні індексів потрібно вказати значення "По убуванню". Хочу помітити, що поля індексу можуть не бути ключовими. 

    Обмеження Onigue. Обмеження Unigue запобігає введення в поле повторюваних значень. Цей тип обмеження може бути встановлений як для одного поля, так і для декількох полів складеного ключа. Призначення ключового поля (для одного поля) автоматично забороняє введення в нього повторюваних значень, тим самим забезпечуючи для кожного запису унікальний ідентифікатор. Однак заборона на введення повторюваних значень може знадобитися і для інших, не ключових, полів. 

    Щоб установити обмеження Unigue для одного поля таблиці:

1. У режимі конструктора в панелі структури таблиці вибрати поле, у якому допускається введення тільки унікальних значень.
2. У панелі властивостей для властивості Індексоване поле установити значення "Так (Збіги не допускаються)".

 Щоб установити обмеження Unigue для декількох полів таблиці:

1. У режимі конструктора відкрити вікно індексів і створити складений індекс, включивши в нього поля, у які повинний бути, заборонене введення повторюваних значень.
2. Вибравши ім'я індексу, у панелі властивостей індексу в осередку властивості Унікальний індекс установити значення "Так".

 3.5. Загальна картина  обмежень і підтримки  цілісності даних 

    Обмеження – деяка обмежуюча умова. У базі даних – загальне поняття, що охоплює широке коло аспектів керування базою даних: ключі, значення, типи і формати даних і т.д. Обмеження встановлюють для користувача деякі рамки при введенні, зміні або видаленні дані додатки. Уся система обмежень при створенні додатка бази даних будується з метою забезпечення цілісності даних. 

    Цілісність  даних являє собою набір правил, використовуваних процесором бази даних  для підтримки зв'язків між  записами в зв'язаних таблицях, а  також для захисту від випадкового  видалення або зміни зв'язаних даних. Наприклад, обмеження можна використовувати, щоб гарантувати, що кожен службовець у базі даних буде відноситися до якого-небудь відділу або що користувачі не зможуть випадково ввести негативне значення для ціни товару.  

    Обмеження можна визначати на двох рівнях:

1. У базі даних. Обмеження в базі даних асоціюються з визначеннями об'єктів-таблиць. Наприклад, для таблиці може бути встановлене обмеження, що вимагає, щоб кожне значення в стовпця було унікальним.
2. У додатку Access (у програмному коді або властивостях об'єктів). Обмеження в додатку асоціюються з об'єктами додатка, що формують інтерфейс до інформації бази даних. Наприклад, текстове поле може мати обмеження, що вимагає, щоб усі значення, що вводяться в його, були більше 20.

 Обмеження в  базі даних – декларативно визначене правило, що обмежує значення, які можуть бути введені в стовпець або набір стовпців у таблиці. Обмеження бази даних є декларативно обумовленими, тому що визначають обмеження як частину структури таблиці при її створенні або зміні. Будучи один раз асоційовано з таблицею, обмеження завжди підтримується, якщо його явно не видалити або не деактивувати. Розміщення обмежень у базі даних має наступні переваги:

• централізація. Обмеження бази даних визначається тільки один раз і може автоматично використовуватися всіма клієнтами, що звертаються до бази даних. Визначення обмеження в базі даних звільняє розроблювача від необхідності вносити ті самі обмеження в кожну форму, що використовує дану інформацію. Крім того, при необхідності модифікувати обмеження зміни вносяться тільки в один об'єкт;
• захист. Обмеження бази даних завжди підтримуються, незалежно від того, який інструмент доступу до даних використовується. З іншого боку, обмеження, визначені в додатку, можуть бути порушені користувачем, що використовує для доступу до тих же таблицям інший додаток або інструмент;
• простота. Обмеження бази даних прості у визначенні і не вимагають ніякого програмного коду.

    Типи  обмежень, які можна асоціювати з  таблицею, змінюються в залежності від бази даних, у якій зберігається ця таблиця. Описані нижче категорії обмежень підтримуються більшістю реляційних баз даних, у тому числі і Microsoft Access. 

