Исследование системы управления

Эта методология может использоваться в качестве универсальной. Осо­бый эффект она имеет при исследовании процессов в социально-экономической системе, которой присуща динамичность, управляемость, за­висимость внутренних и внешних факторов функционирования, циклич­ность развития.

По методологии этого анализа проводится распределение факторов, ха­рактеризующих предмет исследования по этим четырем составляющим с учетом принадлежности этого фактора к классу внешних или внутренних факторов.

В результате появляется картина соотношения сильных и слабых сторон, возможностей и опасностей, которая подсказывает, как следует изменить си­туацию, чтобы иметь успех развития.

Распределение факторов по этим квадрантам или секторам матриц не всегда является легким делом. Бывает, что один и тот же фактор одновре­менно характеризует и сильные, и слабые стороны предмета. Кроме того, факторы действуют ситуативно. В одной ситуации они выглядят достоинст­вом, в другой — недостатком. Иногда они бывают несоизмеримыми по своей значимости. Эти обстоятельства можно и необходимо учитывать.

Один и тот же фактор можно размещать в нескольких квадрантах, если трудно однозначно определить его место. Это не скажется отрицательно на исследовании. Ведь суть метода заключается в том, чтобы идентифицировать факторы, разместить их таким образом, чтобы их концентрация подсказала пути решения проблемы, чтобы они стали управляемыми.

В каждом квадранте факторы не обязательно должны обладать одинако­вым весом, но они должны быть представлены в полной своей совокупности.

Заполненная матрица показывает реальное положение дел, состояние проблемы и характер ситуации. Это первый этап SWOT-анализа.

На втором этапе необходимо провести сравнительный анализ сильных сторон и благоприятных возможностей, который должен показать, как использовать сильные стороны. Вместе с тем надо проанализировать и слабые стороны относительно существующих опасностей. Такой анализ покажет, насколько вероятен кризис. Ведь опасность увеличивается, когда она возни­кает в условиях ослабленности, когда слабые стороны не дают возможность препятствовать опасности.

Конечно, весьма полезно сделать сравнительный анализ сильных сторон и существующих опасностей. Ведь сильные стороны можно плохо использо­вать при предотвращении кризиса, сильные стороны надо видеть не только относительно благоприятных возможностей, но и относительно опасностей.

В исследовании систем управления предметом этого метода могут быть различные проблемы развития управления. Например, эффективность, пер­сонал, стиль, распределение функций, структура системы управления, меха­низм управления, мотивация, профессионализм, информационное обеспече­ние, коммуникации и организационное поведение и пр.

Использование специально подготовленных и отобранных экспертов или внутренних консультантов позволяет повысить эффективность этого метода.

Существует множество модификаций метода SWOT-анализа. Наиболее интересны из них метод разработки и анализ целей.

Известно, что цель управления является решающим фактором успеха, эффективности, стратегии и развития. Без цели невозможно разработать план или программу. Но это касается не только цели управления, но и цели исследования. Ведь сформулировать корректно эту цель тоже бывает нелег­ко. Программа исследования, использования методов его проведения зависят от цели.

Цель должна разрабатываться по критериям Достижимости, Конкретнос­ти, Оцениваемости (измеримости), с учетом Места и Времени. Эти критерии отражают английские слова — Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed, в сокращенном названии это SMART.

Метод предполагает последовательную оценку целей по совокупности критериев, расположенных в матричной форме. Вот набор сопоставимых факторов,   отражающих   характеристики   цели:   труднодостижима-легкодостижима, высокие затраты — низкие затраты, имеет поддержку пер­сонала — не имеет поддержки персонала, имеет приоритеты — не имеет приоритетов, требует много времени — требует мало времени, имеет широ­кое влияние — имеет ограниченное влияние, ориентирована на высокие технологии - ориентирована на низкие (обычные) технологии, связана с но­вой организацией управления — не связана с новой организацией управле­ния.

На следующем этапе составляется матрица определения проблем. Для до­стижения цели необходимо решить ряд проблем. Но для этого их надо сна­чала определить.

Распределение проблем осуществляется по следующим критериям: суще­ствующая ситуация, желаемая ситуация, возможность достижения цели. Эти критерии характеризуют горизонталь матрицы. По вертикали рассматривают следующие критерии: определение проблемы, оценивание проблемы (коли­чественные параметры), организация решения (кто, где, когда), затраты на решение проблемы. Такая матрица позволяет составить план исследований.

Глава 2. Анализ ситуации в ГБОУ ДОД КСДЮСШОР №1.

