Информационные системы управления предприятием

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ 3

 

1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ОРГАНИЗАЦИИ 4

 

2. ПРОБЛЕМЫ  ВЫБОРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 6

 

3. АНАЛИЗ  ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ  БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ 11

 

4. МЕТОДЫ  ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ  ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 19

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30

 

ЛИТЕРАТУРА 32

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Выбор данной темы был обусловлен ее особой актуальностью. Действительно, в настоящее время российские предприятия, вслед за всем цивилизованным миром вступили в период не просто рыночной экономики, а информационной экономики постиндустриального общества. В таких условиях,  единственный способ быть конкурентоспособным – это использовать информацию осмысленно и быстро. Деятельность организаций теперь невозможна без применения информационных технологий (IT) и информационных систем (ИС), которые уже ни у кого не ассоциируются с бумагой, пишущими машинками и калькуляторами. На всех уровнях управления бизнесом, начиная со стратегического планирования и заканчивая оперативной деятельностью, менеджерам нужна актуальная, полная и достоверная информация – ведь только основываясь на понимании реальной ситуации со всеми необходимыми деталями, руководители смогут принимать своевременные и правильные решения, что является залогом успеха в сегодняшней эпохе перманентных изменений.

Современные информационные системы рассматриваются как  инструмент решения всего комплекса  задач управления предприятием, в  числе которых: управление закупками, запасами и продажами, управление финансами, управление персоналом и управление проектами.

В связи с этим, цель данной курсовой работы поставлена следующая  – изучить информационные системы управления предприятием.

В рамках поставленной цели, решаются следующие задачи:

1. Изучить цели и задачи информационных систем в организации;
2. Изучить проблемы выбора информационных систем;
3. Проанализировать информационные системы  управления бизнес-процессами предприятия;
4. Рассмотреть методы оценки эффективности внедрения информационных систем.

1.  ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации. Информационные системы  в современном бизнесе выполняют  существенно важную роль в выработке  и реализации корпоративных стратегий  и тактики, осуществляя мониторинг главнейших сфер деятельности и условий  функционирования фирм, представляя  информацию для прогнозов, выбора поставщиков, поиска выгодных рынков сбыта, управления инвестиционными проектами и  в целом - для формирования политики компании и ее воплощения.

Информационные системы  создаются в целях:

• Оптимизации процессов обмена сведениями внутри организации;
• Улучшения контроля за деятельностью всех подразделений, функциональных служб и подсистем;
• Формирования надежных каналов связи с поставщиками и потребителями;
• Накопления массива данных, используемых для выработки стратегии и программ обеспечения конкурентоспособности продукции и услуг.

В общих чертах ИС должны отвечать потребностям компаний, поэтому  их значимость весьма высока в условиях их активного и динамичного взаимодействия с внешней средой в качестве открытых систем. По широте охвата сфер деятельности ИС подразделяются на индивидуальные (личные), локальные (служб, подразделений  фирм), корпоративные (КИС), объединяющие, как правило, первые и вторые, и  предназначенные для общефирменного использования. Руководство фирм с  помощью КИС повышает контроль за деятельностью дочерних компаний, филиалов и представительств за счет оперативного получения информации и оценки на ее основе рациональности действий нижестоящих  руководителей. Чем масштабнее деятельность компании, тем большее влияние  на ее успехи оказывает ИС. В крупных компаниях, банках, консультационных фирмах ИС приобретают стратегическое значение.

Задачи, решаемые информационной системой, определяются в зависимости  от того, какую бизнес-функцию (или  функции) в организации она призвана автоматизировать:

• Управление финансами – контроль исполнения бюджетов, прогноз движения денежных средств, бюджетирование, финансовое планирование и пр.;
• Управление торговлей и логистикой – обработка заказов на продажу и покупку, управление ценами и скидками, расчет сроков поставок, обработка возвратов и пр.;
• Управление запасами – обеспечение контроля запасов ТМЦ,  организация эффективного складского хозяйства, повышение производительности труда работников склада и пр.;
• Управление кадрами и расчет зарплаты – регистрация сведений о сотрудниках, планирование и контроль отпусков, планирование потребностей в персонале и пр.;
• Управление проектами – детальное планирование задач и необходимых ресурсов, управление стоимостью работ, регистрация времени и затрат по задачам и проектам и пр.;
• Управление производством – оперативное изменение политики производства, контроль загрузки мощностей, планирование поставок и пр.;
• Управление сервисным обслуживанием – планирование и диспетчеризация заказов, контроль сервисных ресурсов, управление сервисными единицами и пр.;
• Управление взаимоотношениями с клиентами – протоколирование взаимодействий, ведение базы контрагентов, выставление и обработка коммерческих предложений и пр.

Корпоративные информационные системы могут охватывать сразу  несколько или все бизнес-функции  компаний.

2. ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ

 

 

Рано или поздно каждая компания сталкивается с необходимостью автоматизации. Это может быть обусловлено  потребностью в решении различных  задач: повышение эффективности  бизнеса, оптимизация бизнес-процессов, формирование на предприятии единой информационной среды, обеспечение "прозрачности" бизнеса, повышение качества обслуживания клиентов, совершенствование управления и т.д. При этом руководство оказывается  перед проблемой выбора.

