Информационные системы управления предприятием

Пятый этап – оформление результатов тендера.

После уточнения всех важных свойств решений, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах  тендера. Отчет должен содержать  краткое заключение по каждой из рассмотренных  систем и отражать следующие виды их анализа:

• Качественная оценка решений - сравнение систем с точки зрения их функциональности;
• Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения - при этом учитывается вероятность наступления рисковой ситуации и величина возможных потерь;
• Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения.

При принятии решения важно  соблюсти принцип коллегиальности  и участия всех заинтересованных лиц, чтобы в будущем не могли  возникнуть политические или организационные  препятствия. Кроме того, следует  определять не только единоличного победителя, но и второго «финалиста» —  на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор  поставки с победителем.

Шестой этап - заключение соглашения с победителем тендера.

После того, как победитель определен, с ним заключается  соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении (NDA). Подписанный договор при согласовании с поставщиком всех условий поставки является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта  внедрения новой системы.

Таким образом, проект выбора ИС является достаточно сложным и  специфическим, требует от его участников специальных знаний и значительного  опыта работы в области бизнес-технологий. В этой ситуации для предприятий  и компаний большую помощь могут  оказать специализированные консалтинговые фирмы, безусловным преимуществом  которых является то, что они уже  имеют большое количество информации о предлагаемых на рынке системах, успешных и неуспешных проектах и  их "подводных камнях". В этой связи, использование таких фирм при выборе ИС, возможно, является наиболее правильным подходом для значительного снижения рисков проекта.

3. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ  ПРЕДПРИЯТИЯ

В последнее время для  создания эффективной системы управления предприятием достаточно широко используется процессный подход, на многих предприятиях во всем мире осуществляется переход  от функциональной организации производства к процессной. Под процессным подходом понимается ориентация деятельности предприятия  на бизнес-процессы. Бизнес-процесс  — это организованный комплекс взаимосвязанных  действий, которые в совокупности дают ценный для клиента результат. В качестве клиента может выступать  другой бизнес-процесс. Бизнес-процесс  в отличие от производственного  процесса включает в себя движение информации и издержки на ее преобразование и передачу. Другими словами, бизнес-процесс - это цепочка работ (операций, функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга. В цепочку  обычно входят операции, которые выполняются  структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной  структуры предприятия. Исторически  бизнес-процесс как явление появился в ответ на недостатки управления, основанного на функциональном признаке. Традиционно управление предприятием делится на функциональные области, за которые отвечают отделы: финансы, снабжение, продажи, производство и  др. Неэффективность такой системы  обусловлена тем, что в ней  каждый преследует цели личные или  своего подразделения и не нацелен  на конечный результат — удовлетворение потребности клиента.  Управление на основе бизнес-процессов позволяет  разрушить барьеры между традиционными  функциональными областями управления (которым обычно соответствуют отдельные  корпоративные приложения автоматизации) и подчинить деятельность предприятия  главным, а не частным целям.

Таким образом, в рамках процессного  подхода любое предприятие рассматривается  как бизнес-система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуги. Не смотря на всю явную эффективность процессного подхода, при его реализации часто возникают значительные трудности, главная причина которых – совершение ряда типовых ошибок в управлении бизнес-процессами. Первая — это их недостаточная документированность. Вторая — отсутствие должностных инструкций, которые определяют роль конкретного исполнителя в том или ином бизнес-процессе. И третья ошибка заключается в том, что даже если в компании бизнес-процессы документированы и имеются соответствующие должностные инструкции, часто не проводится работа по анализу отклонений и устранению причин их возникновения. В связи с этим, для эффективной реализации процессного подхода предприятию необходима соответствующая информационная система, которая позволила бы организовать управление бизнес-процессами на значительно более качественном уровне. В настоящее время на рынке имеется множество систем автоматизирующих различные стороны управленческой деятельности предприятия. В их числе следующие:

• ERP (Enterprise Resource Planning) - системы планирования ресурсов предприятия;
• LCM (Lifecycle Management) - системы управления жизненным циклом, которые сопровождают продукт по всем секторам промышленного предприятия;
• CRM (Customer Relationship Management) – системы управления отношений с клиентами, главная задача которых - повышение эффективности бизнес-процессов, направленных на привлечение и удержание клиентов - в маркетинге, продажах, сервисе и обслуживании, независимо от канала, через который происходит контакт с клиентом;
• CIM (Computer Integrated Manufacturing) - системы автоматизированной интеграции производства, которые представляют собой специализированное соединение обработки экономической и технической информации в сфере производства;
• SCM (Supply Chain Management) – системы управления цепочками поставок, которые автоматизируют процесс планирования, исполнения и контроля с точки зрения снижения затрат потока сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, сервиса и связанной информации от точки зарождения заявки до точки потребления (включая импорт, экспорт, внутренние и внешние перемещения), т.е. до полного удовлетворения требований клиентов.

Современная корпоративная  информационная система предприятия  должна эффективно интегрировать в  себе все выше перечисленные системы. Для этого она должна включать в себя управляющее ядро, в качестве которого и выступает система  управления бизнес-процессами - BPMS (Business Process Management System) реализующая управленческую методологию BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). Такая система представляет собой автономный относительно корпоративной системы модуль и предназначена для координации ее работы, имитационного моделирования различных сценариев выполнения бизнес-процессов, их последующего анализа, а также контроля за исполнением действующих процессов. Методология, лежащая в основе BPM-систем, была создана в ответ на неэффективную организацию бизнеса по функциональным подразделениям и избыточную сложность предлагаемых подходов к реинжинирингу бизнес-процессов, обычно предписывающих полную и одномоментную перестройку процессов из состояния «как есть» в состояние «как должно быть». BPM предлагает эволюционный подход — постоянное совершенствование бизнес-процессов, охватывающих различные функциональные единицы в организации вплоть до включения операций партнеров и клиентов. Согласно идеологии BPM, бизнес-процесс моделируется как последовательность операций, приводящая к получению определенного результата для бизнеса. Выполнение этой последовательности в соответствии с заданной моделью и бизнес-правилами и автоматизируется с помощью BPM-систем.

BPMS состоит из стандартного  набора компонент, соответствующих  стадиям жизненного цикла бизнес-процесса:

• Проектирование;
• Исполнение;
• Мониторинг.

Проектирование.

В состав BPM-системы входит графический редактор для рисования  схемы процесса и репозиторий  для ее хранения и организации  совместного доступа пользователей  к этой информации. Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем. Процедура создания модели бизнес-процесса не отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем, то есть бизнес-аналитик может самостоятельно, без привлечения программистов, вносить изменения в схему  бизнес-процесса, рисовать шаги, описывать  бизнес-логику, определять группы пользователей  и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов. Кроме того, BPMS включает компоненты имитационного моделирования. Данные компоненты позволяют запускать  и отслеживать поведение моделируемых бизнес-процессов без их практической реализации в коде. Имитационное моделирование  производиться на основе вводимых бизнес-аналитиком исходных параметров. Полученные в  ходе имитационного моделирования  результаты позволяют определять возможные  проблемы и узкие места в бизнес-процессах  на самых ранних этапах проектирования. Это позволяет избежать  существенных издержек, связанных с разработкой  и тестированием заведомо неоптимальных  версий бизнес-процессов.

Исполнение.

Готовая схема бизнес-процесса загружается в «движок» (BPM Engine), который обеспечивает старт «экземпляров» бизнес-процесса. Данные, необходимые для реализации каждого «экземпляра» бизнес-процесса, могут храниться либо во внутренней базе данных BPMS, либо в другой автоматизированной системе или базе данных при их интеграции с BPM-системой. Часть шагов бизнес-процесса выполняется системой автоматически, при этом используются дополнительные средства контроля: например, если процесс задержался на каком-то шаге дольше установленного регламентом времени, то BPM-система автоматически отправляет менеджеру соответствующее предупреждение. Благодаря такой организации работы исполнителю за компьютером не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему следует работать: он видит перечень назначенных ему заданий, а когда берет очередное задание на исполнение, нужная программа запускается автоматически. Еще одна особенность BPM-системы - осуществление доступа через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

 Основными функциями,  которые BPMS реализует на этапе исполнения бизнес-процессов, являются:

• Управление задачами сотрудников (возможность объединять отдельные задачи в бизнес-процессы, управлять переходами от одной задачи к другой, переназначать задачи и назначить их на группы, функциональные подразделения);
• Возможность оперативно отслеживать ход исполнения задач (текущую стадию, исполнителя и состояние процесса, а также историю изменений);
• Возможность подключения к системе партнеров и полного контроля за их деятельностью со стороны сотрудников своей компании (сотрудники видят на какой стадии находится процесс и задачи партнеров);
• Построение жестко регламентированных для всех сотрудников бизнес-процессов (решение о переходе на следующую фазу принимает система, на основании уже введенных данных и логики бизнес-процесса);
• Разграничение доступа на основе роли каждого из пользователей в процессе (сотруднику доступны только его задачи и только те данные которые необходимы для выполнения задачи);
• Интеграция с другими корпоративными системами прямо во время исполнения бизнес-процесса (получение и передача данных);
• Управление бизнес-правилами не останавливая выполнения бизнес-процессов (например, сроком удовлетворения требования о полном досрочном погашении и т.д.).

Мониторинг.

BPM-система служит также  и для контроля бизнес-процессов.  Механизм BPMS накапливает важную информацию: как часто запускается тот или иной бизнес-процесс, сколько времени занимает его выполнение, какая нагрузка ложится на каждого из сотрудников, на каком шаге происходят задержки и т. д. Система может формировать графические изображения динамики этих показателей. На основе таких сведений могут быть разработаны объективные критерии, позволяющие оценивать эффективность работы компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Средства мониторинга BPMS основаны на технологии BAM (Business Activity Monitoring) и ориентированы, в первую очередь, на нужды менеджмента среднего и высшего звена. BAM определяется как технология, действующая в режиме реального времени и обеспечивающая регулярное информирование, текущий анализ и выработку аварийных сигналов, основываясь на сведениях от «датчиков», которые называются ключевыми индикаторами производительности. В ходе своей работы компоненты BAM обрабатывают события, формируемые в момент исполнения экземпляров бизнес-процессов. На основании информации о произошедших событиях средства мониторинга бизнес-активности могут создавать различные отчеты.

Средства мониторинга  позволяют пользователям BPMS:

• Осуществлять оперативный мониторинг (в режиме реального времени) основных показателей процессов (показатели производительности, загрузки сотрудников), а также видеть текущий этап и ответственного исполнителя;
• Отслеживать возникающие проблемы и ошибки в бизнес-процессах, BPM-система осуществляет вывод предупреждений и уведомлений об ошибках и падении показателей;
• BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

Таким образом, еще одна особенность BPMS — способность управлять динамично перестраивающимися бизнес-процессами.

Место BPM-систем в индустрии  ПО для бизнес-процессов.

Разработка специализированных программных BPM-платформ зародилась на стыке двух сегментов индустрии  ПО — автоматизации потоков работ (workflow) и интеграции корпоративных  приложений (Enterprise Application Integration, EAI). Функциональность «workflow» реализуется в системах электронного документооборота для  управления «последовательностью работ» с документами. Области применения BPM-систем и модулей workflow систем управления документооборотом близки, но не сводимы  друг к другу: существуют бизнес-процессы, в которых документы отсутствуют  или их роль мала, и наоборот, работа над документами возможна вне  бизнес-процесса. При внедрении систем документооборота на предприятии сталкиваются с тем, что в процессе обработки  документа содержащаяся в нем  информация должна синхронизироваться с корпоративными системами и  приложениями, такими, как ERP, CRM, или  иными специализированными программными комплексами. Для успешной стыковки нужен специальный адаптер к каждой внешней системе. На практике это вызывает серьезные затруднения. Другая проблема: там, где системы документооборота оказываются востребованными в масштабе предприятия и становятся критически важными элементами бизнеса, им недостает производительности и масштабируемости. BPM-системы решают вышеперечисленные проблемы интеграции и производительности.

Стоит также отметить, что BPMS не заменяет, а дополняет такие приложения, как ERP, CRM, SCM, и относится не к прикладному, а к системному или промежуточному программному обеспечению. Тем не менее, сегодня многие ERP и CRM-системы имеют встроенные модули BPM для решения упомянутой проблемы изменчивости бизнес-процессов — благодаря таким модулям перенастройка системы может выполняться быстрее.