2.1.           Общая характеристика объекта исследования

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Комплексная специализирован­ная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва №1» (ГБОУ ДОД КСДЮСШОР №1) является некоммерческой организацией, созданной для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий министерства спорта и молодежной политики Нижегородской области в сфере физической культуры и спорта. Учредителем Государственного бюджетного  учреждения является Нижегородская область. Функции и полномочия учредителя осуществляет министерство спорта и молодежной политики Нижегородской области.  Учреждение расположено в Автозаводском районе города Нижнего Новгорода по адресу ул. Лоскутова, 11 и имеет на праве оперативного управления учебно-тренировочный стадион.

Основными целями деятельности Государственного бюджетного учреждения являются всестороннее удовлетворение потребностей граждан в сферах  образования,  физической  культуры  и спорта.

В КСДЮСШОР №1 культивируется 7 видов спорта: легкая атлетика, конькобежный спорт, лыжные гонки, велоспорт, кинологический спорт, кикбоксинг, хоккей на траве. На каждое из этих отделений осуществляется постоянный набор детей с 8 лет, занятия проводятся на бесплатной основе, по расписанию, график работы: с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.

Материально-техническая база – учебно-тренировочный стадион, оснащенный: легкоатлетическим ядром (беговая дорожка 333м, яма для прыжков в длину), спортивной площадкой 45˟90м2 , двумя спортивными площадками 15˟30м2, тренажерным  залом, раздевалками, трибунами на 700 зрительских мест и всем необходимым инвентарем.

В КСДЮСШОР №1 есть следующие нормативные документы, которые используются в работе спортивной школы:

   Устав Государственного бюджетного учреждения;

   локаль­ные акты  Государственного бюджетного учреждения (решения Учредителя; Положение о защите персональных данных работников ГБОУ ДОД КСДЮСШОР №1; Правила внутреннего распорядка; Коллективный договор; Положение об оплате труда работников; Правила приема в ГБОУ ДОД КСДЮСШОР № 1; Правила поведения учащихся в спортивной школе; Положение об аттестации, переводе и выпуске учащихся ГБОУ ДОД КСДЮСШОР №1; Положение о педагогическом совете ГБОУ ДОД КСДЮСШОР №1; Положение о тренерском совете ГБОУ ДОД КСДЮСШОР №1; Положение о конфликтной комиссии по вопросам разрешения споров ме­жду участниками образовательного процесса; Положение об оказании платных услуг, предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в ГБО ДОД КСДЮСШОР №1; Должностные (рабочие) инструкции; Приказы директора государственного бюджетного учреждения);

Образовательный процесс в государственном бюджетном учреждении строится с учетом возрастных индивидуально-психологических особенностей обучающихся.

Опытный и высококвалифицированный тренерско-преподавательский состав обеспечивает сохранение уже имеющегося контингента занимающихся и привлечение новых воспитанников.

КСДЮСШОР №1 среди своих воспитанников имеет неоднократных победителей и призеров международных и всероссийских соревнований, участников, призеров и победителей Олимпийских игр.

Преимуществами КСДЮСШОР №1 являются: наличие учебно-тренировочного стадиона, обеспечивающего возможность развития разных видов спорта; высококвалифицированный тренерско-преподавательский состав (6 Заслуженных тренеров России, 15 тренеров Высшей категории); удобное месторасположение (центр Автозаводского района, 3-7 минут до любого вида транспорта).

Присущ также и ряд недостатков: отсутствие утвержденной организационной структуры управления; отсутствие профессиональной маркетинговой политики по продвижению предоставляемых услуг;    отсутствие молодых специалистов; состояние материально-технической базы оставляет желать лучшего.

2.1.           Анализ внешней и внутренней среды организации.

Внешняя среда:

Экономические факторы. Как и любая некоммерческая организация, КСДЮСШОР №1 осуществляет финансово-хозяйственную деятельность,  и на ее работу оказывают влияние следующие экономические факторы:

   Уровень инфляции. К декабрю 2011 года уровень инфляции составляет 5,9% (по прогнозам Центробанка к концу года она составит 6,5%) – это является абсолютным рекордом для России (для сравнения в 2010г. – 8,8%, в 2009г. – 8,8%, в 2008г. – 13,3%, не говоря о 90х годах, когда ее уровень колебался от 11 до 2508%). Уровень инфляции влияет на развитие хозяйственного процесса, социальные условия и другие стороны общественной жизни. Таким образом, применительно к КСДЮСШОР №1, пониженный уровень инфляции сказывается на состоянии денежных средств на расчетном счету школы, на уровне заработной платы работникам, на размере затрат на услуги связи и ЖКХ, на размере командировочных.