    Обмеження Not Null.  Обмеження Not Null забороняє введення в стовпець таблиці порожніх значень. Воно завжди застосовується до окремих стовпців. Обмеження Not Null використовуються, щоб гарантувати, що для важливих даних завжди маються значення. Наприклад, це обмеження можна використовувати, щоб гарантувати, що в записі кожного службовця в базі даних проставлена його платня. При визначенні структури таблиці це обмеження задається установкою значень властивостей Обов'язкове поле і Порожні рядки поля таблиці. Необхідно розрізняти два типи порожніх значень: порожні значення і порожні рядки. У деяких ситуаціях поле може бути залишено порожнім тому, що дані для нього або існують, але поки невідомі, або їх не існує зовсім. У зв'язку з цим і розрізняють два типи порожніх рядків. Наприклад, якщо в таблиці є поле "Номер факсу", то воно може бути порожнім тому, що користувач не знає, чи є в клієнта номер факсу чи ні, або тому, що він знає, що номера факсу в клієнта немає. Таким чином, якщо поле має порожнє значення, то це означає, що його значення невідоме. Якщо ж введений порожній рядок (два знаки прямих лапок (" "), то це означає, що строкового значення немає.  

    Обмеження Unique.  Обмеження Unique забороняє користувачеві введення в стовпець або набір стовпців дубльованих значень. Обмеження Unique може активуватися для окремого стовпця або для комбінації стовпців. В останньому випадку обмеження Unique іноді називається складеним обмеженням Unique. Обмеження Unique використовуються, щоб гарантувати, що в таблиці не буде дубльованих значень стовпців. Наприклад, воно може гарантувати, що кожному службовцеві в базі даних буде привласнений унікальний номер. Обмеження Unique не забороняє користувачеві введення в таблицю декількох порожніх значень – порожнє значення в стовпці завжди задовольняє обмеженню Unique. Щоб запобігти введення в стовпець з обмеженням Unigue порожніх значень, до стовпця необхідно також додати обмеження Unique. У Access обмеження Unique ініціюється установкою значення "Так (Збіги не допускаються)" для властивості Індексоване поле, або установкою значення "Так" для властивості Унікальний індекс. 

    Обмеження Primary Key.  Обмеження Primary Key гарантує, що кожен рядок у таблиці буде унікально ідентифікований значенням у стовпці або наборі стовпців первинного ключа. Обмеження по первинному ключі поєднує риси обмеження опцій та обмеження Unigue і Not Null. 

    Звичайно  рекомендується включати обмеження Primary Key у кожній створюваній таблиці. Використання первинного ключа може значно підвищити швидкодію доступу до рядків таблиці. Обмеження Primary Key також використовується для підтримки посилальної цілісності, коли в базі даних визначені відносини один-до-багатьох. Установка посилальної цілісності дозволяє підтримувати відповідність між головною і підлеглою таблицями. Для підтримки посилальної цілісності обмеження Primary Key використовуються в комбінації з обмеженнями Primary Key, описаними нижче.  

    Обмеження Foreign Key. Обмеження Foreign Key (зовнішній ключ) гарантує, що кожне значення, введене в стовпець, вже існує в деякому іншому стовпці (звичайно в іншій таблиці). Обмеження Foreign Key звичайно використовуються для підтримки посилальної цілісності, коли в базі даних визначені відносини один-до-багатьох. Обмеження Foreign Key завжди використовуються разом з обмеженнями Foreign Key (описаними в попередньому розділі). У відношенні один-до-багатьох зовнішній ключ – стовпець у підлеглій таблиці, що містить ідентифікатор рядка в головній таблиці. Значення в стовпці зовнішнього ключа дорівнює значенню в стовпці первинного ключа в іншій таблиці. Також, у відношенні один-до-одного кожен рядок у підлеглій таблиці відповідає унікальному рядкові в головній таблиці, одному рядку в головній таблиці може відповідати будь-яка кількість рядків у підлеглій таблиці. 

    При підтримці посилальної цілісності між головною і підлеглою таблицями  часто використовуються наступні правила:

    -   підлеглий рядок не може бути вставлена, поки не існує головний рядок. Наприклад, не можна ввести запис позицій рахунка-фактури, поки в головній таблиці не з'явиться запис рахунка. Однак у поле зовнішнього ключа можливе введення порожніх значень, що показують, що записи тільки підготовляються і поки не є зв'язаними;

    -   головний рядок не може бути вилучений до видалення всіх підлеглих рядків. Наприклад, не можна видалити запис рахунка-фактури, якщо в підлеглій таблиці маються записи позицій рахунка;

    - якщо значення первинного ключа в головному рядку змінено, усі значення зовнішнього ключа, що звертаються до цього значення первинного ключа, повинні бути також обновлені; і навпаки, не можна змінити значення ключового поля в головній таблиці, якщо існують зв'язані записи. 