Существует ряд этапов, которые необходимо пройти при выборе информационной системы для компании или предприятия, позволяющих свести риск ошибки к минимуму:

1. Определение цели автоматизации и описание бизнес-процессов;
2. Определение требований к системе и ее поставщику;
3. Определение участников тендера;
4. Организация и проведение тендера;
5. Оформление результатов тендера;
6. Заключение соглашения с победителем тендера.

Первое, что необходимо сделать  в рамках проекта по выбору ИС –  это сформулировать цель автоматизации  и провести описание бизнес-процессов.

Несмотря на то, что глобальная цель автоматизации для всех компаний формулируется приблизительно одинаково (повышение эффективности, управляемости  и т.п.), пути к её достижению у  каждой свои. Это зависит от позиций  компании на рынке и стратегии  развития. Для того чтобы быть эффективной, одной требуется регулярно обновлять  ассортимент, другой - осуществлять территориальную  экспансию, третьей - формировать дистрибьюторскую сеть. Будущая ИС должна наилучшим образом воплощать выбранные стратегии развития.

В качестве примера, цели автоматизации  могут быть следующими:

• Достичь финансовой прозрачности предприятия для акционеров;
• Увеличить стоимость и инвестиционную привлекательность бизнеса;
• Поддерживать быстрый рост бизнеса;
• Улучшить систему бизнес-планирования и бюджетирования;
• Достичь прозрачности  жизненного цикла товара;
• Создать механизмы контроля над ключевыми бизнес-процессами;

Такая постановка целей позволяет  руководству определиться, сколько  оно готово потратить времени  и средств на их достижение, а  также, что очень важно, получить главные критерии успеха проекта.

Следующим шагом является описание бизнес-процессов. Глубина  описания должна быть достаточной  для общего понимания специфики  предприятия  и выбора процессов  для первоочередной автоматизации. Описание бизнес-процессов также  необходимо для выявления узких  мест и противоречий в организационной  структуре, устранение которых позволит сократить затраты и время  внедрения ИС в будущем.

Анализ бизнес-процессов  может проводиться как собственными силами, так и с привлечением внешних  консультантов. При этом преимуществом  внешних консультантов будет  опыт работы с другими организациями  и наличие уже проверенных  методик анализа.

На втором этапе выбора ИС формируются требования к системе  и поставщику, для этого дополнительно:

• Уточняются описания наиболее критичных бизнес-процессов, т.е. тех процессов, в которых сосредоточены (или будут сосредоточены) основные конкурентные преимущества;
• Проводится аудит IT-инфраструктуры и существующих на предприятии программных решений.

Количество требований может  варьироваться в широких пределах (для крупных предприятий возможно свыше 500). При большом количестве требований, их классифицируют по группам. Существуют различные подходы к  классификации, но в любом случае обязательно отражаются следующие  группы требований:

• Функциональные – перечень функций, которые должна поддерживать система;
• Технические – требования к быстродействию, надежности, к эксплуатации, обслуживанию, эргономике, защите информации и др.;
• Стоимостные – требования к общей стоимости владения системой;
• Требования к поставщику – требования к численности персонала компании-поставщика, времени нахождения на рынке, финансовым показателям деятельности за отчетный период, наличию сертифицированных специалистов, возможности предоставления определенного уровня поддержки и др.

Также, разделение требований на группы позволит использовать различные  методики оценки к разным группам. По окончанию данного этапа компания получает развернутое описание требований к информационной системе (техническое задание), готовое для проведения тендера среди поставщиков.

Третий этап - определение  участников тендера.

На этом этапе происходит сбор и актуализация информации по информационным системам и поставщикам  из открытых источников (веб-сайты, профессиональная пресса, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей  и т.д.), затем осуществляется отбор  поставщиков для участия в  тендере:

• Составляется «Длинный список» поставщиков (Long list) - первичный отбор решений на основании небольшого числа наиболее важных критериев;
• Составляется «Короткий список» поставщиков (Short list) – вторичный отбор решений из «длинного списка» на основании расширенного состава критериев.

Поставщики, попавшие в «короткий  список» становятся потенциальными участниками тендера.

Четвертый этап - организация  и проведение тендера.

После определения состава  «короткого списка», всем вошедшим в  него поставщикам высылается запрос коммерческого предложения (Request for Proposal, RFP), содержащий:

• Требования к системе;
• Требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение);
• Правила, процедуры и сроки проведения тендера;
• Контактные данные заказчика;
• Правила заполнения предложения  (для удобства в последующей обработке).

Ответы потенциальных  участников тендера должны описываться  в единой форме, чтобы при обработке  можно было построить общую таблицу  для их сравнения. Все поставщики, выславшие в ответ на RFP свои предложения, фактически становятся участниками тендера, и с этого момента начинается его проведение. Присланные предложения тщательно анализируются, сопоставляются и при необходимости уточняются. После обработки, для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика с целью наглядного подтверждения заявленных свойств систем,  демонстрации тех свойств, которые невозможно оценить на основе предложений (например, удобство интерфейса системы), а также для проверки способности команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком. Для более эффективного проведения презентаций необходимо разработать и предоставить участникам единый план или несколько сценариев. В этом случае, поставщики будут показывать только то, что действительно интересует компанию (а не только сильные стороны), и позволит упростить сравнение результатов презентаций.