   Темп экономического роста влияет на возможности и угрозы для КСДЮСШОР №1. Снижение инфляции говорит о развитии экономики, а когда происходит рост в экономике, увеличиваются расходы потребителей, что вызывает конкурентное давление на организацию из-за быстрого роста числа коммерческих организаций в области физкультуры и спорта, составляющих конкуренцию государственным учреждениям, таким как исследуемая организация.

   денежно-кредитная и финансовая политика (с 1 октября 2011 года утверждено система поэтапного увеличения оплаты труда работников государственных учреждений образования, здравоохранения, социальной политики, физической культуры и спорта, культуры Нижегородской области).

К политическим факторам, оказывающим влияние на функционирование КСДЮСШОР №1 можно отнести следующие:

   изменения в налоговом законодательстве (Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 235ФЗ предусматривает изменения в статье 149  Налогового кодекса РФ, определяющие перечень операций, освобождаемых от обложения НДС. Так подпунктом 14.1 пункта 2 в статье 149 Налогового кодекса РФ предусмотрена новая группа операций, освобождаемых от налогообложения некоммерческих организаций 2011-2012, – реализация услуг, связанных с соцзащитой населения. В частности, к ним относятся услуги по проведению физкультурных, физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий для населения. Также с 1.01.2012 г. для некоммерческих организаций будет предусмотрена возможность создания резерва предстоящих расходов (ст. 267.3 Налогового кодекса РФ). Решение о его создании отражают в учетной политике, а расходы на его формирование относят на внереализационные расходы.);

   правительственные расходы (по сравнению с 2009 годом увеличено финансирование некоммерческих организаций в области физкультуры и спорта на 30% и в 2011 г. составило 1,8 млрд. руб.);

   государственное регулирование (с 1.01.2011г. вступил в силу Федеральный закон Российской Федерации от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». Согласно ему, бюджетные некоммерческие организации разделяются на три типа – казенные, автономные и бюджетные. Исследуемая организация приобрела статус бюджетного учреждения. Новые бюджетные учреждения финансируются на основе государственного задания в форме субсидии (это является принципиальным изменением) из бюджета Нижегородской области. Финансовое обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания осуществляется с учетом расходов на содержание недвижимого имущества и особо ценного движимого имущества, закрепленных за бюджетным учреждением учредителем или приобретенных бюджетным учреждением за счет средств, выделенных ему учредителем на приобретение такого имущества, расходов на уплату налогов, в качестве объекта налогообложения по которым признается соответствующее имущество, в том числе земельные участки. Порядок ведения бухгалтерского учета в таких организациях устанавливается Минфином России. Закон также лишает бюджетные учреждения права распоряжения недвижимым или особо ценным движимым имуществом, закрепленным за учреждением, а также тем имуществом, которое было приобретено за счет средств, выделенных учредителем на покупку такого имущества без согласия собственника.).

Социально-культурные факторы. На деятельность спортивной школы из этой группы факторов влияют: рождаемость, стиль жизни, отношение к труду и отдыху. Так, если в 2001, 2002 и 2003 годах в Автозаводском районе коэффициенты рождаемости (число родившихся на 1000 человек) равнялись соответственно 9.0, 9.2, 9.6, а в 2009, 2010 и 2011 годах число зачисленных в КСДЮСШОР №1 детей в возрасте 8 лет равнялось 167, 220, 301 человек соответственно, то можно проследить зависимость количества занимающихся детей в спортивной школе от уровня рождаемости.

Изменение стиля жизни горожан также сказывается на количестве занимающихся. Тенденция последних лет говорит о том, что возрос интерес к занятиям спортом, ведению здорового образа жизни, как среди родителей, так и среди подрастающего поколения. На занятия спортом в 2010 году 23% семей с детьми выделяли свое свободное время, в 2009 году это показатель равнялся 21%. Записывать своего ребенка в спортивные секции с целью укрепления здоровья предпочитает значительное большинство опрошенных семей (54% и 57% в 2009 и 2010 годах соответственно). Возможно, это связано с распространенным мнением о травматичности профессионального и любительского спорта. Но ведь этот фактор напрямую зависит от квалифицированности тренерско-преподавательского состава выбранной спортивной школы, состояния материально-технической базы.  Однако, среди опрошенных семей определяющим фактором в выборе физкультурно-спортивной школы является удобное месторасположение (34% и 33% соответственно в 2009 и 2010 годах). Следует отметить, что за год повысилось значение имиджа спортивной организации.