    Щоб накласти ці правила на конкретний зв'язок, при її створенні варто установити прапорець Забезпечення цілісності даних у вікні Зв'язку. Якщо даний прапорець установлений, то будь-яка спроба виконати дію, що порушує одне з перерахованих вище правил, приведе до висновку на екран попередження, а сама дія виконана не буде. 

    Каскадне відновлення і каскадне видалення 

    Для зв'язків, для яких визначена цілісність даних, користувач має можливість указати, чи варто автоматично виконувати для зв'язаних записів операції каскадного відновлення і каскадного видалення. Якщо включити дані параметри, стануть можливими операції видалення і відновлення, у противному випадку заборонені умовами цілісності даних. Щоб забезпечити цілісність даних при видаленні записів або зміні значення ключового поля в головній таблиці, автоматично вносяться необхідні зміни в зв'язані таблиці. Якщо при визначенні зв'язку у вікні Зв'язку установити прапорець Каскадне відновлення зв'язаних полів, будь-яка зміна значення в ключовому полі головної таблиці приведе до автоматичного відновлення відповідних значень у всіх зв'язаних записах. Наприклад, при зміні коду клієнта в таблиці "Клієнти" буде автоматично обновлене поле "Код Клієнта" у всіх записах таблиці "Замовлення" для замовлень кожного клієнта, тому цілісність даних не буде порушена. Access виконає каскадне відновлення без уведення попереджуючих повідомлень. 

    Якщо в головній таблиці ключовим полем є поле лічильника, то встановлення прапорця Каскадне відновлення зв'язаних полів не приведе до яких-небудь результатів, тому що змінити значення поля лічильника неможливо. 

      Якщо при визначенні зв'язку установити прапорець Каскадне видалення зв'язаних записів, будь-яке видалення запису в головній таблиці приведе до автоматичного видалення зв'язаних записів у підлеглій таблиці. Наприклад, при видаленні з таблиці "Клієнти" запису конкретного клієнта будуть автоматично вилучені всі зв'язані записи в таблиці "Замовлення". Якщо записи віддаляються з форми або таблиці при встановленому прапорці Каскадне видалення зв'язаних записів, Access виводить попередження про можливості видалення зв'язаних записів. Якщо ж записи віддаляються за допомогою запиту на видалення записів, то видалення здійснюється автоматично, без висновку попередження.

ВИСНОВОК   

    Microsoft Access – сама популярна у світі  база даних для операційної системи Microsoft Windows . Крім того, система керування базами даних Access – також могутня платформа розробки з надзвичайно гнучким і функціональним інтегрованим середовищем. Access – це інструмент, призначений для розробки і розгортання широкопредметних інформаційних бізнесів-систем. Можливості розроблювачів програмного забезпечення, а також методи і технології рішення цих задач постійно змінюються й удосконалюються. Як тільки з'являється яке-небудь перспективне рішення для забезпечення швидкої розробки додатків, технологія й інструментальні засоби змінюються на базі цього нововведення практично миттєво. З кожною новою версією Access такі рішення стають надбанням самого широкого співтовариства розроблювачів. Microsoft Access для обробки інформації і швидкого формування ділових рішень дозволяє залучати міць реляційної бази даних, інтегрувати дані з електронних таблиць і інших баз даних, компоненти інших додатків, а також використовувати інформацію спільного доступу у внутрішніх мережах і Internet. Середовище Access може з успіхом використовуватися починаючими користувачами для пізнання секретів реляційних баз даних і захоплюючих занять по створенню нескладних (спочатку) додатків і в той же час надає могутні інструменти розробки досвідченим програмістам. Надзвичайно розвиті довідкова система, засоби навчання, майстри і програми-надбудови дозволяють при побудові додатка і роботі в Access  знайти вихід з будь-якої ситуації й одержати відповідь на будь-яке питання. Починати працювати з Access можна практично з будь-яким рівнем підготовки. Microsoft Access – це масштабна система. Створювані прикладні рішення можуть легко розширюватися для реалізації нових ділових задач і керування даними.